Che cos'è la tracciabilità dei lotti e come implementarla
La tracciabilità dei lotti è un tipo di tracciabilità che aiuta le aziende a ottenere visibilità su specifici gruppi di prodotti lungo la supply chain. In un contesto caratterizzato da normative rigorose, consumatori sempre più informati e operazioni logistiche complesse, disporre di un sistema di controllo efficace accelera la gestione delle problematiche.
In questo articolo spiegheremo cos'è la tracciabilità dei lotti, quali vantaggi offre e in quali settori è indispensabile. Vedremo inoltre come un software può supportare le operazioni.
Che cos'è la tracciabilità dei lotti?
La tracciabilità dei lotti consiste nel registrare e seguire il percorso di un gruppo di prodotti dalla loro origine, fabbricazione o ricezione fino alla distribuzione finale. Per facilitare la gestione simultanea di molteplici referenze, le aziende raggruppano le merci in lotti, ossia in gruppi di articoli fabbricati, confezionati o stoccati nelle medesime condizioni.
Ogni lotto è identificato da un codice univoco, normalmente composto da caratteri alfanumerici, che serve a identificarlo e distinguerlo. Accompagna il prodotto lungo la supply chain e viene modificato solo quando l'articolo viene trasformato o dà origine a un nuovo prodotto. Inoltre, consente alle aziende di consultare la provenienza delle materie prime, le date di produzione, i controlli di qualità eseguiti e le ubicazioni nel magazzino.
Grazie alla tracciabilità dei lotti dei prodotti, le aziende possono intervenire più rapidamente in caso di possibili problemi di qualità o ritiri della merce dal mercato.
Il processo di tracciabilità dei lotti passo dopo passo
Ricezione, registrazione ed etichettatura
La tracciabilità dei lotti inizia con la registrazione di dati quali la descrizione del prodotto, il fornitore, la data di ingresso e il luogo in cui viene ricevuta la merce. Ogni referenza viene identificata al suo arrivo per seguirne il percorso nelle fasi successive della supply chain.
I prodotti vengono etichettati con codici a barre o altri sistemi scansionabili per ridurre gli errori manuali e accelerare l'identificazione delle merci durante le operazioni logistiche.
Controllo e monitoraggio della produzione
Le aziende documentano quali ingredienti o componenti intervengono in ogni fase della produzione e quali prodotti finali ne derivano. In questo modo è possibile sapere quali lotti di materie prime sono stati utilizzati per fabbricare ciascun articolo.
Le informazioni registrate includono i materiali utilizzati, i fornitori che li hanno forniti e i controlli eseguiti, agevolando così l'individuazione dei lotti interessati in caso di problemi di produzione o di qualità.
Stoccaggio e distribuzione
In questa fase vengono identificati i movimenti interni delle merci, le ubicazioni in cui vengono depositate e le spedizioni effettuate a distributori, clienti o altri centri. In questo modo le aziende mantengono aggiornato il percorso di ogni articolo fino alla consegna finale.
I dati registrati per ciascun lotto vengono conservati durante l'intero processo logistico, sia per i prodotti fabbricati dall'azienda stessa sia per quelli ricevuti da terzi. Le aziende sanno in ogni momento dove si trova ciascun articolo, quali quantità sono state spedite e quali distributori o clienti le hanno ricevute. A tal fine, molte imprese si avvalgono di un ERP o di un software di gestione magazzino.
Tracciabilità inversa
Tra i diversi tipi di tracciabilità rientra la tracciabilità inversa, che ricostruisce a ritroso il percorso delle scorte all'interno della supply chain per identificare le materie prime utilizzate o i processi produttivi eseguiti.
Le aziende possono individuare quali lotti sono interessati da un errore di produzione o da una possibile contaminazione. Inoltre, questo sistema consente di risalire alle materie prime o ai fornitori coinvolti nella produzione di ciascun lotto.
Vantaggi dell'implementazione della tracciabilità dei lotti
L'implementazione di un sistema di tracciabilità dei lotti offre vantaggi in tutte le fasi della supply chain:
Ottimizzazione e organizzazione dei processi interni
La registrazione continua delle informazioni consente di organizzare in modo più efficiente le operazioni di produzione, stoccaggio e distribuzione delle merci.
Miglioramento continuo del controllo qualità
I dati relativi alle materie prime e ai processi produttivi accelerano l'individuazione delle problematiche. Le aziende possono consultare lo storico dei lotti e verificare quali fornitori o ispezioni sono associati a ciascun prodotto.
Riduzione degli errori operativi e delle perdite
Monitorare con precisione la merce aiuta a ridurre gli errori umani, gli scambi tra lotti e le perdite durante le operazioni logistiche. Contribuisce inoltre a mitigarne l'impatto sull'attività.
