Controllo dello stock, il ciclo operativo centrale del magazzino

28 maggio 2021

Il controllo dello stock, ovvero l’aggiornamento costante sulle scorte presenti in magazzino, è un processo fondamentale per il corretto svolgimento dei cicli operativi della logistica e il suo impatto influisce direttamente sulla soddisfazione dei clienti.

Immaginiamo la frustrazione del cliente che, a causa della carenza di scorte, è costretto ad attendere settimane per ricevere un ordine acquistato online. Questo problema, generato da una gestione poco efficiente dell’inventario, può compromettere la reputazione dell’azienda, aumentare i costi logistici ed essere all’origine di mancate vendite future.

In questo articolo, spiegheremo che cos’è il controllo dello stock e scopriremo perché è di primaria importanza all’interno della supply chain di ogni impresa. Vedremo anche come un software di gestione magazzino contribuisce a controllare lo stock, a effettuare un follow-up in tempo reale della merce e a ottimizzare i flussi.

Che cos’è il controllo dello stock?

Il controllo dello stock è un ciclo operativo volto a organizzare e monitorare la merce in entrata e in uscita dal magazzino. In pratica, si fa un bilancio tra articoli arrivati e spediti per determinare il numero di unità disponibili per referenza.

Si tratta di un ciclo operativo fondamentale per le aziende con un vasto catalogo di prodotti come, ad esempio, il colosso di articoli sportivi Decathlon. Nel magazzino di Northampton, nel Regno Unito, attrezzato con scaffalature per picking di Mecalux, vengono gestite 35.000 referenze diverse per rotazione e dimensioni (calzature sportive, cuffie da nuoto, capi tecnici ecc.) Al contempo, spedisce un grosso volume di ordini giornalieri: 3.000 per i clienti online e tra i 50.000 e i 60.000 articoli destinati ai negozi fisici in franchising nel Regno Unito. Come si gestisce l’approvvigionamento di così tanti prodotti e la preparazione di tutti quegli ordini? La risposta è nel controllo dello stock.

Il controllo dello stock si pone due obiettivi fondamentali: prevenire le rotture di stock, che impediscono di soddisfare tempestivamente le richieste dei clienti, ed evitare l’overstock, che comporta costi di stoccaggio aggiuntivi.

Per gestire correttamente la merce, un’azienda deve prima di tutto pianificare la domanda, ossia conoscere le fluttuazioni del mercato e la stagionalità del prodotto, con l’obiettivo di mantenere gli idonei livelli di stock in magazzino. Con questi dati, può definire la quantità di prodotti necessari per operare e organizzare in anticipo i cicli operativi.

Il magazzino di Decathlon a Northampton (Regno Unito) richiede un rigoroso controllo dello stock e delle sue 35.000 referenze
Il magazzino di Decathlon a Northampton (Regno Unito) richiede un rigoroso controllo dello stock e delle sue 35.000 referenze

Motivi per effettuare il controllo dello stock

Quanto presentato finora offre già un’idea della finalità del controllo dello stock: avere a disposizione la merce necessaria per riuscire a operare in modo corretto. Vediamo nel dettaglio perché bisogna assegnare priorità a questo ciclo operativo:

  • Competitività. Conoscendo la situazione dei prodotti e la relativa posizione in magazzino, la preparazione degli ordini risulta molto più dinamica e fluida.
  • Soddisfazione del cliente. Qualità del servizio del magazzino e soddisfazione dei clienti sono direttamente proporzionali. Consegne rapide, puntuali e senza errori alimentano la fiducia e, in definitiva, le vendite future.
  • Maggiore liquidità. Il controllo dello stock consente di compensare le spese e aumentare così la liquidità. Vendendo le scorte, si recupera il denaro investito e si organizzano i pagamenti per ottenere un bilancio contabile ottimale.
  • Riduzione dei costi. Una gestione ottimale dell’inventario evita l’eccesso di stock e l’obsolescenza della merce invenduta. Inoltre, grazie all’opportuna distribuzione dei prodotti, si ottimizza lo spazio del magazzino (ad esempio, anziché due magazzini con molti prodotti, se ne utilizza uno per stoccare gli articoli indispensabili). Di conseguenza, diminuiranno i costi di stoccaggio.

