Precisione dell’inventario: come ottenerla?

Incrementare il tasso di precisione dell'inventario è imprescindibile al momento di progettare e organizzare meglio i flussi di lavoro e di merce, così come i cicli logistici. La gestione dell’inventario è uno dei processi più complessi per qualsiasi azienda perché interessa direttamente le altre attività che si svolgono nel magazzino.

Un controllo efficace sulle scorte di magazzino semplifica la tracciabilità dei prodotti, l’individuazione di sovraccosti, nonché il rilevamento di errori e inefficienze nella gestione e movimentazione della merce in cicli operativi quali lo stoccaggio o la preparazione e spedizione degli ordini. 

Cos’è la precisione dell’inventario?

La precisione dell’inventario di magazzino è un indicatore che si riferisce all’esattezza e all'efficienza nell’elaborazione di un elenco ordinato e dettagliato della merce stoccata da un'azienda quando effettua un inventario fisico. La realizzazione di un inventario fisico nel magazzino consiste nel confrontare le esistenze, la loro quantità e le caratteristiche con quelle che figurano nel registro o nel sistema informatico dell'azienda.

La percentuale di precisione dell'inventario si ottiene confrontando la quantità totale di stock indicata dal WMS, dalla tabella Excel o dal foglio con il numero di stock reale che si trova nel magazzino. La differenza tra le due quantità è ciò che determinerà la percentuale di precisione. La formula è la seguente: 

ERI (%) = (Quantità di stock iniziale / quantità di stock reale) x 100

Ad esempio, se un'azienda ha uno stock iniziale di 97 articoli e quando effettua l'inventario fisico vengono localizzati 104 prodotti, significa che 7 conteggi erano sbagliati. Se applichiamo la formula, significa che la precisione dell’inventario è del 93%.

Il concetto di precisione dell'inventario è noto anche come esattezza del registro dell'inventario che riflette la differenza tra il livello di inventario registrato nel software di gestione inventario e il livello di inventario reale nel magazzino. Un altro termine ampiamente utilizzato è Inventory Record Accuracy (IRA), che mira a sincronizzare l'inventario fisico con quello teorico o registrato nel sistema.

Problemi relativi alla precisione dell'inventario

I problemi logistici che derivano da un registro dell’inventario inefficiente influiscono direttamente sullo stock e, quindi, sull'attività di qualsiasi azienda. Esistono due possibili scenari:

• Se la quantità registrata è maggiore al numero di unità presenti nel magazzino, l'azienda potrebbe subire ciò che si conosce come rottura di stock. In altre parole, l'azienda non può soddisfare gli ordini dei clienti perché non dispone dei prodotti richiesti nelle quantità e condizioni richieste.
• Nel caso in cui la quantità di prodotti indicati nel registro sia inferiore a quella in magazzino, significa che l'azienda ha un problema di gestione delle scorte che potrebbe causare un overstock. Questo scenario ha conseguenze negative per l'azienda, poiché può comportare un aumento dei costi di stoccaggio, un deterioramento delle scorte o una riduzione dei margini di beneficio dell'azienda. 

Come incrementare la precisione dell’inventario

La forma migliore per controllare le scorte in tempo reale e migliorare la precisione dell'inventario è mediante un software di gestione. Il suo utilizzo è in crescita, come dimostra l'ultimo studio della Società di Consulenza nordamericana Grand View Research, che indica che il fatturato dei software di gestione magazzino crescerà del 16,1% all’anno fino al 2030, superando gli 11 miliardi di dollari.

L'implementazione di un WMS permette di effettuare un controllo dell'inventario permanente. In altre parole, consente un inventario aggiornato in tempo reale per cui il Responsabile della Logistica ha una visibilità completa sullo stato del magazzino. Questi programmi di controllo dell'inventario sincronizzano lo stock tra differenti aree o magazzini, offrendo al Responsabile della Logistica informazioni veritiere e in tempo reale sullo stato della merce in ogni installazione o punto vendita.

Quando, ad esempio, viene effettuato il controllo dell’inventario con l’Excel, gli operatori devono aggiornare manualmente le modifiche di stock, elevando così la probabilità di commettere errori. Un software di gestione magazzino, invece, automatizza l'introduzione di tutte le informazioni relative all'entrata e all'uscita della merce nel sistema. 

Gli operatori si collegano al software mediante terminali a radiofrequenza (che possono scansionare codici a barre, codici QR o tag RFID) per leggere l'etichetta del prodotto, sia nella fase di ricevimento merce che in quella di evasione degli ordini. Il WMS coordina tutte le fasi operative che avvengono nel magazzino, garantendo un controllo permanente sulle scorte e migliorando la precisione dell'inventario.

Esistono molteplici KPI dell’inventario che permettono di migliorare la precisione nella registrazione delle scorte, tra questi spiccano:

• Rotazione dell’inventario: questo indicatore riflette il numero di volte in cui l'inventario viene rinnovato in un determinato momento (se i dati sono annuali, sarà durante tutto l'anno). 

Indice di rotazione = Valore degli articoli venduti / valore medio dei prodotti

• Rottura di stock: questo KPI mostra il numero di volte in cui l'azienda è rimasta senza scorte e non è riuscita a soddisfare la domanda dei clienti. 

Indice di rottura di stock = (Ordini inevasi / ordini totali) x 100

Inventario senza errori, il primo passo verso una supply chain efficiente

L'incremento del tasso di precisione dell'inventario influisce positivamente su tutte le attività che si svolgono nella supply chain, garantendo una maggiore fluidità nei cicli operativi ed evitando interruzioni. Inoltre, un inventario senza errori aiuta anche a sfruttare al meglio le risorse del magazzino. 

Raggiungere la massima efficienza è più semplice con l'ausilio di un software di gestione. Un WMS, come Easy WMS, permette di trarre vantaggio da una gestione dello stock in tempo reale, al fine di organizzare meglio l’approvvigionamento, la preparazione degli ordini o affrontare facilmente le variazioni della domanda. Con questa soluzione digitale, l'azienda disporrà sempre di scorte sufficienti per soddisfare i clienti, anche quando si produce una crescita delle vendite.

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