Inventario di magazzino: come gestirlo e controllarlo

L'inventario di magazzino è uno strumento essenziale per una gestione efficiente della supply chain. Consente alle aziende di monitorare i livelli delle scorte, identificare gli articoli che si vendono rapidamente e prendere decisioni informate su quando e quanto ordinare. Le principali attività propriamente svolte in un’installazione logistica, come il ricevimento, lo stoccaggio o la spedizione degli articoli, ruotano attorno all'inventario del magazzino.

Che cos'è l'inventario di un magazzino?

L'inventario di un magazzino è il processo di controllo delle merci mediante il quale si registra e si monitora il rapporto di tutte le scorte e i materiali presenti in una determinata installazione in un dato momento. Questo insieme di materie prime o prodotti può essere destinato a una fase della fabbricazione oppure rimanere stoccato fino alla sua spedizione a un negozio, un acquirente o un cliente finale.

Questo elenco dettagliato riporta, come minimo, la quantità di ogni referenza presente nel magazzino e la sua ubicazione, ma può includere anche altri aspetti di questi articoli, come il costo di acquisto, il prezzo di vendita al pubblico o una descrizione.

Cosa bisogna considerare quando si effettua l'inventario di un magazzino?

Esistono diversi modi per svolgere questa attività fondamentale per il controllo delle scorte nel magazzino. Il primo aspetto da valutare è la portata dell'inventario, che può essere parziale, riguardando solo un’area specifica (una posizione, uno scaffale o un capannone) oppure totale, fornendo una panoramica completa dello stato attuale del magazzino e dello stock disponibile. Tuttavia, se non si dispone di un software di gestione magazzino (WMS) o di un sistema di gestione dell'inventario, il compito può risultare faticoso e durare anche diversi giorni.

In secondo luogo, è importante prestare attenzione alla quantità di informazioni a disposizione del personale prima di elaborare l'inventario. In base a queste conoscenze preliminari, l'inventario può essere classificato in tre modelli:

• Inventario cieco: in questa modalità, il conteggio viene effettuato senza alcuna informazione preliminare sui prodotti, ma solo con un elenco delle ubicazioni. Senza un WMS, può essere necessario analizzare grandi volumi di dati, impiegando  molte ore o addirittura giorni.
• Inventario informato: in questo caso si verifica il contrario, l’operatore dispone di tutti i dati necessari, il che gli permette di controllare che l’elenco sia corretto o individuare eventuali discrepanze.
• Inventario parzialmente informato: viene fornita l'ubicazione e il riferimento di ciascun prodotto, ma non la quantità, il che obbliga a ripetere il conteggio. Questo è il procedimento più comune.

Tipi di inventario del magazzino

L’inventario può essere classificato in diverse forme, ma una delle più comuni è secondo la periodicità:

• Inventario a rotazione: consiste nel realizzare un nuovo conteggio delle referenze in modo sequenziale e senza interrompere l'attività del magazzino. Di solito viene effettuato durante le ore con minor carico di lavoro, per interferire il meno possibile. 
• Inventario periodico: se il conteggio delle ubicazioni viene fatto manualmente, bisogna interrompere completamente le operazioni del magazzino, per questo motivo si programma generalmente una sola volta all'anno. Molte aziende approfittano dei primi giorni di gennaio per eseguirlo, ma può essere effettuato anche più volte durante l’anno.
• Inventario permanente: affidarsi a un software di gestione magazzino, come Easy WMS di Mecalux, consente di controllare e ottimizzare tutti i processi e le risorse in tempo reale. Il programma monitora ogni movimento della merce, così come i terminali a radiofrequenza utilizzati dagli operatori.

Come si effettua l’inventario in un magazzino?

Sapere come fare l’inventario del magazzino è cruciale per organizzare, monitorare e controllare il movimento e il flusso degli articoli all’interno dell’installazione. L’ottimizzazione dello spazio disponibile e il suo uso determinano una gestione efficiente del magazzino.

Ecco alcuni consigli per realizzare l’inventario in modo manuale o automatico. È bene sottolineare che, in genere, optare per la digitalizzazione garantisce una migliore evasione degli ordini:

• Scegliere la periodicità: conviene stabilire ogni quanto tempo verrà effettuato l’inventario, soprattutto se non si dispone di un sistema come un WMS in grado di mantenere queste informazioni aggiornate in tempo reale.
• Classificare per tipi e zone: suddividere il magazzino in diverse aree a seconda della natura dei prodotti, alla loro origine o alla loro destinazione finale può facilitare un controllo ottimale dell’inventario.
• Verificare i dati: un altro vantaggio dell’inventario di magazzino è la possibilità di esaminare i dati raccolti durante questa operazione. La loro analisi rende più semplice la presa di decisioni economiche corrette e consente di individuare quali articoli funzionano meglio o quali referenze vengono poco utilizzate.

Come ottimizzare la gestione dell’inventario?

Oltre a digitalizzare le operazioni logistiche con un WMS, esistono diverse buone pratiche che mirano a migliorare la gestione degli inventari:

• Formare i lavoratori. Se gli operatori dispongono di strumenti che li aiutano nel conteggio, i risultati saranno più affidabili e la logistica dell’azienda sarà più efficiente. Le imprese preferiscono implementare software intuitivi e facili da usare.
• Prevedere la domanda. Stimando quanti prodotti richiederanno i clienti attuali o futuri, è possibile elaborare una previsione dell’inventario e cercare di anticiparne le esigenze. Questa analisi predittiva si basa su dati storici e altri.
• Affidarsi all’automazione. Controllare e ottimizzare i processi e le risorse con un software di gestione magazzino come Easy WMS massimizza le prestazioni e la redditività di queste strutture.

Il processo di inventario di Dr. Gab's

Sono molteplici i vantaggi derivaticonteggio dell'inventario e altrettanti i casi di gestione dell'inventario da cui trarre esempio, ma il birrificio artigianale svizzero Dr. Gab's è un esempio lampante di gestione efficiente dell'inventario. Con una produzione di oltre 1,8 milioni di litri di birra all'anno, nel suo magazzino stocca materie prime e bevande, pronte per essere spedite ai clienti. Grazie alla digitalizzazione, l’azienda ha una visione affidabile e in tempo reale di tutti i suoi prodotti e dispone di più tempo per innovare la propria gamma di birre: “Abbiamo riscontrato grandi vantaggi dall'installazione di Easy WMS: prima, la gestione dell'inventario richiedeva da uno a due giorni, mentre ora la completiamo in una o due ore”, spiega Reto Engler, responsabile della produzione e della supply chain di Dr. Gab's.

Migliora la gestione del magazzino e dell'inventario con Mecalux

In Mecalux aiutiamo a migliorare i cicli operativi di tutti i tipi di magazzini con sistemi di stoccaggio, impianti automatici e soluzioni tecnologiche. Collaboriamo inoltre con i nostri clienti per personalizzare il software di gestione magazzino in base alle esigenze specifiche di ogni azienda e li aiutiamo a mantenere un controllo completo dell'inventario. Se desideri potenziare la tua supply chain, non esitare a contattarci: ti aiuteremo a ottimizzare la tua logistica.