Conformità alla normativa vigente
Settori come l'alimentare, l'industria farmaceutica o la cosmetica richiedono registri aggiornati sul percorso delle merci per rispettare le normative. La loro presenza semplifica gli audit e i processi di ritiro, quando necessario.
Maggiore fiducia e fidelizzazione dei consumatori
La possibilità di consultare l'origine, il percorso e le informazioni associate a ciascun lotto offre una maggiore trasparenza. In questo modo aumenta la fiducia dei consumatori e si rafforza la credibilità del marchio.
Settori in cui la tracciabilità dei lotti è fondamentale
La tracciabilità di un prodotto è un processo comune nei settori che devono monitorare la produzione, lo stoccaggio e la distribuzione delle merci:
- Alimentare. Il monitoraggio dei lotti è fondamentale per controllare i prodotti deperibili ─ come frutta, verdura, carne o pesce ─, verificandone gli ingredienti, le condizioni di stoccaggio e altri fattori di sicurezza alimentare.
- Settore farmaceutico e sanitario. Negli ospedali, nei laboratori e nelle farmacie è obbligatorio garantire la sicurezza di medicinali, vaccini e dispositivi medici.
- Cosmetica. Creme, profumi e articoli di make-up vengono conservati in condizioni controllate di temperatura e conservazione per garantirne la qualità.
- Produzione e manifattura. Il controllo dei lotti favorisce la qualità in settori come quello automobilistico, elettronico e dei macchinari industriali.
- Logistica. Facilita il controllo dei movimenti, delle ubicazioni e delle spedizioni effettuate a clienti, distributori e centri 3PL.
- Retail e commercio elettronico. Mantiene aggiornato l'inventario, gestisce i resi e monitora il percorso dei prodotti lungo l'intera supply chain.
Software per la tracciabilità dei lotti
La tracciabilità dei lotti può risultare complessa per le aziende con grandi volumi di referenze. Numerose aziende ricorrono a strumenti come il software di gestione magazzino, l'ERP o i sistemi MES di controllo della produzione per registrare e aggiornare le informazioni.
Tra queste tecnologie, il software di gestione magazzino svolge un ruolo particolarmente importante perché centralizza i dati relativi alla ricezione delle merci, ai movimenti interni e alla distribuzione nelle strutture logistiche. Inoltre, favorisce l'identificazione dei prodotti mediante codici a barre, etichette e altri sistemi scansionabili.
Numerose aziende implementano Easy WMS, il software di gestione magazzino di Mecalux, per garantire la tracciabilità dei lotti:
- Cárnicas Medina (Spagna). Il software Mecalux assegna un'ubicazione a ogni lotto di produzione al suo ingresso nel magazzino automatico con una capacità di 32.000 casse. Il sistema monitora i tempi di stagionatura della carne e lo stato dei prodotti deperibili prima della distribuzione.
- Maison François Cholat (Francia). Easy WMS raccoglie i dati di ogni articolo di questa azienda produttrice di sementi e prodotti fitosanitari e assegna loro un'ubicazione in base alla rotazione o al lotto. Seguendo il principio FIFO, la merce fabbricata per prima viene spedita per prima, salvo quando un cliente richiede un ordine specifico.
- Megafin (Colombia). L'operatore 3PL ha implementato Easy WMS per organizzare i prodotti alimentari tenendo conto del lotto, della data di scadenza e della temperatura. A tal fine, utilizza il modulo WMS per operatori logistici 3PL, che mantiene separate le merci di ciascun cliente e preserva la tracciabilità dei lotti durante le operazioni di ricezione, stoccaggio e spedizione.
Tracciabilità dei lotti e digitalizzazione della logistica
Il controllo rigoroso delle merci non è più una questione operativa, ma è diventato parte della strategia aziendale. Disporre di informazioni aggiornate su prodotti, ubicazioni e movimenti è essenziale per garantire una tracciabilità dei lotti completa e migliorare il coordinamento tra i reparti. La digitalizzazione attraverso il software di gestione magazzino facilita il monitoraggio dei prodotti e riduce la dipendenza dai registri manuali.
Queste sono alcune raccomandazioni pratiche per controllare la tracciabilità dei lotti in azienda:
- È consigliabile registrare ogni lotto dalla sua fabbricazione o dal suo ingresso nel magazzino, per garantirne il monitoraggio continuo lungo l'intera supply chain.
- È altamente raccomandabile utilizzare codici a barre e sistemi scansionabili che riducano gli errori e accelerino l'identificazione dei prodotti.
- È fondamentale utilizzare sistemi digitali come il software di gestione magazzino, l'ERP o il MES per automatizzare la gestione delle informazioni logistiche.
- È necessario mantenere aggiornati i dati di produzione, stoccaggio e distribuzione allo scopo di individuare rapidamente i prodotti interessati in caso di problemi.