Il valore dell’audit nella logistica

30 settembre 2021

Un audit logistico consiste, tra l’altro, in un’analisi esterna ed imparziale dell’efficienza dei cicli operativi di un’azienda, dei flussi di trasporto della merce, dell’esaustività del controllo dell’inventario e dello sfruttamento della capacità dei suoi magazzini.

In questo articolo vediamo perché è raccomandabile realizzare un audit logistico periodico per valutare lo stato delle installazioni, l’efficienza nel controllo dello stock o l’ottimizzazione dei percorsi di trasporto.

In cosa consiste un audit logistico?

Un audit della logistica è un’analisi del rendimento della logistica di un’azienda. Questi studi, che vengono eseguiti da aziende specializzate, esaminano, tra le altre cose, l’efficienza dei lavori specializzati, delle attività proprie di un magazzino e dei flussi di trasporto delle merci. L’obiettivo è quello di identificare gli errori e le inefficienze nell’organizzazione e proporre soluzioni per aumentare l’efficienza logistica.

Perché è importante esternalizzare queste analisi? Gli audit non coinvolgono solo il dipartimento pertinente (in questo caso quello logistico), ma anche altre aree come, ad esempio, la direzione, le vendite, gli acquisti o l’IT. Per questo motivo, affinché non esistano divergenze ne problemi tra i dipartimenti e che l’audit sia attendibile e concorde con i dati, risulta imprescindibile lasciare questi studi in mano a terzi.

Queste valutazioni danno la possibilità di rilevare e correggere gli errori nella pianificazione logistica e implementare soluzioni per ottimizzare al massimo le risorse del magazzino. Per fare ciò, l’audit logistico si serve delle informazioni ricavate da tutte le operazioni che si effettuano nell’installazione, oltre ad appoggiarsi sui dati dei differenti fornitori e clienti finali. Questo permette di valutare lo scenario logistico attuale così come le future necessità facendo una pianificazione che tenga conto di esse.

Un audit logistico, inoltre, può rilevare la mancanza di ottimizzazione della superficie di stoccaggio in un’area concreta del magazzino. Questa analisi non si limita solo ad identificare le inefficienze, ma anche a proporre soluzioni: ad esempio, in un magazzino con referenze molto omogenee sarebbe consigliabile sostituire i sistemi di pallettizzazione convenzionali con scaffalature drive-in, che assicurano il massimo sfruttamento della sua capacità di stoccaggio.

L’audit nella logistica mira a evitare situazioni dannose, come rotture di stock di articoli ad alta rotazione, colli di bottiglia nell’approvvigionamento alle linee di produzione o sovraccosti nello stoccaggio dei prodotti a causa di sistemi non idonei.

L’audit logistico analizza l’efficienza delle differenti aree di stoccaggio
L’audit logistico analizza l’efficienza delle differenti aree di stoccaggio

Aspetti da considerare in un audit logistico

Un audit logistico analizza lo scenario attuale e la pianificazione strategica della supply chain di un’azienda, a partire da una serie di KPI logistici (indicatori di rendimento). Per formulare un’analisi completa, tutto l’audit deve tenere in considerazione i seguenti punti:

  • Studio dei processi del magazzino: efficienza dei cicli operativi in base a KPI come il numero di ricezioni/spedizioni per ora, l’occupazione del magazzino, ecc.
  • Analisi dei file dell’attività: ordini di entrata, ordini d’acquisto o altri documenti per valutare i volumi di stock, l’assegnazione delle rotazioni, i criteri e le regole di ubicazione dei prodotti (slotting), ecc.
  • Valutazione della distribuzione del magazzino: pianificazione logistica, zone di stoccaggio o di cross-docking, efficienza dei sistemi di stoccaggio, layout, ecc.
  • Rendimento del personale: distribuzione e rendimento degli operatori, personale assegnato ad ogni percorso di picking, ecc.
  • Attività nei percorsi e baie di carico: accessibilità delle baie di carico e scarico, sincronizzazione con il carrier, rotte d’invio idonee, ecc.

Per un audit più accurato, risulta di grande aiuto che il cliente abbia iniziato la trasformazione digitale della sua logistica. In questo modo, l’azienda che realizza l’audit potrà affidarsi ad informazioni complete e precise di tutti i processi. Ad esempio, un software di magazzino come Easy WMS di Mecalux, raccoglie e organizza tutte le informazioni di ogni processo del magazzino permettendo all’auditor di disporre di dati essenziali per rilevare errori ed inefficienze.

