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Cos'è un WMS (o SGM)

In questo articolo vedremo cos'è un WMS, quali funzioni svolge e perché è importante per la gestione del magazzino. 

Per WMS (Warehouse Management System) si intende un software di gestione magazzino o programma usato per controllare, coordinare e ottimizzare i movimenti, i processi e le fasi operative che si svolgono all'interno di un impianto, dalle funzioni più elementari (come il controllo delle scorte e delle giacenze), fino alle attività più complesse (gestione del ricevimento delle materie prime o sincronizzazione con i sistemi ERP, detto anche inventory management).

Alle volte si usano i termini WMS e SGM come se fossero sinonimi. È importante specificare qual è la differenza nell'uso quotidiano. Di solito con WMS si fa riferimento a un sistema avanzato e complesso che, unito al sistema ERP, contribuisce al monitoraggio dei prodotti in magazzino, ma anche lungo l'intera supply chain, poiché esistono moduli che consentono, ad esempio, di incrementare il tracking dei prodotti. Con SGM, invece, ci si riferisce di solito a un sistema più semplice, quasi sempre gestionale, e destinato a svolgere una sola attività (come ad esempio la gestione delle scorte).

Il software può essere più o meno articolato a seconda delle esigenze di ogni azienda, che sceglierà i prodotti in virtù dei propri obiettivi e necessità. Il WMS che si implementa nell'hub logistico di una grande multinazionale può differerire (in funzioni e profondità) dal programma gestionale di una PMI. Qui entra in scena la grande versatilità di questi sistemi in quanto il software customizzato si plasma sui goal aziendali.

Tralasciando la soggettività della scelta, all'interno di un magazzino esistono delle fasi operative e dei processi che svolgono praticamente tutte le imprese. A tal proposito ci sono funzioni di base a supporto dei processi che è indispensabile che esegua qualsiasi WMS.

Qui di seguito elenchiamo le principali:

  • Gestione della merce in entrata: il software contribuisce a un più preciso controllo e catalogazione delle merci in entrata. Durante il ricevimento merci si controlla scrupolosamente la conformità, la quantità, le caratteristiche e lo stato o la qualità della merce che entra nel magazzino e che, pertanto, diventa parte integrante dello stock. Le informazioni raccolte vengono confrontate con l'ordine ricevuto e il WMS, dialgoando con l'ERP, gestisce la fase operativa.
  • Allocazione delle merci: rispetta i cosiddetti processi di ubicazione, che gestiscono gli ordini di posizionamento della merce nel magazzino, stabilendo quale sia la migliore posizione per gli articoli in funzione di tipologia, caratteristiche, dimensioni. A tale fine si usano regole e strategie previamente pianificate.
  • Controllo e gestione dello stock: si tratta di una funzione importante del sistema, mediante la quale è possibile ottenere in tempo reale un quadro della situazione delle scorte e delle giacenze. Conoscendo le quantità di articoli presenti in magazzino, non solo si prevengono eventuali rotture di stock, ma si contribuisce a una migliore gestione amministrativa delle merci, in maniera più redditizia e scongiurando un pericolo di obsolescenza.
  • Gestione delle uscite: con cui si coordinano i cosiddetti processi di spedizione. Tali processi riguardano l’elaborazione degli ordini inviati ai clienti (il famoso fulfilmment), i trasferimenti ad altri magazzini o i resi ai fornitori. Il WMS coordina tutti i processi legati a questo aspetto, in particolare segnaliamo l'importanza che riveste snel coordinare le operazioni di preparazione degli ordini degli operatori quali il picking, il picking multi-ordine, l'uscita di contenitori completi, il consolidamento degli ordini e l’invio agli automezzi.

Qui di seguito riportiamo sinteticamente le operazioni che il WMS svolge per ciascuna di queste funzioni di base.

 

Esempio di architettura di un WMS

Esempio di architettura di un WMS.

Funzioni di entrata

Il software WMS è particolarmente utile nel realizzare tre operazioni:

  • Ricevimento delle merci.
  • Acquisizione dei dati logistici.
  • Etichettatura dei contenitori e della merce.

Esaminiamole nel dettaglio.

