Sistema ERP: cos'è, quali tipi esistono e come si integra nell’azienda

Un software ERP è uno strumento fondamentale nell'ambiente aziendale odierno. In un mercato con clienti sempre più esigenti, aiuta a centralizzare la gestione delle diverse aree operative con l'obiettivo di ottimizzare i processi, migliorare l'efficienza e rispondere con maggiore rapidità alle richieste del mercato.

In questo articolo approfondiamo cos'è un sistema ERP, come funziona e perché è diventato uno strumento indispensabile per le aziende di oggi. Analizziamo le sue principali applicazioni, i tipi disponibili sul mercato e i vantaggi derivanti dalla sua implementazione. Parliamo anche del suo ruolo all’interno del magazzino e di come può combinarsi con altre soluzioni specializzate, come i sistemi di gestione magazzino.

Cos'è un software ERP?

Un sistema ERP (acronimo in inglese di Enterprise Resource Planning, cioè pianificazione delle risorse aziendali) è un software che controlla tutti i flussi di informazione all’interno di un’azienda. Questa soluzione digitale unifica e automatizza le mansioni abituali in settori come finanza, risorse umane, logistica o acquisti.

Un software ERP è composto da moduli interconnessi che condividono un unico database, da qui il flusso coerente di informazioni tra le differenti aree dell’azienda. I moduli sono progettati per gestire processi amministrativi interni, come finanza o contabilità, così come funzioni non finanziarie, tra cui risorse umane o gestione dei clienti.

Inoltre, gli ERP sono sistemi scalabili: le aziende possono implementare solo i moduli di cui hanno bisogno e ampliare le funzionalità man mano che evolvono le loro esigenze. Molti ERP offrono anche caratteristiche specifiche orientate a settori particolari, sia integrate direttamente nel sistema sia tramite integrazioni aggiuntive.

A cosa serve un sistema ERP

Lo scopo di un ERP è integrare le informazioni di tutte le aree di un’azienda per favorire una gestione più efficiente e allineata con gli obiettivi strategici. Ecco alcune delle sue principali applicazioni:

• Finanza: uno dei moduli più comuni di un ERP è quello di contabilità, incaricato di registrare le transazioni, gestire i budget, fare proiezioni economiche e preparare report finanziari. Le aziende così possono organizzare e monitorare meglio le risorse economiche.
• Acquisti: questo modulo permette al team degli acquisti di gestire le operazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Grazie alla sincronizzazione automatica, l’attività commerciale viene registrata in tempo reale, facilitando la coordinazione con i fornitori, il monitoraggio degli ordini e il processo decisionale basato su dati aggiornati.
• Risorse umane: un sistema ERP gestisce le informazioni del personale come dati contrattuali, storico lavorativo, controllo delle presenze, buste paga, oltre a piani di formazione e sviluppo. La centralizzazione di questi processi migliora l’organizzazione interna e contribuisce alle decisioni strategiche sul talento umano.
• Gestione clienti: il sistema integra anche funzioni di CRM (Customer Relationship Management) per registrare, organizzare e monitorare tutte le interazioni con i clienti. Questo strumento è pensato per migliorare la qualità del servizio e gestire in modo più efficace le opportunità di vendita e fidelizzazione.
• Produzione: nelle aziende manifatturiere, l’ERP permette di pianificare la capacità produttiva e di garantire la tracciabilità dei prodotti, assicurando che la produzione venga svolta entro i tempi stabiliti. Inoltre, aiuta a utilizzare le risorse in modo effettivo e a rispettare gli standard richiesti.
• Supply chain: il programma coordina, anche se in modo basilare, alcune delle attività della catena di approvvigionamento: dall’ingresso della merce in magazzino fino alla distribuzione degli ordini. Per una gestione più agile e produttiva, è preferibile disporre di un software di gestione magazzino progettato specificamente per ottimizzare le operazioni logistiche.

Quali sono i vantaggi di un sistema ERP?

Utilizzare un ERP apporta numerosi benefici:

• Automazione dei processi: l'ERP esegue compiti routinari come l'emissione di fatture o la registrazione delle transazioni.
• Maggiore produttività: ottimizzando e automatizzando i processi aziendali, l'ERP risparmia tempo, riduce gli errori e incrementa la performance operativa.
• Controllo e tracciabilità: l'ERP fornisce una visione chiara e completa delle operazioni quotidiane dell'azienda, poiché supervisiona e registra ogni fase dei processi produttivi, logistici e finanziari.
• Presa di decisioni: l'accesso a informazioni aggiornate facilita decisioni più rapide e accurate in tutta l'organizzazione.
• Comunicazione interna: l'ERP centralizza le informazioni di varie aree in un'unica piattaforma, rafforzando la comunicazione tra i reparti ed evitando duplicazioni di dati.
• Integrazione: l'ERP si collega facilmente ad altre soluzioni specializzate, come i sistemi di gestione magazzino, per controllare lo stock in tempo reale.

