Un sistema di inventario periodico consiste nel contare i prodotti nel magazzino più volte all'anno

Inventario periodico: un conteggio frequente dello stock per una maggior precisione

14 luglio 2021

L’inventario periodico è uno dei metodi più comuni per realizzare l’inventario. È il processo con il quale le aziende mantengono il controllo della merce nel loro magazzino e che, come indica il suo nome, viene fatto periodicamente (può essere ogni mese, trimestre, semestre o annualmente).

L’inventario periodico è pur sempre un inventario fisico, vale a dire, un’operazione manuale che richiede che gli operatori percorrano il magazzino contando i prodotti stoccati sulle scaffalature uno a uno. Ha bisogno, quindi, di un’organizzazione impeccabile per essere realizzato rapidamente e senza errori.

In questo articolo vedremo i vantaggi e gli svantaggi di questa operazione, così come le differenze tra questo modo di fare l’inventario ed altri metodi, come l’inventario permanente.

Cos’è l’inventario periodico e in cosa consiste

L’inventario periodico è un controllo dell’inventario che si effettua in maniera manuale con cadenza periodica, normalmente varie volte l’anno. Consiste nell’effettuare un conteggio delle ubicazioni del magazzino per determinare con esattezza la quantità di prodotti stoccati in una data concreta.

La merce è uno dei maggiori attivi di qualsiasi azienda. Di conseguenza, mantenere uno stretto controllo dello stock e realizzare l’inventario è una delle priorità di qualsiasi società. L’obiettivo è evitare rotture di stock che possano provocare ritardi nella consegna degli ordini o, all’opposto, l’overstock, cioè, l’immagazzinare prodotti che eccedano la domanda, arrecando costi all’azienda.

Affinché sia efficiente, la società che fa un inventario periodico deve prima concretizzare le date esatte nelle quali realizzare il conteggio. Così facendo, gli operatori potranno organizzarsi per eseguirlo in modo corretto. L’ideale è dare priorità ai periodi di minor attività dell’azienda per evitare di ostacolare gli altri processi.

L’inventario periodico si effettua ripetutamente durante tutto l’anno
L’inventario periodico si effettua ripetutamente durante tutto l’anno

Vantaggi e svantaggi dell’inventario periodico

Come già spiegato, l’inventario periodico è un inventario fisico che si effettua con una certa regolarità.

Uno dei vantaggi è che non ha bisogno di nessun sistema automatico per registrare i dati: gli operatori hanno bisogno solo di carta e penna per prendere nota della quantità di articoli disponibili nel magazzino (e, in magazzini di piccole dimensioni, l’inventario si realizza con un Excel, anche se questa è un’abitudine non raccomandabile).

Oltre a ciò, nel percorrere tutto il magazzino contando tutti gli articoli stoccati, gli operatori possono verificare visivamente se i prodotti si trovano in buono stato.

Per ultimo, si possono comparare il numero di articoli reali nel magazzino con la quantità registrata nell’inventario teorico o contabile (quello che controlla il programma di gestione del magazzino o l’ERP).

Nonostante, lo svantaggio principale dell’inventario fisico è che, essendo manuale, esiste un rischio elevato di commettere degli errori. Per questo, risulta più conveniente nelle aziende di piccole dimensioni che stoccano pochi prodotti nei loro magazzini e con un basso valore unitario per ogni prodotto.

È bene sottolineare che è un processo che richiede tempo e risorse. Per farlo in maniera ottimale si deve fermare completamente o parzialmente il funzionamento del magazzino e dedicare ore a contare i prodotti in ogni ubicazione.

Con l’inventario periodico, poi, otteniamo solo una fotografia fedele della situazione del magazzino in momenti concreti dell’anno, per cui non avremo l’informazione in tempo reale e non eviteremo che si producano discordanze. 

Inventario annuale vs inventario periodico

Quando fare l’inventario? Anche se non esiste un momento obbligatorio nel quale le aziende debbano realizzarlo (dipenderà dell’organizzazione interna della società), si consiglia di effettuarlo minimo con una periodicità annuale. Al contrario, potrebbero prodursi importanti incongruenze tra l’inventario contabile e quello fisico, così come reiterate rotture di stock.