Ricevimento merci

È possibile che le merci arrivino in magazzino in diversi modi.

In alcuni casi gli articoli possono essere consegnati "non" pallettizzati. In questo caso il consolidamento può avvenire in parallelo con la registrazione delle caratteristiche e gli attributi di logistica (necessari per lo stoccaggio in magazzino).

In altri casi è possibile ricevere merci pallettizzate in contenitori. In questo modo non si procede al consolidamento ed è necessario soltanto eseguire la convalida degli attributi di logistica e di quantità delle merci ricevute prima di procedere al relativo stoccaggio.

Esiste poi un terzo tipo di ricevimento: i prodotti resi. Sebbene sia simile ai ricevimenti visti prima, presenta delle particolarità, quali l'applicazione di stati e blocchi di merce nel processo di entrata in magazzino. Tali stati e blocchi possono ad esempio indicare l'esigenza di dover passare per il controllo qualità o di dover rimanere in attesa di revisione.

Successivamente si procede allo stoccaggio all'interno del magazzino, in aree specifiche o dedicate a quella particolare tipologia di merce. In tutte questi casi il software di gestione contribuisce a snellire queste fasi operative.

Acquisizione dei dati logistici

La seconda funzione riguarda la raccolta di informazioni, quali ad esempio il lotto di appartenenza del carico, la scadenza, il peso, la temperatura o il numero di serie. L'acquisizione di tali dati al momento di eseguire il processo di ricevimento facilita la tracciabilità dello stock. Gli attributi logistici consentono di sapere con esattezza tutti i dati relativi alla consegna da parte di un fornitore.

Etichettatura dei prodotti

Un WMS deve essere in grado di ricevere i dati inviati per mezzo della scansione dei codici a barre. In questo modo si riducono gli eventuali errori e i dubbi che potrebbero nascere durante la fase di movimentazione della merce. I processi diventano più performanti e aumenta la produttività.

La lettura del codice a barre sveltisce i processi di identificazione

La lettura del codice a barre sveltisce i processi di identificazione

La documentazione relativa al ricevimento merci consente di generare report nei quali si indicano le differenze tra la merce prevista e quella effettivamente ricevuta, oltre ad ulteriori aspetti legati alla pianificazone temporale di queste operazioni. Le funzioni del WMS si estendono all'integrazione con il sistema ERP aziendale.  Entrambi possono dialogare e inviare informazioni rilevanti. Si pensi ad esempio all'importanza che assume questa "interconnessione" al momento di gestire una grande quantità di codici SKU.

Attraverso l'interfaccia del WMS si può comunicare la chiusura del ricevimento specificando esattamente quante unità di uno determinato SKU sono entrate nel magazzino, così da permettere al sistema ERP di espletare le pratiche gestionali assieme ai fornitori.

Funzioni di ubicazione

Per capire meglio cosa è il WMS bisogna conoscere le operazioni che svolge anche in fase di allocazione delle risorse in magazzino. Tra queste ne sottolineamo tre:

  • Allocazione basata su regole e strategie.
  • Cross-docking. 
  • Riapprovvigionamento e consolidamento.

Gestione delle ubicazioni basata su regole e strategie

La gestione della migliore ubicazione per ogni prodotto si basa su regole e strategie che contribuiscono a ottimizzare sia le fasi operative sia quelle gestionali. Le aziende possono optare per vari modelli gestionali per il loro magazzino. A tale fine, il WMS tiene conto:

  • Degli indici di rotazione (suddividendo gli articoli in base al turnover e considerando l'analisi A, B o C) 
  • Del tipo di contenitori industriali usati per il consolidamento della merce
  • Delle famiglie o tipologie di prodotti movimentati
  • Della pericolosità o incompatibilità di alcuni prodotti
  • Del packaging degli articoli, del loro volume e di condizioni specifiche particolari.

C'è poi un caso in cui il WMS diventa addirittura essenziale: il magazzino cross-docking.

