Warehouse management involves the organization of all logistics processes taking place in a facility

Come gestire correttamente il magazzino

08 feb 2022

La gestione del magazzino è basilare per una logistica efficiente e competitiva; in particolare in un contesto nel quale l’auge del commercio elettronico esige una preparazione degli ordini sempre più veloce e personalizzata, con pacchi di minori dimensioni e con consegne ultraveloci.

I magazzini sono passati da essere uno spazio utilizzato esclusivamente per lo stoccaggio delle merci a diventare una parte essenziale della supply chain. Per questo motivo, gestire correttamente il magazzino è fondamentale per garantire la competitività dell’azienda.

Cosa significa gestire un magazzino?

La gestione del magazzino consiste nell'organizzazione e nella supervisione dei processi di ricezione, stoccaggio, controllo dello stock, preparazione degli ordini e spedizioni della merce all’interno dell’installazione logistica.

Il Responsabile del magazzino controlla le operazioni logistiche manualmente o con l’aiuto di un software di gestione magazzino (WMS), che automatizza le attività ed elimina il rischio di errori.

A differenza della gestione dell’inventario, che coordina solo l’entrata e l’uscita della merce, gestire un magazzino include anche l'organizzazione di tutti i processi che si svolgono nell’installazione logistica, dai criteri di ubicazione dei prodotti alle strategie di picking.

Obiettivi nella gestione del magazzino

Le esigenze della Logistica 4.0 (vendite omnicanale, tempi di consegna più brevi o resi gratuiti) si sono tradotte in processi logistici più complessi. I magazzini hanno dovuto aumentare la loro produttività e la loro efficienza per garantire che i costi non riducano la competitività delle aziende. Una buona gestione del magazzino consente di eliminare i sovraccosti nel controllo dello stock e nella preparazione degli ordini; due delle operazioni più costose per un magazzino.

Oltre al numero crescente di referenze da stoccare, l'e-commerce ha aumentato la stagionalità dei prodotti e i picchi della domanda. Con un'adeguata gestione, l'organizzazione della merce è molto più semplice e può adattarsi alle esigenze dei clienti in diversi periodi dell'anno.

La corretta gestione della merce con sistemi di stoccaggio come il Pallet Shuttle aiuta ad eliminare i sovraccosti
La corretta gestione della merce con sistemi di stoccaggio come il Pallet Shuttle aiuta ad eliminare i sovraccosti

Gestire il magazzino passo a passo

Una corretta gestione del magazzino deve considerare la totalità dei processi, dalla distribuzione fisica della merce fino alle strategie e ai criteri di preparazione e invio degli ordini. Vediamo otto punti chiave nella gestione del magazzino:

1. Definizione del layout del magazzino

Il primo passo per gestire bene un magazzino è stabilire un layout concorde alle caratteristiche del prodotto. L’installazione logistica può essere divisa in due aree, ciascuna di esse destinata ad un processo: carico e scarico, stoccaggio e preparazione degli ordini. In funzione al tipo di prodotto o ai cicli operativi, possono essere necessarie anche, tra altre zone, le postazioni di montaggio dei kit o di consolidamento degli ordini.

2. Scelta del sistema di stoccaggio adeguato

Le caratteristiche dei prodotti determinano qual è il sistema di stoccaggio più adatto per ogni magazzino. Nel caso venga scelto un sistema di stoccaggio intensivo, è imprescindibile che il Responsabile Logistico scelga previamente il metodo di gestione della merce (FIFO o LIFO), poiché questa decisione condiziona l’organizzazione dei cicli operativi e la distribuzione dello spazio del magazzino.

Sempre più aziende optano per sostituire installazioni di gestione manuale con magazzini automatici che ottimizzino il flusso di merce quando è richiesta una movimentazione dei carichi costante e uniforme.

3. Posizionare gli articoli nel miglior modo possibile

Una volta equipaggiata l’installazione logistica con i sistemi di stoccaggio appropriati, il seguente passo è determinare la distribuzione della merce tra le differenti ubicazioni del magazzino (processo conosciuto come slotting).

Il Responsabile Logistico deve stabilire un insieme di regole e criteri di ubicazione per velocizzare la preparazione degli ordini. Ad esempio, in base all’indice di rotazione, i prodotti più venduti possono essere ubicati vicino alla zona di spedizione per ridurre i movimenti degli operatori.