Quali tipi di software ERP esistono?

Gli ERP possono essere classificati secondo differenti criteri:

In base alla loro installazione:

• Server locale (on-premise): vengono installati sui server dell'azienda. Richiedono un investimento iniziale significativo in infrastruttura e manutenzione.
• Cloud (nube): ospitati su server esterni e accessibili tramite internet. Offrono flessibilità, scalabilità e backup automatici.
• Ibrido: combina le caratteristiche dei modelli on-premise e cloud. Le aziende mantengono alcuni dati e processi localmente, mentre sfruttano il cloud per altre funzioni.

In base al loro progetto:

• Standard o generico: coprono i processi comuni alla maggior parte delle aziende. Possono essere usati con una configurazione di base e permettono un certo grado di personalizzazione.
• Su misura: si adattano alle particolarità dell’organizzazione, costruendosi da zero o modificando un sistema già sviluppato.

In base all’uso:

• Orizzontali: possono essere usati da qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente dal settore. Hanno moduli generici che coprono le esigenze ordinarie della maggior parte delle imprese.
• Verticali: sono specializzati in settori specifici, come hotel, università, ospedali o imprese edili. Includono funzionalità specifiche per rispondere alle esigenze di questi settori.

In base alla dimensione dell’azienda (numero di lavoratori):

• Per piccole imprese o microimprese (da 1 a 20 dipendenti): con funzioni di base e costi ridotti. Ideali per automatizzare le mansioni elementari senza bisogno di una grande infrastruttura tecnica.
• Per medie imprese (da 21 a 200 dipendenti): sistemi scalabili che permettono di integrare diverse aree e crescere con l’azienda.
• Per grandi aziende (oltre 200 dipendenti): altamente configurabili, pensati per gestire operazioni complesse e grandi volumi di dati.

L'ERP in un magazzino

Un sistema ERP può combinare funzioni di base per la gestione del magazzino, come la registrazione delle entrate e delle uscite. Tuttavia, le sue capacità rimangono limitate e generalmente privilegiano una visione globale del magazzino senza coprire in dettaglio le operazioni quotidiane.

Per gestire efficacemente le operazioni giornaliere del magazzino, molte aziende scelgono di integrare il loro ERP con un software di gestione magazzino (WMS). È importante conoscere le differenze tra un ERP e un WMS, poiché ogni sistema svolge funzioni diverse ma complementari all’interno della supply chain.

Un WMS, come Easy WMS di Mecalux, si occupa in particolare di coordinare e ottimizzare i processi all’interno del magazzino: assegnare ubicazioni strategiche ai prodotti, ottimizzare i percorsi di picking o controllare lo stato delle scorte in tempo reale. Entrambi i sistemi lavorano insieme. Mentre l’ERP centralizza le informazioni generali dell’azienda, il WMS funge da cervello del magazzino, dirigendo tutti i cicli operativi.

L’integrazione del WMS con l’ERP è essenziale per evitare errori dovuti a duplicazioni di dati e per velocizzare le decisioni. Grazie a questa connessione, le informazioni fluiscono automaticamente tra i due sistemi per automatizzare i processi e adattarsi con maggiore agilità alle esigenze del mercato. Ad esempio, il software di gestione magazzino di Mecalux è compatibile con i principali ERP sul mercato, come SAP, Oracle o Microsoft Dynamics.

Un sistema ERP integrato con soluzioni specializzate

L'ERP non solo centralizza le informazioni e incrementa l'efficienza operativa, ma permette anche alle aziende di essere flessibili di fronte ai cambiamenti del mercato e reagire con prontezza alle richieste dei clienti. Il suo vero potenziale si raggiunge quando si integra con altre soluzioni dedicate che completano la gestione aziendale, come il WMS.

Integrare l'ERP con un WMS come Easy WMS di Mecalux consente di ottimizzare le operazioni logistiche, migliorare il controllo dell'inventario e automatizzare le attività fondamentali all'interno del magazzino. Vuoi sapere come Easy WMS può adeguarsi al tuo ERP e trasformare la tua logistica? Contattaci. Siamo specialisti in soluzioni intelligenti per la gestione dei magazzini.