Phantom inventory refers to imbalances between the stock recorded in the WMS and actual stock on hand

Le scorte fantasma: che cosa sono e come eliminarle?

02 lug 2021

Le scorte fantasma rappresentano un grave problema logistico. Il disallineamento tra la quantità di scorte fisicamente presenti nel negozio o nel magazzino e quelle registrate nel sistema informatico può comportare gravi perdite per l’azienda.

In questo articolo, scopriremo che cosa sono le scorte fantasma e soprattutto come individuarle in tempo, affinché non compromettano la preparazione e la spedizione degli ordini.

Che cosa sono le scorte fantasma

Il termine “scorte fantasma”, in inglese phantom inventory, indica le differenze tra le scorte fisicamente presenti nel negozio o nel magazzino e lo stock registrato nel sistema. In altre parole, è la merce che pur risultando disponibile nel database, per un errore umano non si trova nell’ubicazione indicata.

A causa di questo disallineamento tra stock registrato e reale, ad esempio, vengono accettati ordini che non possono essere consegnati per la mancanza di scorte. Al momento di prelevare il prodotto, l’operatore si rende conto che è insufficiente e lo segnala. Analogamente, si possono verificare problemi nel rifornimento di materie prime alle linee di produzione con conseguente interruzione delle attività.

Una differenza tra i due tipi di stock implica che gli ordini di acquisto, noti come punto di riordino o reorder point, non vengano effettuati al momento giusto, causando rotture di stock (quando sono rinviati) oppure overstock (quando sono anticipati a causa di una contabilizzazione al ribasso delle unità presenti).

Il phantom inventory è in genere la conseguenza di errori derivati dalla gestione manuale della merce. Di solito, si registra nei magazzini che stoccano un ampio ventaglio di referenze come, ad esempio, nelle imprese e-commerce o di retail. Di fatto, le scorte fantasma riguardano magazzini e negozi.

Le scorte fantasma sono la conseguenza di errori umani durante processi come il ricevimento e la preparazione degli ordini.
Le scorte fantasma sono la conseguenza di errori umani durante processi come il ricevimento e la preparazione degli ordini.

In definitiva, le scorte fantasma sono diventate un grave pericolo per la logistica, perché sfociano direttamente nello stockout e l’ordine non può essere consegnato nei tempi e alle condizioni concordate in precedenza con il cliente. Analogamente, può ostacolare l’esecuzione dell’ordine di fabbricazione secondo la distinta base (in inglese Bill of Materials o BOM) per la produzione prevista.

Come ridurre le scorte fantasma?

In generale, le scorte fantasma sono il risultato di errori umani di diversa natura: spostamento non registrato della merce, un prodotto rimasto involontariamente nascosto, confusione durante il prelevamento di articoli simili, numero di unità o persino prodotto sbagliato a seguito di un’attività svolta mnemonicamente, errori nell’inserimento dei dati, furti e così via. Se per l’inventario si utilizza Excel, carta e penna o un software rudimentale, è più probabile commettere errori che creano scorte fantasma.

L’implementazione di un software avanzato per la gestione della merce, come un software gestione magazzino (WMS), aiuta le aziende a ridurre questo tipo di errori.

Un software gestione magazzino riduce significativamente il rischio che si creino scorte fantasma
Un software gestione magazzino riduce significativamente il rischio che si creino scorte fantasma

Un WMS organizza le attività degli operatori e ne garantisce la corretta esecuzione. Ad esempio, durante il ricevimento della merce, il software trasmette progressivamente le istruzioni in modo da registrare correttamente le unità in entrata, la movimentazione e, infine, l’ubicazione in cui stoccarle. In tal modo, non si tralasciano passaggi che potrebbero generare errori. Infine, con la lettura dei codici a barre o la conferma nel terminale, l’operatore deve convalidare il prelevamento del prodotto corretto e il deposito nella posizione assegnata.

