Cos'è un codice SKU e perché è importante per le aziende

I codici SKU sono essenziali per il controllo e la gestione delle scorte di magazzino. Questo codice univoco, il cui utilizzo è ampiamente diffuso nel retail e tra le aziende che operano nell'e-commerce, snellisce le fasi operative, migliora la tracciabilità dei prodotti e contribuisce a migliorare le procedure di stoccaggio delle merci in magazzino.

Le aziende creano i codici SKU in conformità con il proprio inventario, ma con un occhio di riguardo alle esigenze dei clienti e dei fornitori, con i quali intendono mantenere un fluido scambio di informazioni. Il codice SKU è un elemento imprescindibile per la realizzazione delle operazioni di fulfillment - quelle che iniziano non appena un cliente invia un ordine - in quanto agevola i flussi di prodotto e la comunicazione tra magazzino e retailer.

Vediamo quindi cos'è e come funziona un codice SKU, e quali sono i vantaggi che hanno permesso a questi codici identificativi di ricoprire un ruolo tanto determinante nella logistica moderna.

Significato di SKU

Il codice SKU, il cui acronimo sta per Stock Keeping Unit, è una sequenza di caratteri alfanumerici univoca che le aziende utilizzano per identificare e tracciare i propri prodotti all'interno del magazzino, giacché semplifica la localizzazione e impedisce la confusione tra articoli diversi.

I codici sono strutturati in maniera da includere tanto le informazioni si considerano più rilevanti per catalogare e ubicare il prodotto a livello interno (ad esempio prezzo, marca, genere, packaging, taglia, colore, dimensione ecc.), come quelle utili ad agevolare la comunicazione con i fornitori e i clienti.

Va notato che il concetto di SKU è legato a quello di posizione dell'articolo. In tal senso è normale che per uno stesso prodotto esistano tanti SKU quante sono le posizioni che occupa in deposito. Un libro, ad esempio, presenterà un solo codice a barre di tipo ISBN, ma più SKU differenti, poiché lo stesso prodotto può trovarsi sugli scaffali di un magazzino o all'interno dell'archivio di un negozio. Approfondiremo la dirrerenza tra codice a barre e SKU più avanti in questo articolo.

Inoltre, le SKU permettono di suddividere le merci fino a ottenere l'unità di vendita minima, restituendo alle aziende una visione dell'inventario estremamente precisa che spiana la strada all'ottimizzazione delle scorte e delle giacenze. Da qui l'importanza di questi codici per la logistica e l'intralogistica

Come si genera un codice SKU?

Per creare i codici SKU è necessario conoscere a fondo le caratteristiche dei propri prodotti e ascoltare le esigenze dei clienti. Il primo passo consiste nell'analizzare l'inventario, dopodiché si passa alla creazione della struttura, infine si sceglie la sequenza più indicata per realizzare la suddivisione dei prodotti in unità minime.

Facciamo un esempio pratico. Immaginiamo di essere un'azienda distributrice di prodotti di abbigliamento, nello specifico di calzature. In questo caso è possibile strutturare l'indicatore alfanumerico partendo dai seguenti elementi che caratterizzano il prodotto:

Tipo > Modello > Colore > Taglia

Prendiamo ora un articolo specifico: un paio di scarpe sportive, modello XYZ, nere di taglia 41. La struttura dello SKU in questo caso potrebbe essere:

SPO-XYZ-BK-41 ('bk' sta per black, nero)

Visto che ogni "variazione" dello stesso prodotto possiede il proprio SKU, si deduce che la stessa scarpa sportiva XYZ di taglia 41, però di colore bianco, avrà un identificativo differente e, perciò, occuperà una distinta posizione sugli scaffali. Da questo esempio si evince anche l'importanza della fase di pianificazione e di creazione delle strutture dei codici che, se lasciata al caso, può avere un impatto negativo sulla quotidianità del magazzino.

Allo scopo di evitare confusione, vediamo sei 6 trucchi per creare codici SKU che descrivono il prodotto in modo efficace:

• 1. Il primo elemento del codice dovrebbe essere sempre una lettera.
• 2. Per dividere le parti che compongono la sequenza è bene ricorrere ai trattini (-) in quanto rendono più facile la lettura dell'identificativo.
• 3. Le sequenze alfanumeriche dovrebbero essere corte e sfruttare le abbreviazioni. Due esempi su tutti: taglie e colori degli articoli. Per indicare la misura di un indumento è preferibile seguire gli standard EN 13402 e indicare la taglia con codici letterali ('M', 'S' ecc.). Stesso discorso vale per i colori, per cui si impiegano abbreviazioni corte (Nero > black > 'bk').
• 4. È meglio non inserire lo zero all'interno del codice perché potrebbe confondersi con la lettera 'O'.
• 5. I caratteri speciali (come ad esempio gli asterischi) vanno esclusi poiché alcuni programmi gestionali potrebbero non riconoscerli.
• 6. Bisogna pensare alle informazioni rilevanti per i clienti. Esempio: se un cliente richiede costantemente informazioni sulla marca di un prodotto, vale la pena inserirla nella sequenza alfanumerica.

