15 segnali di un magazzino disordinato (e come risolverli)

13 ottobre 2021

Un magazzino disordinato è la causa principale di una logistica improduttiva e inefficiente. La mancanza d’ordine in un’installazione logistica riduce l’efficienza dei cicli operativi e aumenta il rischio di incidenti, sia per gli operatori che per la merce e i sistemi di stoccaggio.

In questo articolo scopriremo i 15 segnali principali di un magazzino disordinato e proporremo soluzioni per evitare che questi limitino la competitività della tua azienda.

Magazzino disorganizzato: i principali segnali

1) Progetto erroneo del layout del magazzino. Può succedere che il magazzino non sia adeguatamente configurato per la realtà dell’azienda o che non preveda una futura crescita e la necessità di adeguarsi a possibili cambi nella pianificazione logistica della società. Il progetto del layout del magazzino deve essere sufficientemente flessibile per potersi adattare a queste modifiche, ad esempio, destinando più aree alla preparazione degli ordini o contemplando un possibile ampliamento delle baie di carico.

2) Mancanza di sfruttamento della superficie del magazzino. Il magazzino deve essere equipaggiato con un sistema di stoccaggio che possa ospitare tutti i prodotti e sfruttare al massimo la superficie disponibile. Questo sistema, inoltre, deve adattarsi alle caratteristiche della merce. Ad esempio, se si gestiscono un gran numero di pallet per ogni referenza, l’ideale sarebbe implementare un sistema di stoccaggio intensivo (come il Pallet Shuttle).

Le scaffalature a stoccaggio intensivo sfruttano lo spazio disponibile per ospitare più prodotti
Le scaffalature a stoccaggio intensivo sfruttano lo spazio disponibile per ospitare più prodotti

3) Troppi spostamenti per gli operatori. In un magazzino disordinato, gli spostamenti degli operatori non sono coordinati né ottimizzati, il che li obbliga a muoversi eccessivamente per realizzare qualsiasi attività come, ad esempio, stoccare la merce o completare un ordine. Per risolvere il problema, è consigliabile affidarsi ad un software di gestione magazzino (WMS), che invia istruzioni agli operatori su come realizzare qualsiasi ciclo operativo, indicando con precisione l’ubicazione alla quale dirigersi. Questo programma genera il percorso più rapido per gli operatori affinché percorrano distanze più brevi.

4) Differenze nel volume di lavoro degli operatori. Un’errata distribuzione delle mansioni da parte del Responsabile del Magazzino può provocare squilibri nel volume di lavoro tra i diversi operatori e la creazione di colli di bottiglia. Per porre rimedio a questa inefficienza è necessaria una pianificazione logistica concorde agli obiettivi strategici dell’azienda. Per di più, moduli del WMS di Mecalux, Easy WMS, come Supply Chain Business Intelligence o Labor Management System sono in grado di monitorare l’attività in ogni punto del magazzino per poter identificare, se esiste, qualche squilibrio nell’installazione. 

5) Mancanza di controllo nei processi di ricevimento e spedizione. L’esistenza di un buffer temporaneo con overstock o colli di bottiglia nelle baie di carico sono sintomi di un magazzino disorganizzato. Questi errori si possono correggere con una buona pianificazione logistica che preveda e regoli i flussi di merce dentro l’installazione, come vengono assegnate le baie di carico e scarico e che ruolo viene assegnato alla zona di stoccaggio temporaneo. 

6) Mancanza di coordinazione con le linee di produzione. Un magazzino vicino alle linee di produzione lavora solitamente come buffer di produzione, stoccando temporaneamente le materie prime fino a quando sono necessarie per rispettare gli ordini di produzione. La mancanza di coordinazione potrebbe produrre squilibri nel processo di approvvigionamento della produzione, fornendo le materie prime con ritardi ed errori. Digitalizzare questo processo di approvvigionamento con un manufacturing execution system (MES) o con un software gestionale della produzione è la soluzione per garantire che la produzione lavori ininterrottamente senza errori. 

7) Errori nell’assegnazione della rotazione del prodotto. La rotazione delle scorte indica il numero di volte in cui si è rinnovato completamente un determinato prodotto all'interno di un magazzino in un determinato periodo di tempo, di solito un anno. In un magazzino disorganizzato è molto difficile monitorare tutte le referenze, anche se è qualcosa di indispensabile per poter pianificare correttamente il layout. Con un sistema di gestione magazzino si può definire la rotazione della merce per valutare la capacità di stoccaggio necessaria, i flussi delle entrate e delle uscite e la pianificazione dell’attività generale del magazzino.

8) Rotture di stock comuni. In un magazzino disordinato è molto difficile sapere di quali articoli si dispone e quali non sono in stock. Di conseguenza, può prodursi una rottura di stock, cioè, la mancanza di scorte per evadere gli ordini esistenti e provocare, quindi, dei ritardi nelle consegne. Un modo di risolvere il problema è affidarsi ad uno stock di sicurezza, vale a dire, un inventario extra per far fronte a imprevisti causati dai cambiamenti della domanda o dai ritardi dei fornitori.

9) Overstock. Senza un controllo preciso dei prodotti, si possono stoccare più articoli di quelli strettamente necessari per servire i clienti, superando così la domanda. L’overstock presenta un grande inconveniente: aumenta i costi di stoccaggio e la possibilità di commettere errori. Affinché questo non accada, è consigliabile effettuare un’analisi predittiva per calcolare la quantità di articoli necessaria e migliorare il demand planning.

