Inventario permanente: aggiornamento continuo dello stock

L’inventario permanente è un metodo di contabilità che aggiorna la situazione dello stock in tempo reale ai fini di un rigoroso controllo della merce in magazzino.

Grazie alla tecnologia, esistono sistemi di monitoraggio automatico dei prodotti in entrata e in uscita che assicurano al Responsabile della Logistica informazioni aggiornate e precise sulla situazione di tutte le scorte. Questo metodo di gestione dello stock è utile soprattutto nei magazzini con numerose referenze, poiché l’elevato numero di SKU aumenta il rischio di rotture di stock.

In questo articolo, presentiamo il concetto di inventario permanente, le principali differenze con il conteggio periodico delle scorte e, in particolare, come implementarlo in magazzino.

Caratteristiche dell’inventario permanente

L’inventario permanente, definito anche inventario perpetuo, è una tecnica di gestione delle scorte che tiene traccia costante dello stock in magazzino. In che modo? Implementando un software in grado di automatizzare il monitoraggio dell’inventario.

Una delle caratteristiche principali dell’inventario permanente è l’uso di un software gestione magazzino (WMS), una soluzione in grado di gestire tutte le movimentazioni della merce. Il sistema automatizza la registrazione della merce nelle fasi di ricevimento, spedizione e stoccaggio degli ordini. Inoltre, il WMS raccoglie i dettagli essenziali del prodotto, ad esempio data di spedizione o tipo di unità di carico.

Gli operatori si servono di pistole a radiofrequenza sempre collegate al WMS. Questa tecnologia consente la rapida lettura e identificazione delle etichette dei singoli prodotti, che contengono un codice identificativo e le caratteristiche dello SKU. Anche le ubicazioni e le navette per picking hanno delle etichette.

In tal modo, quando l’operatore sposta il prodotto ed esegue la lettura dei codici, fornisce direttamente delle informazioni relative alla situazione della merce. L’intero ciclo operativo è coordinato dal WMS che indica all’operatore la successione degli step da seguire, senza lasciare dubbi o spazio di errore.

Nel caso dei magazzini automatici, l’implementazione di una postazione di ispezione in entrata (PIE) assicura un inventario permanente con un controllo umano minimo. I pallet entrano nel magazzino su un trasportatore e attraversano la PIE (un arco con sensori) per verificare che la merce soddisfi determinati requisiti minimi di qualità. Durante questa fase, l’etichetta viene letta automaticamente, per registrare l’entrata nel sistema. Anche i movimenti successivi vengono registrati. In tal modo si conosce la situazione di tutti i prodotti senza alcun intervento da parte degli operatori.

Grazie a queste tecnologie, il Responsabile logistico ha una visibilità completa dei livelli di scorte. Un inventario permanente è senza dubbio un vantaggio per ogni azienda. Tuttavia, quelle che lavorano con molte referenze saranno particolarmente favorite. In questi casi, gestendo l’inventario solo con conteggi annuali o periodici si rischia che si verifichino delle anomalie nell’attività quotidiana. L’inventario reale garantisce che il registro rifletta fedelmente la realtà.

Differenze tra l’inventario permanente e quello periodico

Qualora manchi la tecnologia necessaria ad aggiornare l’inventario permanente, si può utilizzare l’inventario periodico. Ma quali sono le principali differenze tra inventario perpetuo e periodico? Entrambi hanno l’obiettivo di conoscere il numero esatto di scorte (e la loro ubicazione) in un impianto logistico e/o in un centro di produzione.

Diversamente da quanto avviene con l’inventario permanente, con quello periodico, si calendarizzano gli inventari programmandoli in base a un periodo stabilito, ad esempio mensile, bimestrale o annuale. Pertanto, l’inventario periodico fotografa la situazione reale della merce solo in alcuni giorni precisi dell’anno. Di conseguenza, all’azienda mancano dati costantemente aggiornati sulle scorte, l’unica garanzia per evitare anomalie e rotture di stock.

La tecnica periodica può offrire più precisione aumentando la frequenza dei conteggi (o assegnando priorità ad alcuni prodotti, qualora si segua una strategia di inventari ciclici). Ovviamente, tutto questo ha un costo, perché durante i conteggi manuali gli operatori devono sospendere le normali attività per occuparsi dell’inventario. Al contrario, utilizzando la tecnica del tempo reale, il coinvolgimento del personale è minimo e l’azienda non deve interrompere le attività.

