Come funziona l’integrazione tra WMS ed ERP

Integrazione tra WMS ed ERP aziendale

09 luglio 2020

È arrivato il momento. Dopo aver effettuato una selezione dei vari fornitori di WMS e aver studiato le diverse soluzioni, dopo calcolato il ROI di ciascuna, hai finalmente individuato il software che ti convince, ovvero quello che si adatta perfettamente ai processi logistici del tuo magazzino… Però c'è ancora un ostacolo da superare: l'integrazione tra il WMS e il sistema ERP.

I sistemi di gestione del magazzino funzionano in combinazione con gli altri gestionali aziendali. Per questo, è necessario abilitare una connessione tra ERP (Enterprise Resource Planning) e WMS, creando un ecosistema condiviso. Trattandosi di un processo pieno di interrogativi tecnici e pratici, abbiamo deciso di approfondire la questione in questo articolo.

Il flusso di informazioni tra un WMS ed ERP

L’integrazione tra sistemi ERP e WMS permette ai due software di lavorare in armonia. Questo aspetto non è scontato e vale la pena ricordare che entrambi “girano” su piattaforme differenti perché svolgono funzioni diverse. Il software per la gestione del magazzino è un sistema altamente complesso e dotato di funzionalità avanzate. Di solito viene sviluppato ad hoc per gestire al meglio le operazioni di magazzino e per favorirne l’integrazione con il sistema ERP.

I sistemi ERP e WMS condividono continuamente informazioni e, a seconda della tipologia di dati e processi, il ruolo di ciascun sistema cambia. Dato che l’architettura informatica è di tipo master-slave, il flusso può procedere in due direzioni, comportando così un inversione dei ruoli a seconda dei casi. Vediamo le funzioni principali associate al ruolo del sistema.

  • Il sistema ERP crea e mantiene i database principali: registra nuovi prodotti, aggiunge fornitori, trasferisce gli ordini al magazzino e genera le fatture. Per questo tipo di attività, l'ERP è il master predomina sul WMS (ERP master - WMS slave).
  • Il flusso di informazioni procede al contrario quando, ad esempio, la merce arriva in magazzino o vengono emessi gli ordini. In questi casi è il WMS che invia notifiche all'ERP e aggiorna i dati di inventario (WMS Master - ERP slave)

È molto importante monitorare questo scambio di dati per evitare incongruenze o informazioni duplicate assegnando stati diversi (pianificato, in elaborazione, preparato, caricato e inviato). Queste "etichette" indicano ai sistemi quali azioni eseguire in virtù dei parametri prestabiliti. Ad esempio, il WMS non può caricare gli ordini che non hanno prima passato la fase di fatturazione dell’ERP.

Sono inoltre riscontrabili delle differenze per quanto riguarda la tipologia e la quantità di informazioni offerte da ogni sistema, perché le due soluzioni sono pensate per utenti diversi. Facciamo un esempio con le scorte in magazzino. Ad alcune aree aziendali potrebbe risultare sufficiente conoscere la la quantità di giacenze presenti in magazzino a fine giornata, operazione per cui basterebbe l’ERP. Per un responsabile di magazzino, invece, l’accesso al database del WMS è chiave per eseguire in maniera efficiente determinate operazioni logistiche. Per cui dovrà poter recuperare informazioni più specifiche come, ad esempio, l’ubicazione di ogni SKU, il tipo di imballaggio in cui è conservato (pallet, scatola, unità sciolte) o i tempi di spedizione programmati.

L'integrazione tra ERP e WMS è necessaria per disporre dei dati di inventario aggiornati
L'integrazione tra ERP e WMS è necessaria per disporre dei dati di inventario aggiornati

Quali informazioni occorrono per realizzare l'integrazione tra software?

