Software di gestione inventario: lo strumento per mantenere lo stock sotto controllo

13 luglio 2021

Un software per inventario che consenta di gestire efficacemente lo stock può fare la differenza tra una vittoria o una sconfitta commerciale di fronte alla concorrenza.

Alcune aziende registrano ancora manualmente i loro asset utilizzando carta e penna. Altre, invece, controllano lo stock con Excel. Entrambi i metodi sono poco affidabili a causa dell’ampio margine di errore umano; inoltre, sono estremamente costosi. Perché? Richiedono molto tempo e risorse che potrebbero essere dedicate ad altre attività.

In questo articolo, spieghiamo che cos’è un software di gestione inventario, quali vantaggi apporta e soprattutto come funziona utilizzando, come esempio, il programma Easy WMS di Mecalux.

Che cos’è un software di gestione inventario

Un software di gestione inventario è un programma creato per supportare e semplificare la gestione dell’inventario di un’azienda. In che modo? Contabilizzando i beni tangibili che un’azienda utilizza per produrre o soddisfare la domanda dei clienti. A tal fine, il programma tiene conto delle entrate e delle uscite degli articoli prodotti nei vari impianti, nei punti vendita, nei magazzini ecc. 

Quindi, il software di gestione inventario consente una gestione dello stock efficiente e in tempo reale al fine di ottimizzare lo stato dei diversi tipi di merce, garantendo un aggiornamento costante delle scorte e indicando continuamente gli ordini da preparare.

I vantaggi di gestire l’inventario con un software

L’implementazione di un software inventario in un’azienda offre in particolare i seguenti vantaggi logistici: 

  • Controllo dello stock. Conoscendo con esattezza lo stato della merce in magazzino (quali prodotti sono presenti e in quale quantità) si evitano acquisti inutili e si può disporre di scorte di sicurezza in grado di prevenire le rotture di stock
  • Incremento delle vendite. Con un software di gestione inventario si riduce il rischio di non portare a termine gli ordini, una situazione che nel breve e medio termine si traduce in un aumento delle vendite.
  • Soddisfazione e fidelizzazione dei clienti. La gestione efficiente dell’inventario è indispensabile per rispettare i termini di consegna e soddisfare il cliente. 
  • Ottimizzazione del tempo. Perché riservare tempo alla gestione dell’inventario quando è possibile automatizzarlo? In questo modo, si favorisce la ridistribuzione delle risorse su attività più produttive e necessarie. 
  • Taglio dei costi. Fissare dei massimi e dei minimi di stock contribuisce a ridurre i costi logistici. Inoltre, un software di gestione inventario permette di ridurre i volumi di stock e, di conseguenza, di risparmiare sui costi di stoccaggio.
  • Scalabilità del business. La gestione dell’inventario si complica proporzionalmente all’aumento delle dimensioni e dell’attività di un’azienda. Con un software di gestione inventario, è più facile adeguarsi alle variazioni della domanda e, allo stesso tempo, pianificare una strategia per il futuro. 

Ciò contribuisce a una migliore pianificazione logistica, aumentando la produttività e riducendo gli errori ai fini di una totale soddisfazione dei clienti. 

Come funziona un software di gestione inventario?

II funzionamento di un software di gestione inventario può variare a seconda del programma. Tuttavia, in genere, bisogna seguire una serie di passaggi. Per spiegare come si utilizzano questi sistemi, abbiamo scelto Easy WMS, un software sviluppato da Mecalux.

Entrata degli articoli

Prima di tutto, occorre inserire le informazioni relative agli articoli trattati dall’azienda nel database di un software come Easy WMS: descrizione, unità di misura, attributi, immagine, peso ecc. È importante distinguere tra articolo e stock. L’articolo è un elenco generale di caratteristiche del prodotto (dimensioni, peso, caratteristiche, ecc.), mentre con stock si intendono le unità fisicamente presenti nel magazzino, negozio o stabilimento.

Le informazioni degli articoli vengono inserite nel database del software gestione di inventario
Le informazioni degli articoli vengono inserite nel database del software gestione di inventario

Creazione dell’etichetta dell’articolo

Con le informazioni inserite nel database, Easy WMS crea un’etichetta per ogni articolo. Per impostazione predefinita, l’etichetta comprende come minimo il codice articolo. Come opzione, può comprendere anche una breve descrizione. Le etichette vengono stampate da un PC o dai terminali a radiofrequenza e poi apposte allo stock esistente.

L’etichetta di ogni articolo viene applicata allo stock presente in magazzino
L’etichetta di ogni articolo viene applicata allo stock presente in magazzino

Stock in entrata

È necessario inserire nel sistema tutto lo stock con cui opera il magazzino. Oltre agli attributi logistici e allo stato di ciascuno, un software di gestione inventario come Easy WMS consente di eseguire una serie di attività relative allo stock in magazzino, tra cui:

  • Inserimento e rimozione dello stock: è molto facile creare o eliminare stock quando si rileva un’incongruenza. 
  • Consultazione dello stock: è possibile consultare tutte le informazioni sullo stock presente in magazzino. 
  • Adeguamento dello stock: è possibile correggere qualsiasi dato relativo allo stock. 
  • Cambio di ubicazione o di contenitore: l’ubicazione dello stock può essere modificata. 
  • Stampa delle etichette: creazione dell’etichetta dell’articolo a cui appartiene lo stock.
Ogni variazione nell’inventario deve essere registrata nel software
Ogni variazione nell’inventario deve essere registrata nel software

Ricevimento dello stock

Ogni volta che si riceve merce in magazzino, si devono registrare le quantità in entrata al fine di aggiornare l’inventario permanente. Si possono eseguire diverse funzioni: 

