IRA: cos'è questo indicatore logistico e in cosa si differenzia dall'LRA?

L'IRA è un indicatore di fondamentale importanza per pianificare e organizzare meglio i flussi di lavoro e la movimentazione delle merci, così come le attività logistiche. Di fatto, la gestione dell'inventario costituisce l'asse portante di qualsiasi azienda, perché influisce sulle altre attività che si svolgono nel magazzino. Un controllo efficace dello stock facilita la tracciabilità del prodotto, l'individuazione dei costi aggiuntivi e il rilevamento di errori e inefficienze.

In questo articolo spiegheremo che cos'è, a cosa serve e come si calcola questo KPI, oltre ad analizzare come migliorarlo in un magazzino e a esaminare un esempio pratico.

Che cos'è l'IRA?

L'accuratezza del registro dell'inventario (in inglese, IRA o Inventory Record Accuracy) è un indicatore che misura la corrispondenza tra l'inventario registrato nel sistema di un'azienda e l'inventario fisico. Questa cifra esprime il grado di affidabilità dei dati registrati rispetto alla realtà. Quanto maggiore è il livello di accuratezza del registro dell'inventario, tanto maggiore è la fiducia che l'azienda può riporre nelle informazioni disponibili per prendere decisioni operative e strategiche.

L'uso dell'IRA nella logistica è di grande importanza, poiché consente di ottimizzare i processi e migliorare la soddisfazione dei clienti. Mantenere un IRA elevato aiuta a evitare rotture di stock, ridurre gli errori nella preparazione degli ordini e velocizzare la pianificazione degli acquisti e dei rifornimenti.

Come si calcola l'IRA? (formula)

Per calcolare l'IRA è necessario effettuare prima un inventario fisico, ovvero confrontare le quantità e le caratteristiche delle merci con quelle riportate nel registro o nel sistema informatico dell'azienda. Questo processo permette di individuare eventuali discrepanze tra i dati contabilizzati e la situazione reale dell'inventario, rilevando al contempo gli errori nella ricezione, nello stoccaggio o nella preparazione degli ordini.

L'IRA si ottiene confrontando la quantità totale di stock presente nel magazzino con quella indicata dal programma di inventario dell'azienda (il software di gestione magazzino o strumenti simili). La differenza tra le due quantità determina la percentuale di accuratezza. Quanto minore è la discrepanza tra i due valori, tanto maggiore sarà il livello di accuratezza del registro dell'inventario. La formula dell'IRA è la seguente:

Le unità corrette sono quelle la cui quantità registrata nel sistema coincide pienamente con il conteggio fisico. Il totale delle unità verificate corrisponde invece all'insieme delle unità controllate durante il conteggio.

Un livello adeguato di IRA in un magazzino è generalmente compreso tra il 95 e il 100%, mentre negli ambienti logistici più avanzati può raggiungere valori prossimi al 98% o addirittura al 99%, a dimostrazione di una maggiore corrispondenza tra l'inventario registrato e quello reale.

Esempio pratico di come calcolare l'IRA

A titolo di esempio, immaginiamo che un magazzino registri nel proprio software di gestione magazzino (WMS) un totale di 100 unità di un determinato prodotto. Per verificare l'accuratezza dei registri, il personale effettua un inventario fisico e conta le unità stoccate nelle ubicazioni corrispondenti. Dopo il conteggio, si scopre che in realtà sono presenti 96 unità.

Applicando la formula dell'accuratezza dell'inventario, il calcolo sarebbe il seguente:

Ciò significa che l'inventario presenta un'accuratezza del 96%. Analizzando i risultati, si osserva una discrepanza di 4 unità tra l'inventario registrato nel sistema e quello reale, che può essere dovuta a errori di immissione dei dati o a movimenti della merce non aggiornati correttamente.

A cosa serve l'IRA come KPI nella gestione dell'inventario

L'indicatore IRA è un KPI di inventario fondamentale, perché consente di misurare l'affidabilità delle informazioni presenti nel sistema rispetto all'inventario fisico del magazzino. Un'accuratezza elevata dell'inventario significa che le quantità teoriche coincidono con quelle reali, facilitando una pianificazione più precisa degli acquisti, dei rifornimenti e della preparazione degli ordini.

Questo indicatore aiuta inoltre a rilevare gli errori operativi in processi come la ricezione delle merci, lo stoccaggio o il picking. Mantenere un IRA elevato aiuta a prevenire le rotture di stock, ridurre l'eccesso di inventario e migliorare il servizio clienti. Allo stesso modo, disporre di dati affidabili consente di prendere decisioni logistiche e finanziarie con maggiore sicurezza.