Un’altra fase all’origine di errori è la preparazione degli ordini. Anche in questo caso, l’obiettivo è ridurre al minimo l’intervento umano, automatizzando il processo decisionale e semplificando i movimenti degli operatori. Tecnologie di picking guidato come il pick-to-light o il voice picking sono essenziali per eliminare il rischio di scorte fantasma, poiché guidano l’operatore nello svolgimento delle attività in modo semplice e intuitivo. Grazie agli indicatori luminosi, questi sistemi segnalano dove prelevare un prodotto e in quale quantità.

Un’opzione più sofisticata è la stazione di picking ad alto rendimento. Un miniload preleva automaticamente dalla scaffalatura il contenitore in cui si trovano i prodotti e lo deposita subito dopo nella stazione di lavoro dove si trova l’operatore. L’operatore deve limitarsi a prelevare le unità indicate dal contenitore davanti a sé e depositarle in un’altro sotto, senza doversi spostare continuamente.

In ogni caso, l’obiettivo è semplificare al massimo le operazioni, al fine di ridurre al minimo il rischio di errore umano.

Automazione: la soluzione definitiva per eliminare l’errore umano

Il WMS e i sistemi di assistenza al picking riducono al minimo l’eventualità di errori. Tuttavia, solo i magazzini automatici possono garantire l’assenza di errori umani grazie a cicli operativi robotizzati che limitano l’attività degli operatori agli aspetti amministrativi e di controllo. Una caratteristica evidente soprattutto nei magazzini automatici per pallet.

In questi impianti, quando un pallet entra nel sito, deve attraversare una postazione ispezione entrate (PIE), che verifica il corretto stato della merce e conferma la corrispondenza tra il prodotto e i dati presenti nel sistema. Successivamente, i trasportatori spostano autonomamente il carico fin dove indicato. Infine, i trasloelevatori per pallet automatizzano il prelevamento e il deposito della merce sulle scaffalature. Per la spedizione, il processo viene ripetuto in senso inverso.

Tutte le attività vengono svolte senza intervento umano e sono controllate dal software gestione magazzino, il WMS, che verifica la corretta gestione della merce e coordina le movimentazioni in magazzino. In tal modo, è praticamente impossibile che si creino scorte fantasma.

Oltre a prevenire eventuali errori di inventario, il magazzino automatico aumenta sensibilmente il rendimento dell’impianto e massimizza la capacità di stoccaggio (è possibile operare a una maggiore altezza con meno spazio tra le scaffalature).

Un software gestione magazzino riduce significativamente il rischio di creare scorte fantasma
Un software gestione magazzino riduce significativamente il rischio di creare scorte fantasma

Eliminare le scorte fantasma è possibile

Le scorte fantasma rappresentano un grosso problema per le aziende. Per tale motivo, i cicli operativi manuali sono sostituiti con elementi automatici che garantiscano l’attendibilità e la sicurezza di tutti i processi.

L’implementazione di un WMS è il primo passo per eliminare le scorte fantasma. Il sistema monitora tutte le movimentazioni del prodotto e guida l’operatore durante il riassortimento dello stock, impedendo che si verifichino errori umani. Qualora si voglia ulteriormente limitare l’intervento umano, i sistemi di stoccaggio automatico coordinati da un WMS sono la soluzione ideale. Controllano rigorosamente lo stock del magazzino e la merce non viene smarrita e non è soggetta a deperimento. Al fine di eliminare il margine di errore nel conteggio delle scorte, l’automazione dei processi svolge un ruolo fondamentale.

Le nostre soluzioni di stoccaggio automatico sono combinate con Easy WMS, il software di gestione magazzino di Mecalux, per la massima affidabilità nel registro dello stock. Un ciclo operativo automatico risolve alla radice il problema delle scorte fantasma. Contattaci: un esperto ti offrirà la soluzione migliore per eliminare completamente le scorte fantasma dal tuo magazzino.

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