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Cos'è un WMS (o SGM)

In questo articolo vedremo cos'è un WMS, quali funzioni svolge e perché è importante per la gestione del magazzino. 

Per WMS (Warehouse Management System) si intende un software o programma usato per controllare, coordinare e ottimizzare i movimenti, i processi e le fasi operative di un magazzino, dalle funzioni più elementari (come il controllo delle scorte e delle giacenze) fino alle attività più complesse (gestione del ricevimento delle materie prime o sincronizzazione con i sistemi ERP, detto anche inventory management).

Alle volte si usa il termine WMS e SGM come se fossero sinonimi. È importante quindi specificare che con WMS si fa riferimento a un sistema avanzato e complesso che può arrivare a controllare l'intera supply chain, mentre con SGM ci si può riferire anche a un sistema più semplice e destinato a svolgere una sola attività (come ad esempio la gestione delle scorte).

Il software può essere più o meno articolato a seconda del tipo di azienda. Il WMS che si implementa nell'hub logistico di una grande multinazionale può differerire (in funzioni e profondità) dal programma gestionale di una PMI. Ciò avviene perché le aziende hanno esigenze diverse e hanno bisogno di un software customizzato.

Sebbene l'analisi dei flussi e la determinazione del tipo di ubicazione che verrà adottata nel magazzino condizionerà l'adeguamento e la configurazione specifica del software gestionale, ci sono funzioni di base per il supporto dei processi che è indispensabile che esegua qualsiasi WMS.

Qui di seguito elenchiamo le principali:

  • Gestione della merce in entrata: avviene il processo di ricevimento nel quale si controlla scrupolosamente la conformità, la quantità, le caratteristiche e lo stato o la qualità della merce che entra nel magazzino e che, pertanto, diventa parte integrante dello stock. A tale fine, le informazioni raccolte vengono confrontate con l'ordine ricevuto dalla soluzione ERP adottata (sistema centrale di gestione aziendale).
  • Gestione delle ubicazioni: rispetta i cosiddetti processi di ubicazione, che gestiscono gli ordini di posizionamento della merce nel magazzino, stabilendo quale sia la migliore ubicazione in funzione di tipologia, caratteristiche, dimensioni ecc. A tale fine si usano regole e strategie previamente pianificate.
  • Controllo di gestione dello stock: si tratta di una funzione importante del sistema, mediante la quale è possibile ottenere in tempo reale la situazione, lo stato, la quantità e le caratteristiche dello stock presente in magazzino.
  • Gestione delle uscite: con cui si coordinano i cosiddetti processi di spedizione. Tali processi riguardano l’elaborazione degli ordini inviati ai clienti, i trasferimenti ad altri magazzini o i resi ai fornitori. In sostanza si occupa dell'uscita e della riduzione dello stock di magazzino, mediante operazioni quali il picking, l'uscita di contenitori completi, il consolidamento degli ordini e l’invio agli automezzi.

Qui di seguito riportiamo sinteticamente le operazioni che il WMS svolge per ciascuna di queste funzioni di base.

 

Esempio di architettura di un WMS

Esempio di architettura di un WMS.

Funzioni di entrata

Il software WMS è particolarmente utile nel realizzare tre operazioni:

  • Ricevimento delle merci.
  • Acquisizione dei dati logistici.
  • Etichettatura dei contenitori e della merce.

Esaminiamole nel dettaglio.

Ricevimento merci

È possibile che le merci arrivino all'impianto in diversi modi.

In alcuni casi il ricevimento di articoli non pallettizzati, consolidati in vari contenitori, può avvenire in contemporanea con la registrazione delle caratteristiche e gli attributi di logistica (necessari per lo stoccaggio in magazzino).

In altri casi è possibile ricevere merci pallettizzate in contenitori. In questo modo non si procede al consolidamento ed è necessario soltanto eseguire la convalida degli attributi di logistica e di quantità delle merci ricevute prima di procedere al relativo stoccaggio.

Esiste poi un terzo tipo di ricevimento: i prodotti resi. Sebbene sia simile ai ricevimenti visti prima, presenta delle particolarità, quali l'applicazione di stati e blocchi di merce nel processo di entrata in magazzino.

Tali stati e blocchi possono ad esempio indicare l'esigenza di dover passare per il controllo qualità, di dover rimanere in attesa di revisione ecc.

Successivamente si procede allo stoccaggio all'interno del magazzino, in aree specifiche o dedicate a quella particolare tipologia di merce.

Acquisizione dei dati logistici

La seconda funzioneriguarda la raccolta di informazioni, quali ad esempio il lotto di appartenenza del carico, la scadenza, il peso, la temperatura, il numero di serie, ecc. L'acquisizione di tali dati al momento di eseguire il processo di ricevimento facilita la tracciabilità dello stock.

Gli attributi logistici consentono di sapere con esattezza a posteriori quale merce è stata fornita e a quale cliente.