4. Digitalizzazione e controllo del magazzino

Il modo migliore per garantire un’efficiente gestione del magazzino è con un software di gestione come Easy WMS di Mecalux. Questo programma include un’ampia gamma di funzionalità che possono essere adattate a qualsiasi tipo di magazzino, prodotto o ciclo operativo.

Una delle principali funzioni di Easy WMS è l’automatizzazione dei processi di preparazione degli ordini più complessi: gestione delle ubicazioni, creazione dei percorsi di picking e organizzazione delle attività di prelievo.

 

5. Stabilire un processo di ricevimento merci efficace

Il processo di ricevimento merci è vitale per un controllo efficiente dello stock. Esistono molte soluzioni per incrementare il rendimento delle operazioni di ricezione: assegnare un buffer di rifornimento per le ubicazioni di picking, allestire una zona di raccolta per facilitare la preparazione degli ordini con la tecnica cross-docking o, persino, automatizzare un’area di stoccaggio installando un trasloelevatore per contenitori Miniload che funga da buffer temporaneo della merce.

6. Preparazione degli ordini senza errori

La preparazione degli ordini è una delle fasi più difficili all’interno del magazzino. René de Koster, Professore di Logistica e Operazioni della Rotterdam School of Management nel suo studio Design and control of warehouse order picking: A literature review, assicura che il picking può rappresentare anche il 50% delle spese totali del magazzino.

Per questa ragione, il Responsabile di Magazzino deve prestare particolare attenzione a questo processo, assicurando che le ubicazioni dispongano di tutti i prodotti necessari, per evitare interruzioni ed errori nella preparazione degli ordini.

7. Vigilare la sicurezza del magazzino

Non esiste né produttività né efficienza senza un magazzino sicuro, sia per operatori e sistemi di trasporto che per la merce. Il Responsabile della Logistica deve garantire che la segnaletica e l’illuminazione del magazzino siano correte in modo da eliminare qualsiasi rischio di incidente. Inoltre, come in qualsiasi altra installazione industriale, è essenziale rispettare le leggi vigenti in ogni Paese in materia di sicurezza dei mezzi e dei sistemi di stoccaggio, sia manuali che automatici.

8. Anticipare i cambiamenti

Gestire il magazzino significa non solo ottimizzare le operazioni che si svolgono nell’installazione, ma anche anticipare eventuali cambiamenti o interruzioni che possano alterare le dinamiche del magazzino. Digitalizzare la gestione semplifica questo lavoro, poiché permette di strutturare le informazioni generate nel magazzino in modo che il Responsabile possa prendere decisioni sulla base di dati oggettivi.

Gestire il magazzino prevede anche un’installazione corretta della segnaletica secondo le leggi vigenti
Gestire il magazzino prevede anche un’installazione corretta della segnaletica secondo le leggi vigenti

KPI di una corretta gestione del magazzino

Esistono molteplici KPI che servono a monitorare le performance del magazzino. A seconda del settore industriale dell’azienda o del ruolo che ricopre il centro logistico nella Supply Chain, vengono verificati, di solito, i seguenti indicatori:

  • Precisione nel picking: percentuale di errori nella preparazione degli ordini in relazione al numero totale di ordini preparati.
  • Indice di rotazione: numero di volte in cui l'inventario (o una referenza concreta) viene rinnovato in un determinato periodo di tempo, di solito un anno.
  • Tempo di ciclo ordine interno: tempo impiegato per il completamento di un ordine dal momento in cui viene ricevuto fino a quando non lascia la baia di spedizione.
  • Tasso di ordini in sospeso: percentuale di ordini che comprendono referenze non presenti nel magazzino perché esaurite. Questo KPI deve essere ridotto al minimo.
  • Indice consegne puntuali: percentuale di consegne che rispettano le condizioni accordate con il cliente. Questo KPI mostra il livello di servizio logistico dell’azienda e l’efficienza del magazzino.

I KPI elencati possono essere analizzati con l’aiuto di un software specifico come, ad esempio, Supply Chain Business Intelligence. Si tratta di un modulo di Easy WMS di Mecalux progettato per analizzare le performance di tutte le attività che si svolgono nel magazzino.

La gestione del magazzino e la competitività delle aziende

La logistica è diventata un elemento strategico per le società: quelle che saranno in grado di gestire con successo le complesse sfide rappresentate dalla logistica 4.0 si distingueranno dalla concorrenza. Le aziende hanno bisogno di attrezzarsi, ad esempio, con un software di gestione magazzino, per implementare strategie di ubicazione e preparazione o spedizione degli ordini efficienti.

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