Generalmente ogni azienda richiede una configurazione del sistema ERP con un forte accento sulla customizzazione. Il WMS non rappresenta un’eccezione e deve in un certo senso “plasmarsi” in modo da integrarsi perfettamente con il gestionale aziendale. Tuttavia, affinché l'implementazione del WMS avvenga con successo, è essenziale mettere in condivisione tra i due sistemi i seguenti dati:

  • Anagrafica degli articoli, ovvero l'elenco completo dei prodotti registrati e lo storico relativo a tutti gli SKU gestiti dall’azienda. L’elenco deve includere i parametri chiave: dimensioni, colore, data di scadenza, lotti di produzione (essenziali nella logistica farmaceutica), livello di pericolosità ecc.
  • Informazioni relative agli ordini. Entrambi i sistemi funzionano con gli stessi campi di informazione (nome, indirizzo ecc.) e utilizzano codici univoci per l’identificazione delle referenze. Pertanto, qualora si verificasse un errore o il cliente dovesse modificare l’ordine una volta elaborato, l'ERP invierà una nuova bolla al WMS, utilizzando il campo e il codice univoco condiviso dai due sistemi.
  • Informazioni sul ricevimento: l'ERP invia le bolle di ricezione basandosi sulle informazioni ricevute dai fornitori. Questa operazione è fondamentale nell'organizzazione delle attività quotidiane del magazzino, quindi il WMS deve essere configurato per poter ricevere questi dati e gestirli rapidamente.
  • Informazioni e notifiche relative agli eventi: il sistema WMS viene integrato per inviare informazioni in tempo reale all’ERP. Ad esempio, quando si verifica una rottura di stock, il WMS può notificarlo.

Modalità di scambio dati tra software WMS e sistema ERP

A livello tecnico, lo scambio di dati tra i sistemi ERP e WMS può avvenire in diversi modi. Per praticità, abbiamo deciso di analizzare come avviene un'integrazione standard prendendo il software Easy WMS di Mecalux come riferimento.

- Integrazione tra ERP e WMS mediante scambio di file XML o EDI

Ogni sistema utilizza un database indipendente, per cui l’integrazione può essere resa possibile mediante lo scambio di file leggibili da entrambi i sistemi. I più utilizzati sono i file EDI (Electronic Data Interchange) e XML (eXtensible Markup Language), questi ultimi per la flessibilità che garantiscono. Alcuni ERP forniscono API per facilitare la comunicazione con altri software.

- Integrazione tra ERP e WMS mediante database condiviso

L'ERP e il WMS aggiornano continuamente la base di dati condivisa, eseguendo periodicamente delle scansioni per verificare la presenza di file da processare e, se necessario, incorporare queste nuove informazioni nel database.

- Integrazione mediante servizi web

In questo caso, lo scambio di informazioni tra WMS ed ERP avviene tramite un'interfaccia web. Ciò significa che i software utilizzano un database ubicato nella nube (cloud), utilizzando il protocollo “http” e file in formato XML. Questa opzione è molto richiesta quando l'integrazione del sistema ERP e WMS avviene in maniera personalizzata.

- Connessione mediante SAP e SAP WM

Secondo i dati raccolti da Gartner Data, Il sistema SAP possiede la più alta quota di mercato a livello globale per quel che concerne i sistemi ERP. In più, SAP dispone di un proprio modulo di gestione del magazzino, ma presenta delle funzionalità limitate. Per questa ragione molte aziende implementano un software per la gestione del magazzino specializzato.

Nel caso di SAP, l’integrazione con il WMS avviene per mezzo del modulo SAP WM (Warehouse Management), rendendo necessario lo sviluppo di un canale di comunicazione specifico tra i due sistemi. Nel caso di Easy WMS questa forma di integrazione è già standardizzata e operativa in numerose aziende.

Flessibilità, chiave per l'integrazione tra ERP ed EMS

Secondo lo studio ERP Software Market di Allied Market Research, il mercato ERP globale si concentra nelle mani di poche aziende: SAP, Oracle Corporation, Sage Group, Microsoft Corporation o Netsuite Inc.

Tuttavia, numerosi system integrator che si stanno facendo largo nel mercato grazie alla maggiore diffusione delle soluzioni SaaS rispetto alle tradizionali on-premise. È in questo contesto così competitivo sul cui sfondo si sviluppa la logistica moderna, che la flessibilità del WMS diventa essenziale: il software per la gestione del magazzino deve potersi connettersi con tutti i tipi di ERP, indipendentemente dall’architettura informatica.

Se sei alla ricerca di un WMS capace di lavorare in armonia con l'ERP e di armonizzarsi velocemente con i sistemi già presenti in magazzino, ti invitiamo a contattarci. Uno dei nostri specialisti di software sarà felice di analizzare il tuo caso a livello tecnico e di illustrarti le opzioni più idonee alle esigenze della tua intralogistica.