OTIF: ordini completi nei tempi accordati

L'acronimo OTIF, che fa riferimento alle espressioni on time (in tempo) e in full (completi), è un indicatore di performance che misura l'efficacia del servizio logistico di un'azienda. Questa metrica descrive la percentuale di ordini che sono stati evasi con successo, cioè, con i prodotti e le quantità richieste e rispettando le condizioni di consegna accordate con il cliente.

Questo KPI logistico esprime, in percentuale numerica, la qualità del servizio logistico che un'azienda fornisce ai suoi clienti o che riceve dai propri fornitori: un indice basso può significare errori nei processi di preparazione o spedizione degli ordini.

Qual è il significato di OTIF

OTIF è un indicatore di performance della supply chain che valuta la capacità di un fornitore di mantenere le promesse sulla consegna, ovvero di spedire i prodotti nella quantità e nei tempi richiesti e nel posto giusto. Come sottolinea l'analisi di McKinsey Defining ‘on-time, in-full’ in the consumer sector: “OTIF misura il grado in cui le spedizioni vengono consegnate a destinazione secondo la quantità e il programma specificati nell'ordine”.

Sempre più aziende fanno uso dell'indicatore OTIF per monitorare le loro prestazioni logistiche. Il motivo principale del successo di questa metrica è che, a differenza di indicatori come il shipped-on-time SOT (inviato in tempo) o l’on-time performance OTP (adempimento a tempo), l’OTIF conta solo gli ordini che soddisfano entrambe le condizioni, completati correttamente e consegnati in tempo, offrendo così una visione completa della qualità del servizio logistico dell’azienda.

Conosciuto anche con l'acronimo DIFOT (delivery in full, on time), il termine OTIF è stato reso popolare dalla multinazionale Walmart quando ha adottato questo indicatore di performance per identificare la prestazioni dei suoi fornitori. La metrica OTIF è stata progettata per migliorare il funzionamento dei negozi Walmart e dei canali di vendita online, penalizzando i carichi che arrivano in anticipo o in ritardo. Come mai? L'avvento dei canali di vendita e-commerce ha costretto Walmart a modificare la sua strategia di consegne: da un tempo di consegna di quattro giorni nel 2016, si è passati a due giorni nel 2017 e al giorno stesso nel 2018. Le nuove condizioni provocarono che Walmart richiedesse ai suoi fornitori consegne complete e in tempo per garantire la competitività, poiché qualsiasi ritardo poteva pregiudicare il rapporto della multinazionale con i suoi clienti finali. Così, dal 15 settembre 2020, Walmart richiede ai suoi fornitori di rispettare il 98% dell'OTIF per non incorrere in sanzioni.

Formula OTIF: come si calcola?

La metrica logistica OTIF tiene in considerazione quattro variabili:

• Che l'ordine contenga gli articoli richiesti.
• Che l'ordine abbia la quantità di prodotto richiesta.
• Che l'ordine sia consegnato nel momento accordato.
• Che l'ordine venga inviato all’ubicazione corretta.

Per calcolare l'OTIF di un'azienda vengono conteggiati solo quegli ordini consegnati nei tempi concordati (on time) e che sono costituiti da tutti i prodotti richiesti dal cliente (in full).

La formula per calcolare l'OTIF è la seguente:

OTIF (%) = (Ordini on time, in full / Numero totale di consegne) x 100

Facciamo un esempio: un'azienda di surgelati riceve un ordine per 400 unità da consegnare in quindici giorni. Tuttavia, a causa della mancanza di scorte può inviare solo 390 ordini, dei quali 20 non sono completi. Riassumendo, l'azienda consegna 390 ordini on time, ma solo 370 soddisfano anche la variabile in full.

L’OTIF di questa azienda si calcola nel seguente modo:

(370 / 400) x 100 = 92,5%

Vantaggi di applicare la metrica OTIF

La metrica OTIF è uno strumento che offre informazioni precise sulle prestazioni logistiche dell'azienda, poiché permette di conoscere periodicamente la percentuale di consegne effettuate nei tempi e alle condizioni accordate con il cliente.