Etichettatura dei prodotti

Un WMS deve essere in grado di ricevere i dati che provengono da una scansione dei codici a barre. In questo si riducono gli eventuali errori e i dubbi che potrebbero nascere durante la fase di movimentazione della merce. I processi diventano più performanti e la produttività aumenta.

La lettura del codice a barre sveltisce i processi di identificazione

La lettura del codice a barre sveltisce i processi di identificazione

In più, la documentazione relativa al ricevimento merci consente di generare report nei quali si indicano le differenze tra la merce prevista e quella effettivamente ricevuta, oltre ad ulteriori aspettilegati alla pianificazone temporale di queste operazioni.

La funzione del WMS si estendono all'eventuale integrazione con il sistema ERP.  Entrambi possono dialogare e inviare informazioni rilevanti. 

Attraverso l'interfaccia del WMS si può comunicare la chiusura del ricevimento specificando esattamente quante unità di uno determinato SKU sono entrate nel magazzino, così da permettere al sistema ERP di espletare le pratiche gestionali assieme ai fornitori.

Funzioni di ubicazione

Per capire meglio cosa è il WMS bisogna conoscere le operazioni che può svolgere anche in fase di ubicazione. Tra queste ne sottolineamo tre:

  • Ubicazione basata su regole e strategie.
  • Cross-docking. 
  • Riapprovvigionamento e il consolidamento.

Gestione dell’ubicazione basata su regole e strategie

La gestione dell’ubicazione basata su regole e strategie serve a scegliere l'ubicazione ideale nel magazzino per merci specifiche. A tale fine, il WMS tiene conto: degli indici di rotazione degli articoli (A, B o C), del tipo di contenitori industriali usati per il consolidamento della merce, le famiglie o le tipologie di prodotti movimentati, la pericolosità o incompatibilità di alcuni prodotti, le presentazioni degli articoli, il loro volume e così via.

WMS in sintonia con il cross-docking

Il cross-docking riduce le movimentazioni delle unità di carico. Se arriva in magazzino della merce da cui prelevare prodotti che faranno parte di un ordine in essere, ma mancante in stock, viene depositata nell'area di preparazione ordini, direttamente dall'area di ricevimento. Una volta preparate le merci per l'uscita, viene stoccata quella rimanente.

Il software di gestione per il riapprovvigionamento e il consolidamento

Questa operazione prevede la riduzione delle movimentazioni della merce all'interno dell'impianto. Viene applicata, proprio come il cross-docking, prima dello stoccaggio definitivo del carico.

Tali funzioni si svolgono in centri nei quali sono state predisposte delle postazioni di picking; se in queste ultime rimane poco prodotto, è necessario riapprovvigionarle con la merce appena arrivata per avere stock sufficiente per l'evasione degli ordini. Quindi si procede alla sistemazione del carico restante in seguito a tale operazione.

Funzioni di controllo dello stock

Nella gestione della merce stoccata, il sistema WMS deve fornire informazioni complete relative allo stock. A tale fine si fa ricorso a funzioni quali:

  • La visualizzazione della mappa del magazzino: permette di visuallizzare nel dettaglio tutte le sistemazioni e la relativa composizione dei contenitori e delle merci.
  • La gestione delle ubicazioni: consente di ottenere e modificare le informazioni relative al posizionamento, al tipo di ubicazione, di configurare i blocchi attivi, le dimensioni, le caratteristiche, le aree di stoccaggio a cui appartiene ecc.
  • La gestione dello stato dello stock: al fine di consultare e modificare i dati relativi a quarantene, rotture, perdite, blocchi, riserve ecc.
  • Il calcolo dell’indice di rotazione del magazzino: per definire la rotazione ideale di un articolo in funzione delle movimentazioni che avvengono in un determinato intervallo di tempo. Con questo strumento è possibile ricalcolare la rotazione di tipo A, B o C per assegnare l'indice più efficace.
  • Il ricalcolo dell’inventario: per eseguire il calcolo complessivo dell’inventario del magazzino e disporre di un feed specifico per articolo, un’ubicazione o un'area specifica. Ciò consente di inviare comunicazioni al sistema ERP in caso di differenze di stock. 

Funzioni di uscita

Oltre a gestire l’entrata e l’ubicazione della merce, il sistema gestionale si occupa anche del controllo dell'uscita dei prodotti. Vediamo quali sono le operazioni principali che svolge un WMS in questa fase:

  • Preparazione del carico in uscita dall'impianto. Il WMS ha il compito di raggruppare e assegnare gli ordini per poter controllare le modalità di evasione degli ordini e sapere chi sono i referenti: l'assegnazione delle baie di spedizione, gli operatori incaricati della preparazione, la maniera in cui vengono raggruppati gli ordini e la fascia oraria in cui avviene tale operazione ecc.
  • Gestire le operazioni di picking. Il software si occupa sia di stabilire e guidare i percorsi del personale assegnato al picking, sia della presentazione degli articoli. Il sistema è rende il processo performante abbattendo i tempi e il numero di movimentazioni, nel rispetto dei parametri specificati per l’ordine inviato dal sistema ERP.
  • Etichettatura della merce che viene spedita. Il programma deve svolgere l’identificazione dei colli, utilizzando lo stesso processo visto nell’etichettatura della merce in entrata.
  • Preparare la documentazione relativa alle spedizioni. Il software WMS crea documenti quali il packing list (elenco degli articoli che compongono l'ordine), la documentazione per il trasportatore e i report relativi alle discrepanze riscontrate.
  • Gestione delle operazioni di carico delle spedizioni sugli automezzi. Grazie a questa funzione il SGM  controlla la qualità della spedizione per ridurre gli errori.
  • Il SGM può gestire sino all'ultima fase delle operazioni in uscita, come la trasmissione dell’informazione al sistema ERP della chiusura della spedizione, mediante un'interfaccia che collega i due sistemi. Grazie a questa funzione il responsabile della logistica ha tutte le informazioni necessarie in merito al numero di unità e agli articoli oggetto della spedizione, nonché al tipo di colli consegnati con ciascun ordine in uscita che viene evaso. Con questi dati, il sistema ERP può gestire le pratiche amministrative assieme ai clienti.

Funzioni del WMS in magazzini complessi

A volte gli impianti sono si compongono di più aree o magazzini collegati tra di loro. Prendiamo ad esempio quei casi in cui è necessario gestire un'area attrezzata con scaffalatura portapallet, un silos automatizzato con trasloelevatori, magazzini rotanti orizzontali automatizzati e così via.

Soluzioni pick-to-light sono particolarmente utili nel settore farmaceutico

Soluzioni pick-to-light sono particolarmente utili nel settore farmaceutico.

Le combinazioni sono infinite e possono dar luogo a centri davvero complessi. Uno stesso SGM deve essere in grado di gestire, in maniera globale e integrata, tutte queste aree che sono diverse tra di loro e che presentano varie fasi operative, hanno anche differenti procedure di entrata, stoccaggio e uscita.

  • Il software deve essere in grado di gestire sistemi di preparazione degli ordini che si avvalgano di soluzioni di pick to light e put to light che apportano una maggiore fluidità e agilità nella preparazione degli ordini.
  • Devono supportare voice picking o picking vocale. Con questo sistema, che deve essere gestito tramite il sistema WMS, l'operatore non deve usare le mani per utilizzare il terminale o effettuare dei controlli, bensì riceve gli ordini mediante un sistema vocale e può dare indicazioni al sistema tramite la propria voce. Ciò agevola la movimentazione delle merci che devono essere spostate con entrambe le mani. Si tratta della soluzione ideale per i magazzini in cui sono stoccati dei prodotti congelati, dal momento che è possibile trasmettere le comunicazioni senza dover usare i terminali con i guanti, agevolando il lavoro (e conteggiando il tempo impiegato) all'interno delle celle frigorifere.
  • Il SGM dovrebbe essere in grado anche di gestire l’accatastamento della merce durante la preparazione degli ordini. Ciò consente di ottimizzare la preparazione dei colli seguendo alcuni parametri prestabiliti, controllando ad esempio che su uno stesso pallet o contenitore alla base ci sia la merce più resistente e in cima quella più fragile.

Un WMS è capace di gestire vari magazzini in maniera integrata e globale

Un WMS è capace di gestire vari magazzini in maniera integrata e globale

Altre funzioni del WMS

Ci sono poi altre funzioni fondamentali per integrare gli impianti con il resto dell'azienda o del centro logistico:

  • La prima riguarda la gestione dei flussi di merce (entrate e uscite) verso le linee produttive. Grazie a questa caratteristica, si ottiene un flusso ottimale sia per le entrate che per le uscite verso le linee produttive, agevolando notevolmente le procedure interne.
  • La seconda funzione riguarda la gestione di vari magazzini con lo stesso SGM, la cosiddetta gestione multimagazzino. Con questa funzione, la stessa azienda può gestire tutti i suoi magazzini in modo univoco e globale, ottimizzando le risorse, i sistemi informativi e agevolando le procedure di trasferimento della merce tra gli impianti.
  • In terzo luogo, a un livello superiore rispetto al precedente, si trova la multiorganizzazione con la quale, come indica il nome, è possibile gestire varie organizzazioni con lo stesso SGM.

Osservazioni finali

In alcuni progetti è necessario uno sviluppo specifico che si adatti alle esigenze del cliente. È possibile che certe operazioni svolte da alcune aziende non vengano eseguite in automatico dal software.

Per questo è necessario uno sviluppo specifico, magari prendendo come base un SGM già esistente. In tal senso, il sistema gestionale deve essere sufficientemente versatile e aperto da poter implementare parametri personalizzati.

Per saperne di più, consulta la nostra sezione dedicata al WMS.

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