  • Controllo delle merci del fornitore. Si tratta del processo standard che si applica a ogni tipo di merce in entrata.
  • Controllo di contenitori completi monoreferenza. Si riferisce alla merce che arriva in magazzino su pallet con una sola referenza. Il processo è più veloce perché il WMS registra lo stock per blocchi.
  • Gestione entrate di unità di carico multireferenza. Gestisce le entrate di pallet che contengono varie referenze, in tal modo ogni SKU viene registrato separatamente.
  • Flussi logistici in entrata pianificati. Noto come ASN (Advanced Shipping Notice), il sistema riceve in anticipo, dall’applicazione ERP, una notifica sulla merce in arrivo . 
  • Flussi logistici in entrata non pianificati. Dal terminale a radiofrequenza si apre un ordine di stock in entrata non pianificato nel sistema. 

Dopo aver ricevuto correttamente la merce, il WMS indica all’operatore (o a una macchina nel caso di un magazzino automatico) dove ubicarla, segnalando i passaggi successivi da seguire.

 

Gestione dei contenitori

Un contenitore è una scatola o un pallet identificato da un codice e in genere provvisto di etichetta. Easy WMS offre informazioni sui contenitori utili per l’inventario del magazzino. Di particolare utilità è la funzione di riubicazione, che viene utilizzata se si intende cambiare l’ubicazione di un contenitore. Esistono varie opzioni:

  • Automatica: il sistema tenta di trovare una nuova ubicazione al contenitore nel magazzino, applicando le strategie di ubicazione.
  • A una corsia: il sistema tenta di trovare una nuova ubicazione al contenitore nella corsia prescelta, applicando le strategie di ubicazione.
  • A una ubicazione: il sistema tenta di trovare una nuova ubicazione al contenitore in una precisa ubicazione. Verranno considerate valide solo le ubicazioni in cui il contenitore entra fisicamente (per tipo, altezza, peso, ecc.).
 

Gestione delle ubicazioni

Easy WMS offre una visibilità totale delle ubicazioni del magazzino e dei suoi principali attributi, nonché la possibilità di svolgere compiti amministrativi relativi alle ubicazioni del magazzino. Partendo dai dati inseriti nel sistema, Easy WMS classifica il prodotto e applica una serie di parametri di ubicazione predefiniti dal Responsabile del Magazzino. Successivamente, il software elabora una strategia di ubicazione corretta che persegue uno slotting efficiente. 

Conteggi

Easy WMS monitora automaticamente i prodotti del magazzino in entrata e in uscita. Analogamente, è consigliabile effettuare conteggi periodici per verificare l’assenza di incongruenze nel sistema (per disattenzioni, furti ecc.) Un software di gestione inventario come Easy WMS consente di: 

  • Organizzare conteggi non pianificati. Quando desiderato, è possibile contabilizzare i contenitori (pallet, scatole, ecc.), oppure i singoli articoli.
  • Conteggio per ubicazione. Definire le zone del magazzino in cui effettuare il conteggio (ad esempio, per gli inventari a rotazione).
  • Fissare parametri di priorità. Ad esempio, livello di rotazione, costo unitario, data di scadenza, numero di lotto, ecc. La finalità è eseguire l’inventario a partire dai prodotti più rilevanti per l’azienda.
  • Integrare tutti i dispositivi di scansione. Facile integrazione, tra l’altro, con terminali a radiofrequenza e sistemi di picking vocale.

L’inventario è così associato al registro delle vendite, per cui ogni volta che un prodotto viene venduto, il sistema lo sottrae dallo stock inserendo il valore della vendita. In questo modo, si può contare su un registro costantemente aggiornato sugli articoli dell’inventario, che fornisce informazioni sulla merce disponibile e sui prodotti che stanno per terminare. Tutti i dati possono essere trasformati in informazioni utili con il modulo Supply Chain Business Intelligence di Easy WMS che segmenta e struttura l’enorme quantità di dati prodotti giornalmente in un magazzino.

Collegamento con altri magazzini e negozi

Si possono collegare gli inventari di diversi magazzini e negozi fisici della società allo scopo di gestire tutto l’inventario dell’azienda in modo centralizzato. A tal fine, Mecalux offre il modulo Store Fulfillment, che integra il WMS del magazzino con i terminali dei punti vendita. Con questo software si sincronizzano le attività del magazzino e dei negozi, migliorando il picking, il riassortimento e il trasferimento della merce tra negozi (vengono inviati automaticamente i prodotti nel negozio per mantenere un certo livello di stock).

Il modulo Store Fulfillment sincronizza l’inventario del magazzino con quello dei negozi fisici
Il modulo Store Fulfillment sincronizza l’inventario del magazzino con quello dei negozi fisici

 

Il software di gestione inventario, strumento fondamentale per la competitività dell’azienda

Un software di gestione inventario garantisce efficienza logistica, permettendo di offrire un servizio ottimale e trasformandosi in un investimento a lungo termine che fornisce importanti vantaggi. Con l’ausilio di un software di questo tipo, ogni azienda sarà in grado di controllare le risorse disponibili nel proprio magazzino, conoscerà la posizione esatta di ciascun articolo, monitorerà i prodotti in entrata e in uscita e potrà prevedere il riassortimento della merce prima che si esaurisca.

Il software gestionale Easy WMS è stato progettato per qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore e dalle dimensioni. Se ritieni che sia arrivato il momento di migliorare la gestione dell’inventario o desideri saperne di più delle soluzioni software di Mecalux, contattaci. Saremo lieti di aiutarti a gestire l’inventario con efficienza e a potenziare la tua attività.