Monitorando e incrementando la percentuale di adempimento alla metrica OTIF, l'azienda ottiene i seguenti vantaggi:

• Maggiore soddisfazione del cliente: il servizio logistico rispetta le quantità e le condizioni di consegna concordate in precedenza.
• Minori costi logistici: una percentuale elevata dell'indicatore OTIF diminuisce il peso dei resi dei prodotti, uno dei cicli operativi più costosi della logistica attuale.
• Ottimizzazione dell'area di stoccaggio: un magazzino con un elevato indice di consegne on time e in full ha più facilità nella pianificazione della sua logistica e, quindi, per sfruttare al massimo le differenti aree del magazzino.

In definitiva, disporre di un'alta percentuale di consegne OTIF facilita una logistica razionale, aumentando le prestazioni non solo delle consegne, ma anche di altri processi come, ad esempio, la preparazione degli ordini o il controllo dell'inventario.

Consigli per promuovere l’OTIF

Le esigenze della logistica 4.0, come le spedizioni in tempi brevi o il proliferare di SKU nel magazzino, spingono le aziende a cercare soluzioni per mantenere l'efficienza nelle consegne degli ordini. La metrica logistica OTIF si è affermata come uno strumento ideale per misurare in ogni momento il servizio logistico di un'azienda. “Le metriche OTIF rappresentano l'apice delle prestazioni dell'intera supply chain e posseggono un enorme valore come misura principale dell'intero processo S&OP (vendite e pianificazione operativa)”, afferma Patrick Bower, autore della pubblicazione accademica Customer service and S&OP, pubblicata su The Journal of Business Forecasting.

Secondo Bower, esiste una relazione diretta tra il monitoraggio OTIF e le performance logistiche di un'azienda: “I responsabili della pianificazione devono comprendere che la parte della misurazione OTIF vincolata al compimento è direttamente correlata alla qualità di tutti i piani di domanda, inventario e approvvigionamento che precedono le consegne nel magazzino. È una misura importante a cui prestare attenzione e tenere in considerazione al momento di effettuare la pianificazione. Una discussione onesta delle aspettative dei clienti rispetto ai risultati reali aiuterà a migliorare il processo S&OP”.

Disporre di una gestione logistica digitalizzata è un mezzo efficace per migliorare le prestazioni delle spedizioni e assicurare ordini on time, in full. Un programma logistico come un software di gestione magazzino (WMS) garantisce un controllo dello stock in tempo reale e, con una preventiva pianificazione logistica, la disponibilità anche delle scorte in ogni momento. Un software di gestione magazzino si coordina con altri programmi digitali, sia dell'azienda stessa che di altri anelli della supply chain, per stabilire processi ottimizzati ed evitare scenari di rotture di stock, colli di bottiglia o overstock.

Il monitoraggio periodico dell'indicatore OTIF risulta praticamente impossibile con una gestione manuale del magazzino. L'implementazione di un software di gestione magazzino elimina il rischio di errori inserendo informazioni precise nel programma e indica, in tempo reale, il numero di ordini consegnati ed evasi in base alle richieste del cliente.

OTIF, una logistica efficiente

Un elevato indice di ordini OTIF si traduce in un servizio logistico efficiente e competitivo, perché la soddisfazione del cliente è maggiore quando gli ordini vengono consegnati secondo le condizioni accordate e nei tempi e modi concordati. Per questa ragione, sempre più aziende misurano non solo la propria efficienza logistica con questa metrica, ma anche quella dei suoi fornitori. Come mai? Una percentuale elevata dell'indicatore OTIF consente di implementare strategie logistiche efficaci come la preparazione degli ordini cross-docking o il just-in-time.

Tuttavia, in un panorama di commercio omnicanale, la gestione manuale degli ordini ostacola il successo della metrica OTIF. In questi casi, l'implementazione di un software di gestione magazzino può fare la differenza perché automatizza la gestione dello stock, assicura la tracciabilità dei prodotti e garantisce il controllo dell'inventario. Se desideri raggiungere la massima redditività nel tuo magazzino e offrire il miglior servizio logistico ai tuoi clienti, non esitare a contattarci. Il software di gestione magazzino Easy WMS di Mecalux è la soluzione ideale per sfruttare al meglio i cicli logistici nel magazzino.