Kaizen: l'arte di cambiare in meglio la tua azienda

La filosofia kaizen, i cui principi iniziarono ad essere applicati alla fine degli anni Quaranta,  è diventata popolare tra i dirigenti del settore manifatturiero giapponese negli anni Ottanta. Da allora, si è consolidata come uno strumento chiave affinché le aziende migliorino continuamente i loro processi e raggiungano livelli più elevati di efficienza.

Cos’è il metodo kaizen e a cosa serve?

La parola kaizen deriva dal giapponese kai (改), che significa cambiamento o revisione, e zen (善), che si traduce come virtù o bontà. In altre parole, implica “cambiare in meglio”. Si tratta di un metodo che punta all’eccellenza operativa e al miglioramento continuo in tutte le aree delle aziende attraverso modifiche nella maniera di lavorare. Lo scopo del kaizen è che le aziende dispongano di sistemi organizzativi che permettano loro di raggiungere i propri obiettivi a lungo termine. A tal fine, questa filosofia è strettamente collegata al lean manufacturing, che promuove un ambiente di lavoro inclusivo e partecipativo, in cui le idee aiutano a ridurre le inefficienze e a incrementare la produttività.

Origine del metodo kaizen

Il kaizen iniziò a svilupparsi in Giappone subito dopo la Seconda Guerra Mondiale. La popolazione si rese presto conto che, con la scarsità di cibo ed energia e con l’industria danneggiata, non avrebbe potuto continuare a utilizzare i processi produttivi adottati fino a quel momento se voleva andare avanti. Il termine si collega alla Union of Japanese Scientists and Engineers (JUSE) e, più avanti, negli anni Ottanta, fu reso popolare dal consulente di gestione Masaaki Imai, fondatore del Kaizen Institute.

Nonostante le sue origini giapponesi, esperti statunitensi di gestione della qualità come William Edwards Deming (conosciuto per il ciclo di Deming) e Joseph Duran ebbero un ruolo importante nella creazione del kaizen. Entrambi visitarono il Giappone per condividere le loro conoscenze sul controllo della qualità e sulla gestione statistica dopo la guerra e le aziende giapponesi integrarono le loro idee nei propri metodi di lavoro.

Quali sono le 5 S della filosofia kaizen?

Il concetto di kaizen si basa su cinque parole giapponesi che iniziano con la lettera “S” (le 5S), ovvero Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke:

• Classificazione (Seiri): il punto di partenza è eliminare tutto ciò che è inutile e che non apporta valore. Oltre a liberare spazio, questo passo evita aspetti che complicano l’efficienza dell’organizzazione.
• Ordine (Seiton): l’ordine è uno strumento per la produttività. Mantenere ogni elemento al suo posto facilita un flusso di lavoro senza interruzioni e minimizza il tempo perso nelle ricerche.
• Pulizia (Seiso): oltre a rendere l’ambiente di lavoro più piacevole, la pulizia aumenta la sicurezza poiché, con meno rumore visivo, è più facile individuare e correggere eventuali guasti o errori. Questo contribuisce al miglioramento continuo.
• Standardizzazione (Seiketsu): implica il mantenimento dei primi tre passaggi (Seiri, Seiton e Seiso) attraverso standard e controlli visivi che garantiscano il rispetto delle buone pratiche e il mantenimento dell'ordine.
• Autodisciplina (Shitsuke): deve esistere un impegno per evolvere verso una filosofia di lavoro migliore e garantire la trasformazione.

10 principi per perfezionare i processi con kaizen

Sebbene le 5S costituiscano le fondamenta del kaizen, questo pensiero e la sua implementazione possono essere riassunti anche nel seguente decalogo:

1. Lasciare da parte le supposizioni e mettere in discussione le pratiche attuali, assumendo che esista sempre un margine di miglioramento. Il progresso è costante e inesauribile.
2. È richiesta proattività nella risoluzione dei problemi. Si tratta di trovare modi per apportare miglioramenti prima di scartarli e di estrapolare idee dalle situazioni di difficoltà.
3. Bisogna costruire in positivo invece che in negativo. Ossia, anziché specificare come non si deve fare un’attività, bisogna spiegare come eseguirla e dettagliare i passaggi necessari per raggiungerla.
4. Gli errori devono essere risolti nel momento in cui si verificano, senza posticiparne la correzione.
5. Prima di introdurre cambiamenti, bisogna arrivare alla radice del problema per comprenderne le cause. Solo così si potranno risolvere.
6. Il cambiamento deve dare priorità alle idee che favoriscono il buon funzionamento dell’azienda, senza cadere nel perfezionismo che può risultare controproducente e paralizzare i processi.
7. Le aziende devono incoraggiare ambienti in cui tutti i lavoratori possano proporre o suggerire idee di miglioramento, ovvero, dove tutti possano contribuire.
8. È preferibile considerare le idee di dieci persone piuttosto che aspettare un’idea geniale da una sola. 
9. Dopo aver implementato un cambiamento, i risultati devono essere verificati mediante metriche che consentano di valutarne l’efficacia. Se funziona, il passo successivo è standardizzare questa modifica e applicarla ad altre aree.
10. I problemi devono essere risolti in situ. Con genchi genbutsu, cioè “andando a vedere le cose di persona”, si riesce a comprendere la gravità delle situazioni e a prendere misure per correggerle.

Vantaggi del kaizen nelle aziende

L'adozione del metodo kaizen promuove una cultura di miglioramento continuo e offre numerosi vantaggi alle organizzazioni che seguono i suoi consigli:

• Aumento dell’efficienza: eliminare passaggi ripetuti e ridondanti rende la produzione e la distribuzione più veloci e si adattano meglio alle richieste del mercato.
• Contenimento dei costi: l’uso responsabile delle risorse dell’azienda, concentrandosi su ciò che è veramente fondamentale, genera un effetto positivo sul bilancio finale.
• Maggiore qualità: gli sforzi per individuare i problemi presenti e ottimizzare i processi contribuiscono a ottenere prodotti e servizi che soddisfano i clienti.
• Flessibilità: essendo più resilienti, le aziende possono adattarsi più rapidamente ai cambiamenti e agli imprevisti, ottenendo così un vantaggio competitivo.
• Sviluppo delle competenze: il metodo kaizen incentiva la formazione dei lavoratori per la loro crescita professionale, permettendogli di partecipare a vari progetti e di dirigere iniziative.
• Ambiente di lavoro positivo: gli ambienti che coinvolgono e motivano i collaboratori favoriscono lo scambio di idee. Questo si traduce in un maggiore senso di appartenenza e in lavoratori che apportano più valore all’azienda.
• Ambienti più sicuri. L’eliminazione di passaggi inutili e l’implementazione di processi più efficienti diminuiscono i rischi sul posto di lavoro.

Esempi di aziende che utilizzano il kaizen

Diversi gruppi tecnologici asiatici, tra cui Samsung, hanno adottato pratiche ispirate alla filosofia kaizen, come le passeggiate gemba, un’altra pratica comune tra i dirigenti. Consiste nell’essere testimoni della quotidianità del luogo dove si crea valore nell’organizzazione, e non solo quando si presenta un problema. In questo modo, i manager possono valutare le otto aree in cui si verificano più inefficienze nelle aziende, facilmente ricordabili con l’acronimo timwoods: Trasporto, Inventario, Movimento, Attesa, Sovraprocessamento, Sovrapproduzione, Difetti e Abilità.

Nestlé, leader mondiale nel settore alimentare e delle bevande, è stata una delle prime multinazionali alimentari ad applicare il metodo kaizen. Grazie a questa filosofia, ha ridotto gli sprechi generati nei suoi impianti e ha evitato ore di inattività nei suoi processi. L’azienda si caratterizza per la capacità di adottare il cambiamento al fine di migliorarsi continuamente e ha scelto di utilizzare magazzini automatici Mecalux per massimizzare le prestazioni dei suoi centri di produzione nel corso degli anni.

In Mecalux promuoviamo l’ordine e l’efficienza nei cicli operativi con sistemi di stoccaggio, impianti automatici e soluzioni digitali direttamente allineate con la filosofia kaizen. Inoltre, collaboriamo con i nostri clienti per installare Easy WMS, il software di gestione magazzino che risponde alle esigenze specifiche di ogni azienda. Se desideri potenziare la tua supply chain, non esitare a contattarci: saremo felici di aiutarti a ottimizzare la tua logistica.