In definitiva, l'IRA nella logistica agisce come un termometro dell'efficienza della gestione dell'inventario. Quando i registri e l'inventario fisico coincidono, l'azienda è in grado di ottimizzare le proprie attività, velocizzare il coordinamento tra i reparti e garantire un maggiore controllo sullo stock disponibile. Al contrario, ignorare queste discrepanze può aumentare i costi fino al 95,3%. Lo dimostra la ricerca condotta da Fabian Akkerman, Dennis Prak e Martijn Mes, docenti dell'Università di Twente (Paesi Bassi).

Problemi derivanti da un IRA basso

Un IRA basso indica che il registro dell'inventario non corrisponde alla realtà del magazzino. In questo caso si possono verificare due scenari:

• Registro superiore allo stock reale. Se la quantità registrata nel sistema è superiore al numero di unità presenti nel magazzino, l'azienda corre il rischio di incorrere in una cosiddetta rottura di stock. In altre parole, non può evadere gli ordini dei clienti perché non dispone delle referenze richieste nelle quantità e nelle condizioni desiderate e non conosce l'accuratezza dell'inventario.
• Registro inferiore allo stock reale. Quando la quantità di prodotti registrata è inferiore a quella presente nel magazzino, questo scenario comporta conseguenze negative, poiché può determinare un aumento dei costi di stoccaggio, un deterioramento della merce o una riduzione dei margini di profitto.

Differenze tra IRA (Inventory Record Accuracy) ed LRA (Location Record Accuracy)

Oltre a capire che cos'è l'accuratezza del registro dell'inventario, è utile conoscere la differenza tra IRA ed LRA, due indicatori utilizzati nella logistica per valutare l'affidabilità dei dati del magazzino. Mentre l'IRA misura la corrispondenza tra l'inventario registrato e quello fisico, l'LRA si concentra sulla verifica che i prodotti si trovino nelle ubicazioni assegnate loro dal sistema.

Nel caso dell'IRA, l'indicatore rileva le discrepanze tra le quantità contabilizzate e quelle reali, aiutando a individuare gli errori in operazioni come la ricezione delle merci, lo stoccaggio o la preparazione degli ordini.

L'LRA nella logistica valuta se i prodotti indicati nel sistema sono stoccati nelle posizioni corrette all'interno del magazzino. A tal fine si ricorre a una verifica incrociata, ovvero al confronto tra le informazioni registrate nel sistema e il controllo fisico delle ubicazioni durante le ispezioni o i conteggi.

In questo modo, mentre l'IRA si concentra sulla quantità di inventario, l'LRA è orientato alla corretta localizzazione dei prodotti; i due indicatori si completano a vicenda per rafforzare il controllo dell'inventario e l'affidabilità dei dati del magazzino.

Come migliorare l'IRA in un magazzino

Il modo migliore per controllare lo stock e ottenere un'elevata accuratezza dell'inventario consiste nell'utilizzare un software di gestione magazzino come Easy WMS di Mecalux. Questi software, dotati di funzionalità avanzate per la gestione dell'inventario, offrono una visibilità e una tracciabilità complete dello stock, consentendo al responsabile della logistica di accedere a informazioni veritiere e in tempo reale sullo stato delle quantità disponibili.

Inoltre, l'implementazione di soluzioni di automazione intralogistica — come sistemi automatici di stoccaggio o trasportatori — contribuisce a ridurre gli errori umani e a migliorare la tracciabilità delle operazioni, incidendo positivamente sull'accuratezza dell'inventario.

D'altra parte, un WMS come Easy WMS facilita lo svolgimento degli inventari fisici, un'attività fondamentale per calcolare l'IRA. Il sistema può generare automaticamente le richieste di conteggio e creare le attività necessarie affinché gli operatori verifichino determinate ubicazioni o contenitori. In questo modo, il personale riceve istruzioni precise sui propri terminali di lavoro per effettuare l'inventario dello stock presente nel magazzino e confrontarlo con i registri del sistema.

Quando, per esempio, si effettua un controllo manuale dell'inventario con Excel, gli operatori devono aggiornare manualmente le variazioni dello stock, aumentando la probabilità di commettere errori. Al contrario, i software di gestione magazzino, come Easy WMS di Mecalux, registrano automaticamente i movimenti della merce quando gli operatori eseguono le operazioni nel magazzino — per esempio, scansionando i codici a barre o confermando le attività tramite terminali a radiofrequenza o RFID —, riducendo al minimo l'inserimento manuale dei dati nel sistema.

L'importanza dell'IRA per una supply chain efficiente

Aumentare l'indice di accuratezza dell'inventario influisce positivamente su tutte le attività che si svolgono nella supply chain, assicurando maggiore fluidità nelle operazioni ed evitando interruzioni. Inoltre, ottenere un inventario privo di errori favorisce anche un migliore sfruttamento delle risorse del magazzino, oltre a una pianificazione più efficace.

L'IRA è diventato un indicatore fondamentale per valutare l'affidabilità dei registri e garantire un controllo preciso. Un elevato livello di accuratezza limita le problematiche, riduce le rotture di stock e favorisce il coordinamento tra le diverse aree della supply chain.