Fasi di un audit nella logistica

Ogni audit logistico ha come obiettivo che lo stoccaggio di materie prime e dei prodotti elaborati così come il ricevimento e la spedizione della merce arrivino a buon fine. Per fare ciò, si serve di tre fasi imprescindibili:

  • Analisi dello scenario attuale: l’auditor ricava tutte le informazioni. In questa prima fase si esamina il funzionamento odierno della logistica, ossia, il layout dei magazzini, i sistemi utilizzati, la movimentazione del personale e della merce.
  • Studio dei dati e giudizio: una volta raccolti tutti i dati, l’auditor li analizza per calcolare il rendimento di ogni fase logistica e poter identificare i punti di forza e quelli deboli dell’azienda.
  • Proposta di miglioramento: la parte finale dell’audit consiste in una relazione dove vengono proposte le soluzioni per incrementare l’efficienza di tutti i processi logistici, dalle rotte per il trasporto fino alla gestione dello spazio di stoccaggio.

In ogni caso, ciascun audit dipenderà da molteplici fattori, come, ad esempio, dal numero di magazzini di cui dispone il cliente, dal volume di carico che viene gestito in ogni installazione o persino dal tipo di referenze che vengono stoccate nel capannone.

Il software Supply Chain Business Intelligence di Mecalux facilita la raccolta e l’organizzazione dei dati che si producono nel magazzino
Il software Supply Chain Business Intelligence di Mecalux facilita la raccolta e l’organizzazione dei dati che si producono nel magazzino

Vantaggi di un audit logistico

Un audit logistico esamina passo a passo tutte le fasi tramite cui passa il prodotto dentro e fuori dal magazzino, lungo la catena logistica. Grazie a questo esame, l’azienda dispone di:

  • Una diagnosi attuale sui processi: l’audit logistico analizza tutti i processi che si svolgono nel magazzino mediante degli indicatori di rendimento, il che permette al Responsabile della Logistica di avere una visione fedele di quello che succede nelle installazioni e lungo le rotte di ricezione e invio della merce.
  • Coerenza nella pianificazione logistica: la prima conclusione di un audit nella logistica deve essere che ogni azione e decisione logistica sia concorde con la strategia della società, determinata dal settore, dal tipo di referenze, dai clienti e i fornitori, ecc.
  • Identificazione degli errori: la diagnosi esaustiva alla quale si sottomettono i cicli operativi durante un audit logistico semplifica l’identificazione delle inefficienze.

In definitiva, un audit logistico dà al Responsabile Logistico una visione dettagliata di com’è il servizio logistico dell’azienda, quali sono i suoi punti di forza e quali sono gli aspetti da migliorare per ottimizzare al massimo le risorse di un magazzino.

Digitalizzare la raccolta dei KPI

La raccolta delle informazioni per conoscere il rendimento attuale e passato del magazzino è fondamentale per realizzare un audit logistico preciso. Per questo motivo, un sistema di gestione magazzino come Easy WMS permette che l’auditor abbia informazioni dettagliate sui processi che si svolgono nel magazzino.

Il software di Mecalux può essere integrato con la funzione avanzata Supply Chain Business Intelligence di Mecalux, un programma che suddivide e struttura i dati ricavati dal WMS affinché il Responsabile Logistico possa avere una visione dettagliata dei processi e possa prendere decisioni basate sulle necessità dell’installazione. Esattamente da questo trae vantaggio l’auditor logistico; il software si occupa, tra le altre cose, di misurare i KPI del magazzino, come gli ordini spediti per ora, la percentuale dei prodotti stoccati o il numero di back-order.

Audit logistico, fondamentale per raggiungere una maggiore efficienza

Gli audit analizzano tutto quello che succede nella logistica di un’azienda con l’obiettivo di sfruttare al meglio le risorse e guadagnare in produttività ed efficienza. L’implementazione di un software come Easy WMS di Mecalux aiuta a raccogliere preziose informazioni per uno studio di questo tipo, affinché l’auditor e il Responsabile della Logistica prendano le decisioni migliori per la logistica della società.

Se desideri ottimizzare i processi della tua azienda e digitalizzare la tua logistica, non esitare a contattare Mecalux. Uno dei nostri esperti ti aiuterà a trovare la soluzione più adeguata per la tua attività.