Vantaggi dell’inventario permanente

I vantaggi dell’implementazione dell’inventario permanente sono evidenti. Rivediamo quelli principali:

• Controllo totale dello stock: il Responsabile della Logistica ha sempre accesso alle informazioni relative alla posizione di ogni referenza e alla quantità presente in ogni slot. La gestione automatica dello stock con un WMS è utile in particolari cicli operativi, tra cui quello dei resi o della preparazione degli ordini con più referenze.
• Tracciabilità completa del prodotto: l’inventario permanente agevola la tracciabilità totale del prodotto, poiché monitora le fasi che attraversa lungo la supply chain.
• Riduzione dei costi operativi: questo tipo di conteggio evita le rotture di stock rilevando continuamente gli errori e, di conseguenza, riduce di conseguenza i costi logistici del magazzino.
• Immagine aziendale: in un contesto competitivo come l’e-commerce, un errore nell’inventario può compromettere l’immagine di un’azienda. Un WMS garantisce che i dati dello stock visualizzati nel negozio corrispondano con il dato reale del magazzino.
• Penali: alcuni marketplace, ad esempio Amazon, impongono rigore ed efficienza nella gestione e nella consegna degli ordini per operare nel loro portale. Un WMS assicura il rispetto di questi ferrei requisiti al fine di evitare penali.

In sostanza, l’inventario permanente diventa una condizione necessaria insieme al consolidamento dell’omnicanalità e alla logistica e-commerce. Referenze sempre più numerose e di dimensioni sempre più piccole obbligano all’implementazione di un software che automatizzi la gestione della merce per evitare carenza di stock ed errori negli ordini.

Considerazioni sull’implementazione dell’inventario permanente

Il conteggio continuo non elimina completamente la possibilità che si creino scorte fantasma o che si perda dello stock. Ciononostante, il controllo più rigoroso sulla merce in magazzino consente di identificare più facilmente gli errori. Di conseguenza, le perdite per l’azienda saranno di gran lunga più contenute di quanto avviene con l’inventario interamente manuale.

Inoltre, sebbene l’implementazione di un software gestione magazzino presupponga un investimento iniziale, il WMS offre un rapido ritorno sull’investimento. Il software riduce la percentuale di errori durante le fasi di ricevimento e spedizione merci, e soprattutto consente di accettare un volume maggiore di ordini. Così facendo, l’azienda è in grado di aumentare il fatturato e di ridurre i costi della logistica inversa.

Esempi di implementazione dell’inventario permanente

Sono sempre più numerose le aziende che adottano il metodo dell’inventario permanente, perché una rottura di stock o un ordine errato possono offuscare il prestigio del marchio. Vediamo alcuni casi di aziende che hanno implementato un WMS e che ora sono soddisfatte dei vantaggi di un inventario aggiornato in tempo reale.

Offre un buon esempio l’azienda metalmeccanica Alcorta Forging Group, che ha implementato Easy WMS per rifornire con efficienza le proprie linee di produzione. “Con questa soluzione automatica, abbiamo ottimizzato il controllo dello stock e la preparazione degli ordini”, sottolinea José Antonio Fernández, Responsabile del Magazzino di quest’azienda che ogni anno distribuisce in tutto il mondo 20 milioni di pezzi per il settore automotive.

Un altro esempio è offerto dall’operatore logistico Luis Simões. Il software di Mecalux fornisce all’azienda un rigoroso controllo in tempo reale dello stock, automatizzando l’entrata e l’uscita della merce in un centro logistico che accoglie 100.000 pallet e spedisce 4.000 ordini al giorno. Rui Simões, Responsabile della Logistica e dell’Innovazione, sottolinea: “Con le soluzioni di Mecalux, abbiamo incrementato in modo significativo l’efficienza dei cicli operativi.”

Inventario permanente: controllo completo sullo stock in magazzino

L’inventario perpetuo è assolutamente affidabile nel conteggio delle scorte in magazzino, e riduce al minimo l’eventualità che si verifichino rotture di stock oppure overstock.

Un software gestione magazzino è lo strumento ideale per implementare questo metodo di contabilità delle scorte. Diversamente da altri metodi o soluzioni, il WMS automatizza il controllo dello stock in entrata e in uscita e indica agli operatori i passaggi da seguire affinché ogni variazione nell’inventario venga registrata correttamente.

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