Come si controlla lo stock in magazzino

Con controllo dello stock, si intende la registrazione dei prodotti in entrata e in uscita; un’attività che comprende il conteggio delle scorte al fine di conoscere la quantità esatta dei prodotti disponibili in un determinato momento. L’attività può essere svolta in modalità manuale, con carta e penna. Gli operatori stampano una lista del catalogo di prodotti del magazzino e percorrono le corsie contando gli articoli di ogni ubicazione. Successivamente, registrano le quantità annotate nel sistema. Questo processo manuale è noto con il nome di inventario fisico.

L’inconveniente risiede proprio nella modalità manuale che comporta un elevato rischio di errore (durante la localizzazione o il conteggio degli articoli, durante l’annotazione del numero su carta o il passaggio dei dati nel sistema, ecc.). Il margine di rischio aumenta quando le imprese movimentano un numero elevato di prodotti.

In più, con il conteggio fisico del magazzino, l’azienda scatta un’istantanea della situazione del magazzino in un periodo limitato. L’attività non viene interrotta, per cui dopo la contabilizzazione dei prodotti, si procede con il ricevimento della nuova merce e la spedizione di altri ordini. In sostanza, lo stato dell’inventario muterà nell’arco di breve tempo.

Pertanto, la trasformazione digitale in logistica e l’integrazione di nuove funzionalità tecnologiche in aree come lo stoccaggio, la preparazione degli ordini o il trasporto offrono maggior sicurezza e veridicità. La tecnologia non si limita ad agevolare il controllo dello stock, ma aumenta anche la precisione. Anche il controllo dello stock con Excel è scarsamente valido, perché soggetto a errori e non è scalabile. È preferibile utilizzare un software specifico per lo stoccaggio che acceleri i cicli operativi mantenendo un inventario esaustivo.

Software per il controllo dello stock

Il consiglio è implementare un software di gestione magazzino come Easy WMS di Mecalux con cui effettuare un rigoroso controllo dello stock. Grazie a questa applicazione, l’impresa è sempre aggiornata sullo stock disponibile, la sua origine, l’ubicazione e la destinazione. Di conseguenza, potrà contare su un inventario permanente, aggiornato in tempo reale.

In che modo? Con la codifica della merce. Quando arriva in magazzino, la merce viene identificata con un’etichetta per garantire la tracciabilità di ogni prodotto in modo inequivocabile.

Successivamente, il WMS assegna un’ubicazione a ogni prodotto in base a parametri quali le caratteristiche e la rotazione. Una distribuzione corretta della merce comporta un ciclo operativo più fluido. Ad esempio, ottimizza il percorso dei commissionatori affinché coprano una distanza minima e siano più veloci.

La codifica consente al software di controllare lo stock
La codifica consente al software di controllare lo stock

Monitorare lo stock

Le aziende competono per l’eccellenza. Pertanto, devono offrire un servizio logistico veloce, di qualità, senza errori e con costi minimi. Il controllo dello stock ricopre un ruolo fondamentale in tal senso, perché una rottura di stock comporta la perdita di vendite, reclami dei clienti, spese di gestione e, infine, una posizione di svantaggio rispetto alla concorrenza.

La digitalizzazione è la soluzione idonea per un rigoroso controllo dello stock. L’azienda può così registrare i prodotti in entrata e in uscita nel magazzino e contabilizzare gli articoli disponibili.

Un software di gestione magazzino come Easy WMS di Mecalux è lo strumento infallibile per il controllo dello stock. Questo software è stato implementato in 900 impianti logistici di aziende di ogni settore, tra cui retail, e-commerce, 3PL, tecnologico ed elettronico, automotive, food & beverage e farmaceutico. Contattaci: ti illustreremo le caratteristiche del nostro software e ti spiegheremo come migliorare il rendimento della tua attività.