WMS in sintonia con il cross-docking

Il cross-docking è una strategia legata alla preparazione degli ordini che le aziende scelgono quando vogliono ridurre i costi legati allo stoccaggio e il numero di movimentazioni delle unità di carico che si svolgono all'interno di un magazzino. Detto in altre parole: quando si lavora con questo metodo, la merce "passa" per il magazzino, ma non "sosta" sugli scaffali. I prodotti che faranno parte di un ordine in essere, ma mancante in stock, vengono depositati nell'area di preparazione ordini, direttamente dall'area di ricevimento. Una volta preparate le merci per l'uscita, viene stoccata quella rimanente. Senza il WMS sarebbe impossibile coordinare tutte queste attività che devono essere svolte con assoluta precisione per evitare confusione e "colli di bottiglia". Il software aiuta a creare delle previsioni, a monitorare le merci in arrivo e quelle che devono essere distribuite, e facilita il lavoro degli operatori. 

Vediamo quali sono le funzioni svolge il WMS.

Funzioni di controllo dello stock

Nella gestione della merce stoccata, il sistema WMS fornisce informazioni complete relative allo stock grazie a una serie di funzioni che è in grado di svolgere. Ecco qui un elenco delle principali:

  • Visualizzazione della mappatura del magazzino: permette di avere una visione dettagliata della posizione di tutti gli articoli all'interno del magazzino, indipendentemente che siano conservati su pallet o in contenitori.
  • Gestione delle ubicazioni: consente di ottenere e modificare le informazioni relative al posizionamento, al tipo di ubicazione, di configurare i blocchi attivi, le dimensioni, le caratteristiche, le aree di stoccaggio a cui appartiene. In buona sostanza restituisce una mappatura intelligente dei beni in magazzino.
  • Gestione dello stato dello stock: rende possibile un monitoraggio esaustivo dei dati relativi a quarantene, rotture, perdite, blocchi o riserve.
  • Calcolo dell’indice di rotazione del magazzino: l'indice di rotazione è fondamentale per due ragioni: per determinare la posizione dell'articolo in virtù del turnover (quante volte entra ed esce), e per una questione di giacenza (quante volte bisogna rifornire un determinato prodotto). In combinazione con un'analisi ABC è possibile determinare la posizione ideale delle merci all'interno dell'impianto.
  • Il ricalcolo dell’inventario: fornisce feed specifici per ogni articolo, un’ubicazione o un'area specifica. Ciò consente di inviare comunicazioni al sistema ERP in caso di differenze di stock e tenere sempre sotto controllo l'inventario. 

Funzioni di uscita

Oltre a gestire l’entrata e le ubicazioni dei prodotti, il sistema gestionale si occupa anche del controllo dell'uscita dei prodotti. Vediamo quali sono le operazioni principali che svolge un WMS in questa fase:

  • Preparazione del carico in uscita dall'impianto. Il WMS ha il compito di raggruppare e assegnare gli ordini per poter controllare le modalità di evasione degli ordini e sapere chi sono i referenti: l'assegnazione delle baie di spedizione, gli operatori incaricati della preparazione, la maniera in cui vengono raggruppati gli ordini e la fascia oraria in cui avviene tale operazione ecc.
  • Gestione delle operazioni di picking. Il software si occupa di stabilire e guidare i percorsi del personale assegnato al picking, rendendo più performante la realizzazione di questa procedura in quanto abbatte i tempi e il numero di movimentazioni, ma sempre seguendo i parametri specificati per l’ordine inviato dal sistema ERP.
  • Etichettatura della merce che viene spedita. Il programma svolge l’identificazione dei colli, utilizzando lo stesso processo visto nell’etichettatura della merce in entrata.
  • Preparazione della documentazione relativa alle spedizioni. Il software WMS crea documenti quali il packing list (elenco degli articoli che compongono l'ordine), la documentazione per i trasportatori e i report relativi alle discrepanze riscontrate.
  • Gestione delle operazioni di carico delle spedizioni sugli automezzi. Il software controlla la qualità della spedizione per ridurre gli errori.
  • Invio dei dati al sistema ERP relativi alla chiusura della spedizione. Questa funzione è possibile grazie a un'interfaccia che collega i due sistemi. Si tratta di un passaggio fondamentale in quanto il responsabile della logistica riceve tutte le informazioni necessarie relative al numero di unità e di articoli da spedire, nonché al tipo di colli consegnati con ciascun ordine in uscita che viene evaso. Con questi dati, il sistema ERP può gestire le pratiche amministrative vincolate ai clienti.

