La lettera di vettura nel trasporto della merce

La lettera di vettura è un documento fondamentale nel commercio internazionale che funge da contratto di trasporto per garantire il rispetto delle normative e la sicurezza delle merci.

Cos'è la lettera di vettura?

La lettera di vettura è un documento giuridico che contiene informazioni sulle spedizioni della merce. Funziona come un contratto per il trasporto dei prodotti, con dati sugli articoli distribuiti, i trasportatori , i destinatari e i termini e le condizioni di invio.

Questo contratto di trasporto accompagna la merce dalla spedizione fino alla consegna ai clienti. Può includere alcuni dei seguenti dati:

• Luogo e data di emissione.
• Luogo previsto per la consegna.
• Nome e indirizzo del mittente, del destinatario e del corriere.
• Natura dei beni e dell'imballaggio.
• Numero di pacchi.
• Peso della merce.
• Istruzioni per le dogane.
• Spese relative al trasporto.
• Note sul pagamento in contrassegno, se applicabile.

Esempio di lettera di vettura

Di seguito, mostriamo un esempio di lettera di vettura che può servire come modello. Questo è un modulo generico, quindi i campi possono variare in base al tipo di spedizione.

Questo documento giuridico di solito include tre copie: una destinata al mittente della merce, un'altra per il trasportatore e una terza che accompagna i prodotti durante il trasporto.

Lettera di vettura digitale

Negli ultimi anni, la lettera di vettura digitale ha guadagnato popolarità. Si tratta di un formato elettronico che facilita lo scambio di informazioni tra il mittente, lo spedizioniere e il destinatario. Inoltre, fornisce un registro online dettagliato di tutto il processo di trasporto dei prodotti.

Una volta effettuata la spedizione delle merci, sia l'azienda che il vettore possono disporre della documentazione in formato digitale, evitando di portare con sé documenti cartacei. Può essere firmata digitalmente, consentendo un accesso immediato ai dati e offrendo ai clienti la possibilità di rintracciare e conoscere lo stato delle loro spedizioni in tempo reale.

Chi emette la lettera di vettura?

La responsabilità di emettere la lettera di vettura di solito ricade sul mittente della merce, cioè sull'azienda o sulla persona che invia i prodotti tramite un corriere.

Tuttavia, chi è obbligato a redigere la carta di trasporto? Questa domanda suscita dei dubbi poiché, in alcuni casi, può essere anche l'azienda di trasporti  quella che redige il documento, specialmente quando si tratta di un servizio specifico o quando agisce come agente marittimo.

Indipendentemente da chi redatta il documento, è essenziale che la lettera di vettura contenga tutti i dettagli necessari per assicurare un invio sicuro ed efficiente della merce. Questi sono: descrizione, quantità, peso, valore dichiarato e condizioni di trasporto.

Quando non è richiesta la lettera di vettura?

La lettera di vettura non è obbligatoria in determinate situazioni quali:

• Trasporto privato di merci effettuato con mezzi propri.
• Trasferimento di beni personali, ad esempio durante un trasloco.
• Servizi di trasporto pacchi all'interno della stessa città o regione, senza attraversare i confini.
• Trasporto di merci con valore inferiore a 150 euro.

Si consiglia di verificare le normative applicabili in ciascun caso.

Qual è lo scopo della lettera di vettura e qual è la sua utilità in un magazzino?

La lettera di vettura è un documento fondamentale nel trasporto delle merci, poiché svolge diverse funzioni nella gestione logistica.

• Contratto formale. Funziona come un contratto formale tra il mittente e il vettore, specificando i termini del servizio per il trasporto nazionale (lettera di vettura nazionale) e internazionale (lettera di vettura internazionale). Questo accordo costituisce la base che regola il rapporto commerciale, garantendo che entrambe le parti comprendano i propri obblighi.
• Ricevuta ufficiale. Conferma che la merce è stata consegnata secondo le condizioni stabilite. Con la firma, il trasportatore si assume la responsabilità della merce. In caso di controversie o reclami bisogna fare riferimento a questa documentazione.
• Prova di proprietà. In determinati contesti, questo documento può addirittura dimostrare la proprietà della merce durante il trasporto, il che è particolarmente importante nelle transazioni commerciali internazionali o nel trasporto di merci in cui i diritti di proprietà cambiano durante il trasporto.
• Monitoraggio e tracciabilità. La lettera di vettura facilita la tracciabilità e il controllo delle spedizioni lungo tutta la supply chain, fornendo informazioni dettagliate sull'origine, la destinazione, la quantità e le condizioni della merce.

In un magazzino, la lettera di vettura è un documento usato al momento di ricevere la merce per verificare la quantità, le condizioni e la descrizione degli articoli in arrivo presso l’installazione logistica. Grazie a un controllo più rigoroso sui prodotti in entrata e in uscita dal magazzino, le aziende possono effettuare una migliore gestione dell’inventario.

Digitalizzazione: imprescindibile per il trasporto delle merci

La digitalizzazione è basilare per garantire efficienza e conformità nel trasporto della merce. La lettera di vettura può trarre vantaggio da strumenti come i software di gestione magazzino (WMS) che, ottimizzando le operazioni logistiche, diminuiscono gli errori nella distribuzione dei prodotti. Soluzioni come Easy WMS di Mecalux si distinguono per la loro capacità di offrire una gestione razionale delle scorte.

Il WMS del magazzino invia istruzioni al personale per assicurare che ogni ordine includa tutti gli articoli richiesti dai clienti. Inoltre, registra automaticamente i dettagli necessari per completare la lettera di vettura, come la descrizione, la quantità, il peso e le condizioni di trasporto delle merci. Il software di gestione genera anche report di spedizione che forniscono un riepilogo cartaceo di ogni ordine in uscita. Ciò non solo fa risparmiare tempo, ma limita anche gli errori, contribuendo a una gestione delle spedizioni più veloce e sicura.

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