Il controllo dello stock è un’attività essenziale per assicurare il buon funzionamento del magazzino
Il controllo dello stock è un’attività essenziale per assicurare il buon funzionamento del magazzino

10) Perdite di stock. In un magazzino disordinato di solito non esistono né aree né ubicazioni assegnate ai prodotti (o non vengono rispettate a causa del caos derivato dalla mancanza di ordine). Se l’azienda non sa quali e quanti prodotti sono presenti in magazzino, alcuni potranno restare stoccati per un tempo eccessivo e risultare obsoleti (non si potranno né vendere né consegnare ai clienti). Per evitare perdite di stock, è opportuno digitalizzare la gestione dell’inventario con un software di gestione magazzino. Questa tecnologia permette di conoscere con esattezza i prodotti stoccati e organizzare la preparazione degli ordini tenendo conto dello stock disponibile.

11) Scorte fantasma. Il termine “scorte fantasma” indica le differenze tra le scorte presenti nel negozio o nel magazzino e lo stock registrato nel sistema. In un magazzino disorganizzato è facile commettere errori nella gestione dello stock, come, ad esempio, organizzare la preparazione di un ordine senza che il prodotto si trovi fisicamente nel magazzino. Per evitarlo, l’ideale è realizzare un inventario periodico, che permette di verificare se i prodotti nel magazzino e nel sistema coincidono, o un inventario permanente con l’aiuto di un WMS.

12) Picking inefficiente. La preparazione degli ordini è una delle fasi più costose per la logistica di un magazzino. Per questo motivo, bisogna essere sicuri che il metodo di picking scelto semplifichi le attività degli operatori, garantendo una preparazione degli ordini efficiente ed evitando gli errori derivati dalla gestione manuale. Introdurre un programma di gestione magazzino o puntare su dispositivi di assistenza al picking, come il sistema pick-to-light o il voice picking, può essere la miglior opzione per ottenere una preparazione degli ordini efficiente.

13) Errori nella preparazione degli ordini. Gli errori derivati dalla gestione manuale del processo di picking comportano un incremento dei resi. Organizzare la logistica inversa è un rompicapo per molte aziende, inoltre, suppone un sovraccosto operativo che può diminuire la competitività. Per questo motivo, è importante limitare gli errori nella preparazione e nella spedizione degli ordini. Un WMS semplifica le mansioni degli operatori, indicandogli passo a passo i cicli operativi da realizzare. Questo è importante soprattutto nel processo dei resi, dove il software automatizza la ricollocazione del prodotto nella scaffalatura o in un altro ordine, diminuendo, così, i costi. 

14) Disorganizzazione con agenzie di trasporto e operatori logistici. Il processo di spedizione e invio della merce deve essere veloce ed efficiente per rispettare le condizioni di consegna previamente accordate con il cliente. La mancanza di coordinazione tra il magazzino e i differenti partner, in queste fasi, può mandare all’aria una gestione efficiente dell’ordine all’interno del magazzino. Per questo motivo, è indispensabile comunicare con le agenzie di trasporto mediante un sistema di gestione magazzino che garantisca la completa visibilità dello stock durante qualsiasi fase logistica. Per ridurre gli errori nella consegna degli ordini esistono anche moduli specifici come il software per la Gestione di Spedizioni Multi-corriere di Easy WMS, che si coordina con il programma informatico dell’agenzia di trasporto, automatizzando il processo di spedizione e generando automaticamente le etichette necessarie per il corretto invio del prodotto.

Le spedizioni sono una fase importante per assicurare la soddisfazione dei clienti
Le spedizioni sono una fase importante per assicurare la soddisfazione dei clienti

15) Alto indice d’incidenti. Il disordine rende difficile le attività degli operatori e aumenta il rischio di danneggiare i differenti elementi del magazzino (altri operatori, la merce o le scaffalature). Con una segnaletica di magazzino adeguata, gli operatori possono identificare le zone mediante cartelli con colori e forme geometriche, evitando così possibili rischi. È bene anche realizzare periodicamente un’ispezione tecnica delle scaffalature per verificare il buono stato dei sistemi di stoccaggio e assicurare il funzionamento sicuro del magazzino.

Una buona disposizione e organizzazione del magazzino ripercuote positivamente su tutti i cicli operativi
Una buona disposizione e organizzazione del magazzino ripercuote positivamente su tutti i cicli operativi

Magazzino disorganizzato: punto critico nel pianificazione logistica

Un magazzino disorganizzato suppone gravi problemi strutturali per la logistica di un’azienda. Il caos organizzativo o la cattiva gestione dello stock e delle spedizioni, ad esempio, mettono a repentaglio l’efficienza dei processi, riducono il margine dei benefici e pregiudicano la reputazione di qualsiasi impresa. Identificare in tempo i segnali che portano a questi scenari risulta fondamentale per implementare le soluzioni necessarie e ristabilire dei cicli operativi ottimi.

Se riconosci nel tuo magazzino qualcuno dei segnali descritti in questo articolo, non esitare a chiedere il parere di un fornitore internazionale di soluzioni per l’intralogistica come Mecalux. Contattaci e un nostro esperto ti aiuterà a trovare la soluzione logistica più adatta alla tua azienda.