Gestione dello stock in magazzino

Gestione dello stock: una guida pratica per il magazzino

29 maggio 2019

La gestione dello stock comprende tutte le operazioni necessarie per regolare i flussi di materiali o prodotti all'interno di un processo logistico. A differenza dell'inventario - più simile a un censimento del magazzino - gestire lo stock presenta un grado di complessità superiore in quanto implica il mantenimento di una certa quota di materiali per garantire il corretto svolgimento dei processi di produzione e di distribuzione.

Allo stesso tempo, mentre si veglia che nell'impianto siano sempre disponibili i livelli minimi dei diversi tipi di scorte, bisogna evitare gli sprechi o eventuali rallentamenti delle fasi operative che possano andare a intaccare l'efficienza del magazzino.

Data la vastità dell'argomento, in questo articolo ci concentreremo sul significato di "gestione" in relazione a concetti come "controllo" e "ottimizzazione". Inoltre, parleremo degli obiettivi legati alla gestione delle scorte con un focus speciale sulle sfide all'orizzonte per i magazzini.

Differenza tra controllo, gestione e ottimizzazione dello stock

Quando si parla di scorte appaiono puntualmente i concetti di controllo, ottimizzazione e gestione. Alle volte si tende a utilizzarli come se fossero dei sinonimi, poiché non si sa bene a cosa si riferiscano. Facciamo chiarezza.

  • Il controllo dello stock serve ad ottenere un quadro esatto delle merci presenti in magazzino: un'immagine che raccoglie tutte le informazioni relative alla quantità, alle caratteristiche e all'ubicazione delle risorse.
  • Gestione dello stock: si riferisce alle politiche che permettono di regolare i flussi di merci all'interno e all'esterno del magazzino. A tal proposito esistono differenti tecniche per gestire le scorte di magazzino.
  • Ottimizzazione delle scorte: fa riferimento a tutte quelle strategie che le imprese adottano per incrementare i livelli di efficienza. Alcuni esempi: la strategia di slotting, lo studio del modello di allocazione dei prodotti o scelta delle ubicazioni in funzione dei percorsi degli operatori.

I software di gestione magazzino moderni vengono sviluppati proprio pensando ai tre punti appena elencati e alle task associate a essi. Le soluzioni digitali assumono un'importanza decisiva anche quando si tratta di inventariare, rendendo più preciso e rapido il conteggio dei codici.

Mappatura grafica realizzata dal software in cui vengono mostrate le ubicazioni delle merci all'interno del magazzino
Mappatura grafica realizzata dal software in cui vengono mostrate le ubicazioni delle merci all'interno del magazzino

Obiettivi legati alla gestione dello stock

Quando le scorte vengono amministrate correttamente, è possibile raggiungere tre obiettivi: si assicura continuità ai processi tecnici di produzione, vengono garantite le migliori condizioni di approvvigionamento e si riducono i costi connessi al mantenimento. Analizziamo quali sono le azioni necessarie da compiere per raggiungere tali risultati.

- Regolare lo stock in funzione della domanda

Previsione della domanda e gestione delle scorte sono due elementi strettamente correlati ed entrambi indispensabili per tenere lo stock a livelli ottimali. La previsione della domanda si realizza combinando i dati estrapolati dalle serie storiche, con gli indicatori più rilevanti - come l'indice di rotazione del magazzino, e con le informazioni che si ottengono dal demand forecasting (ricerche di mercato, test, promozioni, analisi dei vincoli aziendali, fattori ambientali ecc.).

Va notato che per alcune aziende "fare previsioni" è più semplice per via, ad esempio, dell'elevata stagionalità dei prodotti che gestiscono. Nel caso delle aziende di e-commerce che adottano una strategia omnichannel, invece, prevedere scenari futuri è più difficile e diventa necessario lavorare sulla responsiveness del magazzino. Coordinazione e flessibilità sono imprescindibili per far fronte a eventuali picchi di lavoro o a oscillazioni improvvise della domanda.

- Assicurare il livello di servizio

In magazzino deve essere sempre presente lo stock necessario per realizzare le fasi di trasformazione e distribuzione dei prodotti. La gestione delle scorte deve essere orientata a garantire il livello di servizio in funzione del proprio target o dei propri obiettivi.

l livello di servizio si riflette nell'efficienza con cui si elabora un ordine (localizzazzione e imballaggio) o nella precisione di una spedizione (invio in perfette condizioni e consegna in tempi brevi). Sono questioni da non sottovalutare in quanto legate all'immagine dell'azienda. Un pacco che arriva in ritardo o una rottura di stock, oltre ad arrecare un danno alla reputazione, può generare una perdita economica. D'altronde la logistica 4.0 nasce proprio per far fronte alle esigenze di consumatori moderni.