L’inventario annuale, come indica il suo nome, è il conteggio che si realizza una sola volta all’anno. L’operazione in sé è la stessa di quella che abbiamo visto fino ad ora: gli operatori percorrono il magazzino contando le scorte.

Il vantaggio dell’inventario periodico rispetto a quello annuale è che l’informazione sarà più attuale (a maggiore assiduità, maggiore precisione). Questa, però, come già illustrato, è un’operazione che richiede molto tempo e risorse (soprattutto se viene ripetuta varie volte durante l’anno).

Per questo motivo, alcune aziende optano per realizzare un inventario periodico invece di uno annuale se, nel tempo, hanno problemi di stock che evidenzino l’insufficienza di effettuare un unico conteggio all’anno. 

Inventario ciclico vs. inventario periodico

L’inventario ciclico consiste nel contare periodicamente gruppi di referenze invece di dover contare tutto lo stock del magazzino in una volta sola.

Se si fa un inventario ciclico, si deve organizzare previamente come si conteranno gli articoli. Ad esempio, si conteranno con maggiore frequenza i prodotti con più rotazione o quelli che abbiano un valore maggiore. Si può anche organizzare per zone, per tipo di prodotti, ecc.

Ogni giorno, o con cadenza periodica, si dedica del tempo limitato a questa attività, evitando così di fermare l’attività dell’azienda come accade con l’inventario periodico o annuale. Per di più, in questo modo, lo stock rimane più aggiornato per quanto riguarda quei prodotti con più valore o con maggior rotazione.

Un inventario ciclico può sembrare più adeguato di uno periodico, poiché il suo impatto sull’attività dell’azienda è minore e si riesce a mantenere maggiormente aggiornate le referenze importanti. La sua pianificazione, però, può risultare inutilmente complessa in magazzini che gestiscono una varietà di prodotti relativamente piccola. Oltretutto, a differenza di un inventario periodico, non si arriva mai ad avere una foto completa della situazione dell’intero magazzino in un momento concreto. 

Inventario permanente vs. inventario periodico

Per le aziende con molti prodotti non è sufficiente fare un inventario periodico. Quello di cui hanno realmente bisogno è mantenere un inventario permanente per conoscere lo stato degli articoli del loro magazzino in ogni momento.

L’inventario permanente consiste in un registro in tempo reale dei movimenti che si producono nel magazzino (ricezioni, stoccaggio, preparazione degli ordini, spedizioni, ecc.).

Come farlo? Mediante un programma di gestione del magazzino come Easy WMS di Mecalux. Questo software controlla e coordina tutto quello che succede nell’installazione. Per farlo, identifica gli articoli dal primo istante in cui entrano nel magazzino (con terminali a radiofrequenza, o mediante etichette RFID) e gli assegna un’ubicazione in base a differenti parametri. Dopo di che, invia istruzioni agli operatori su cosa fare con ogni prodotto in ogni momento.

Un software di gestione effettua un inventario permanente del magazzino
Un software di gestione effettua un inventario permanente del magazzino

 

Dall’inventario periodico a quello permanente

Un inventario periodico è una maniera di controllare la merce stoccata in un determinato momento. Come abbiamo visto, è un’operazione che può essere molto utile per alcune aziende (soprattutto per quelle con poche referenze stoccate). Nonostante ciò, ci sono altre società che hanno bisogno di essere costantemente informate sullo stato del loro magazzino per poter prendere decisioni di miglioramento e servire i clienti senza ritardi.

In ogni caso, la raccomandazione è di avere un software di gestione del magazzino. Da una parte, per avere un controllo rigoroso della merce e, dall’altra, nell’ipotesi di voler fare un inventario fisico per ottimizzare questa operazione.

Installare un WMS come Easy WMS è più semplice di quello che sembra. E, soprattutto, è un programma molto intuitivo che facilita il lavoro degli operatori. Ne consegue che la società, a partire dal momento dell’implementazione del software, può controllare il suo magazzino in poco tempo e con grande precisione. Contattaci affinché un nostro esperto ti spieghi come Easy WMS può aiutarti a fare un inventario efficiente e a potenziare la tua attività.