Funzioni del WMS in magazzini complessi

A volte gli impianti sono si compongono di più aree o di diversi magazzini collegati tra di loro. Prendiamo, ad esempio, quei casi in cui è necessario gestire un'area attrezzata con una combinazione di sistemi tradizionali (come le scaffalature portapallet), trasloelevatori e altre soluzioni automatiche.

Soluzioni pick-to-light sono particolarmente utili nel settore farmaceutico

Soluzioni pick-to-light sono particolarmente utili nel settore farmaceutico.

Le combinazioni di soluzioni sono numerose in quanto vengono disegnate "a misura di cliente" e possono dar luogo a centri davvero complessi. Uno stesso SGM, pertanto, deve essere in grado di gestire, in maniera globale e integrata, le diverse aree o magazzini coordinando le fasi operative anche quando le soluzioni adottate differiscono o cambiano le strategie di gestione delle merci in entrata, di stoccaggio o in uscita. In tal senso è opportuno che:

  • Il software WMS disponga di moduli in grado di gestire sistemi di preparazione degli ordini che si avvalgano di soluzioni complesse o specifiche (come il pick-to-light e put-to-light) e che apportano una maggiore fluidità e agilità nella preparazione degli ordini.
  • Deve supportare i dispositivi di voice picking o picking vocale, ovvero il sistema che invia le istruzioni agli operatori grazie a un sistema di sintesi vocale. Con questo sistema, che deve essere gestito tramite il sistema WMS, l'operatore non deve usare le mani per utilizzare il terminale o effettuare dei controlli.
  • Il SGM deve agevolare le procedure di accatastamento della merce durante la preparazione degli ordini. Ciò consente di ottimizzare la preparazione dei colli seguendo alcuni parametri prestabiliti, controllando ad esempio che su uno stesso pallet o contenitore alla base ci sia la merce più resistente e in cima quella più fragile.

Un WMS è capace di gestire vari magazzini in maniera integrata e globale

Un WMS è capace di gestire vari magazzini in maniera integrata e globale

Altre funzioni del WMS

Ci sono poi altre funzioni fondamentali progettate per gestire una rete di magazzini o per coordinare "fabbrica e magazzino":

  • La prima riguarda la gestione dei flussi di merce (entrate e uscite) verso le linee produttive. Grazie a questa caratteristica, si ottiene un flusso ottimale sia per le entrate che per le uscite verso le linee produttive, agevolando notevolmente le procedure interne.
  • La seconda funzione riguarda la gestione di vari magazzini con lo stesso SGM, la cosiddetta gestione multimagazzino. Con questa funzione, la stessa azienda può gestire tutti i suoi magazzini in modo univoco e globale, ottimizzando le risorse, i sistemi informativi e agevolando le procedure di trasferimento della merce tra gli impianti.
  • In terzo luogo, a un livello superiore rispetto al precedente, si trova la multiorganizzazione con la quale, come indica il nome, è possibile gestire varie organizzazioni con lo stesso SGM.

Osservazioni finali

Un software WMS è un sistema imprescindibile nella logistica moderna. La scelta del programma deve essere ponderata e studiata nei minimi dettagli per garantire il massimo rendimento. Ogni aziende ha le sue esigenze e il software deve focalizzarsi su di esse. Grazie a questo focus è possibile rendere più efficienti tutta una serie di fasi gestionali, ma anche le fasi operative ne escono ampiamente beneficiate. La presenza di un ERP o di un SGM già esistente non ostacola l'implementazione di un nuovo sistema. Al contrario, un WMS apporta un livello di profondità che è essenzialmente necessario oggi, in uno scenario dominato dall'e-commerce e dal modello omnicanale. 

In tal senso, il sistema gestionale deve essere sufficientemente versatile, flessibile, aperto all'implementazione di nuovi moduli o alla modifica di detemrinati parametri. Il software è un elemento essenziale per entrare in un contesto di digital transformation e per traghettare la propria azienda nel 4.0.

Se sei alla ricerca di un software del magazzino, puoi consultare la nostra sezione dedicata al WMS e individuare il sistema più adatto alle tue esigenze.

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