- Ridurre stock significa ridurre i costi

Un modo per tagliare drasticamente i costi legati allo stock consiste nell'evitare lo stoccaggio delle merci. A tal proposito, esistono due strategie che permettono di operare in questo senso incrementando al contempo i livelli di produttività: il cross docking o il just in time.

Per implementarle si ricorre di solito all'automatizzazione delle attività più ripetitive mediante soluzioni ingegneristicamente avanzate quali il picking automatizzato o il magazzino automatico.

Tre sfide che attendono lo stock manager

La supply chain evoluta cela tre sfide non da poco: la proliferazione delle SKU, la tracciabilità delle merci e l'imprevedibilità della domanda. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.

- Aumento delle referenze a listino e SKU Proliferation

Il listino di referenze presenti in magazzino può ampliarsi vuoi perché si espande il catalogo dei prodotti, vuoi perché un'impresa inizia a produrre più variazioni di uno stesso articolo. Questo fenomeno, conosciuto come SKU Proliferation, rappresenta una vera sfida nell'ambito della gestione dello stock.

Se da un punto di vista contabile, quindi legato all'inventariare le merci, tutto ciò rappresenta un semplice aumento delle quantità di item da conteggiare, la cosa si complica quando si passa alla gestione dello stock, in quanto a una maggiore eterogeneità dei prodotti, corrisponde una più ampia varietà di scorte minime da tenere in magazzino.

Un ampio catalogo di codici rappresenta una sfida per la gestione dello stock di magazzino
Un ampio catalogo di codici rappresenta una sfida per la gestione dello stock di magazzino

- Tracciabilità dell'inventario

L'aspetto legato alla trackability dei flussi di materiali nel magazzino è fondamentale per mantenere un controllo delle scorte accurato. Tenere traccia con precisione dei movimenti delle merci lungo la filiera è la seconda grande sfida che attende i magazzini ed è essenziale per ridurre il numero di errori relativi alla preparazione degli ordini o alla distribuzione dei prodotti all'interno del magazzino.

- Variabilità della domanda del consumatore

È la terza sfida e forse la più delicata. A fronte di una forte variabilità della domanda, le aziende sono costrette a ripensare le fasi operative per poter agire rapidamente. Un piccolo cambio nei trend o nelle abitudini dei consumatori può rappresentare una vera rivoluzione per un magazzino. Per capire a cosa ci riferiamo è sufficiente pensare ai magazzini delle imprese del settore moda che vendono online, dove ogni cambio di tendenza sposta grosse fette di clienti verso un determinato prodotto o brand.

Ovviamente non sono esenti da queste complessità ovviamente anche i fornitori di servizi logistici (3PL), che devono adattarsi in tempi stretti alla varietà di codici che ricevono dai propri clienti. Per tutti questi motivi, negli ultimi anni hanno assunto ruolo strategico per le aziende i sistemi di stoccaggio scalabili e ampiamente customizzabili (capaci pertanto di adattarsi a diverse esigenze).

Seppur possa apparire strano, anche la stagionalità dei prodotti nasconde delle insidie nell'ambito della gestione delle scorte, in quanto una piccola alterazione in un momento di "alta" potrebbe sovraccaricare il magazzino.

L'importanza del software

Per far fronte alla complessità di ogni aspetto legato alla gestione dello stock, le imprese (PMI o grandi gruppi) ricorrono ai software per la gestione del magazzino senza i quali sarebbe impossibile procedere. Grazie a questi programmi è possibile realizzare una serie di attività in maniera più smart ed efficiente. Le elenchiamo qui di seguito:

  • Gestione delle ubicazioni e la mappatura del magazzino.
  • Visualizzazione grafica dei livelli di stock presente in magazzino.
  • Inventario in real time.
  • Generazione di report e statistiche.

La buona gestione dello stock è il risultato di più fattori su cui si può lavorare singolarmente. Mecalux è capace di sviluppare tutto il potenziale di un magazzino implementando soluzioni di stoccaggio innovative e affidabili. Se vuoi ridurre lo stock e aumentare i flussi di cassa, le nostre soluzioni possono fare al caso tuo.