I codici possono essere generati automaticamente da un sistema informatico ERP. Per la gestione delle fasi operative è necessario invece un software WMS connesso direttamente con l'ERP.

SKU, EAN e UPC: qual è la differenza?

Su ogni prodotto sono presenti più codici diversi. Ma a cosa fanno riferimento esattamente, a cosa servono? Per rispondere è opportuno conoscere la differenza tra codice SKU e codice a barre.

Tutti gli articoli presentano un codice a barre codice EAN (European Article Number) o UPC (Universal Product Code) che serve a identificare il prodotto a livello universale. I "codici a barre" spesso vengono confusi con i codici SKU. Per fare chiarezza, abbiamo creato una tabella che evidenzia le principali differenze tra i due identificatori:

Il codice SKU guarda più alle "qualità" del prodotto e alle esigenze specifiche della singola azienda. I codici a barre danno informazioni sul "produttore" e sono universali. Dal momento che le funzioni che compiono sono diverse, è bene non confondere i due sistemi di identificazione e fare in modo che i codici SKU e UPC differiscano.

Vantaggi per le imprese

Tra i numerosi vantaggi che comporta l'implementazione di questi codici, ne abbiamo individuati tre che consideriamo rilevanti in modo particolare.

• Tracciabilità: più efficienza e produttività. Come abbiamo accennato nella prima parte di questo articolo, permettono di suddividere in unità minime l'inventario consentendo di tracciare i prodotti in base alle loro caratteristiche. Il tracking totale restituisce una visione chiara della quantità di scorte, al contempo evita la tanto temuta "rottura di stock".
• Previsioni e responsiveness. Forniscono una maggiore quantità di dati relativi alle vendite. Grazie ad essi le aziende possono prevedere le oscillazioni della domanda e adattarsi in maniera agile al mercato. In altre parole, si lavora sulla responsiveness, ovvero sulla capacità di rispondere in tempi brevi al mercato o ai picchi di lavoro improvvisi.
• E-commerce: guidare il cliente verso nuovi prodotti. È possibile creare una rete di relazioni tra prodotti per suggerire al cliente ai clienti articoli che potrebbero risultare interessanti. Un fattore cruciale per aumentare le vendite in quanto si prepara sempre un'opportunità di acquisto ai clienti, anche e soprattutto a quelli che non hanno trovato il prodotto che cercavano.

Se ben organizzati, i codici SKU rappresentano un tassello fondamentale per sfruttare appieno l'architettura di un sistema informatico o il potenziale commerciale di una piattaforma digitale dedicata all'e-commerce.

Il rischio SKU Proliferation

La logistica moderna poggia su fasi operative sempre più esigenti complesse. L'obiettivo è "fare di più" impiegando il minor numero di risorse. Ad aumentare la già notevole pressione che vivono i diversi comparti aziendali, ci pensano altri due elementi: la consegna dei prodotti in tempi brevi da un lato, la necessità di operare una transizione verso l'omnicanalità dall'altro.

La somma di questi fattori dà come risultato un aumento referenze presenti nei magazzini, che a sua volta porta con sé nuove sfide nella gestione delle scorte. C'è però anche un aspetto che potrebbe rappresentare una criticità per le aziende: il rischio di SKU proliferation (proliferazione incontrollata di referenze).

Il rischio proliferazione non va sottovalutato dato che un maggior numero di referenze significa immancabilmente costi di gestione dell’inventario più elevati o, nei casi peggiori, una saturazione degli scaffali. Esistono varie tecniche per dissipare questo pericolo, ad esempio ricorrendo alla triangolazione di indice di rotazione, analisi ABC e principio di Pareto. Gli obiettivi da raggiungere sono essenzialmente due:

• La riduzione o eliminazione (ove applicabile) delle referenze obsolete.
• Ottimizzazione della mappatura del magazzino in funzione della rotazione degli articoli che escono con più frequenza.

Dal momento che l'80% delle vendite si concentra nel 20% dei prodotti, meglio "fare pulizia" di tutti gli articoli che rappresentano solo una spesa inutile.

Strumenti imprescindibili

La gestione degli SKU può risultare complessa in assenza degli strumenti giusti. Un inventario in cui è presente un'ampia gamma di referenze risulterà ingestibile in mancanza di un sistema ERP o di un software WMS. Le esigenze di ottimizzazione tanto importante per le aziende trova in questi strumenti i pilastri che sostengono la gestione del magazzino. Le SKU non sono i codici a barre, per cui è opportuno "disegnare" i codici pensando alle esigenze aziendali, ma senza trascurare l'importanza della comunicazione con i fornitori e i clienti. Ogni azienda è un mondo.

A Mecalux ne siamo perfettamente coscienti e per questo offriamo soluzioni progettate per adattarsi a qualsiasi prodotto o esigenza. Per saperne di più, contattaci e un nostro esperto risponderà a tutte le tue domande relative ai sistemi di stoccaggio e ai software WMS.