Scegliere software magazzino

Programma di gestione del magazzino: 7 step per sceglierlo e implementarlo correttamente

10 ottobre 2018

L'implementazione di un software di gestione del magazzino rappresenta uno snodo cruciale per un'azienda. Le caratteristiche e le funzionalità del programma contribuiranno al miglioramento delle singole fasi operative e, a livello più globale, determineranno un incremento dell'efficienza dei processi.

Quando si tratta di scegliere e implementare un programma di gestione del magazzino, è opportuno seguire un percorso ben definito ed evitare scelte affrettate che non si basano sull'analisi della situazione reale.

Usa i nostri 7 step per sentirti più sicuro al momento della scelta del software.

1. Individua i limiti del tuo software attuale

Il primo step consiste nel fare un bilancio del programma di gestione del magazzino che stai usando al momento: potrebbe rendere meglio? Copre tutte le funzioni di cui hai bisogno? Quali aspetti vorresti preservare nel passaggio a un nuovo programma?

Dato che esiste una netta differenza tra un WMS, WCS e WES, meglio pianificare le domande per capire se stai procedendo nella direzione corretta o meno.

2. Assumi un Project Manager

Per assicurarti che l'implementazione del programma magazzino avvenga nei modi e nei tempi previsti, ti consigliamo di designare un Project Manager.

Questa figura professionale darà fluidità al progetto occupandosi direttamente della conduzione operativa. Il PM si incaricherà anche del raggiungimento degli obiettivi valutando e gestendo opportunamente i rischi associati al progetto.

Affidarsi a un Project Manager significa delegare a una persona la responsabilità di analisi e gestione dell'intero processo. È una questione cruciale, dato che ti permetterà di guadagnare lucidità al momento della scelta.

Team a lavoro sull'implementazione di un programma per la gestione del magazzino.
Team a lavoro sull'implementazione di un programma per la gestione del magazzino.

3. Confronta le specifiche tecniche

Fai un'analisi delle tue esigenze presenti e degli obiettivi attuali e futuri. Raccogli tutti i dati necessari per determinare quale programma si adatterà meglio ora, ma che non ostacoli una possibile crescita. Tieni in considerazione il volume di ordini, i picchi stagionali, il metodo di spedizione e la rapidità dello svolgimento delle distinte fasi.

Il programma di gestione magazzino deve possedere le specifiche tecniche che assicurino il raggiungimento dei goal della tua azienda. Assicurati che la relazione goal-specifiche sia compatibile per poter comunicare ai system integrator le tue aspettative sul software.

4. Lancia un bando

Invia il documento con le specifiche tecniche a più aziende che si dedicano allo sviluppo e implementazione di software. Invialo solo ai provider che possono realmente sviluppare il prodotto adatto alle tue esigenze.

Dalla creazione di una gara d'appalto (tender) otterrai differenti proposte commerciali. Non solo ci guadagnerai in termini di costi, ma disporrai di tutti i dettagli sulle funzionalità di più prodotti per poterli mettere a confronto.

Sei arrivato alla metà del percorso, meglio fare rapidamente il punto sulla situazione. Arrivato al quarto step hai già:

  • Realizzato un'analisi del programma gestionale che stai usando attualmente.
  • Puoi contare su un Project Manager.
  • Hai individuato le specifiche tecniche del prodotto ideale per la tua azienda.
  • Hai contattato più provider che ti hanno inviato le loro proposte.

È arrivato il momento di provare i software.

5. Richiedi una demo del software magazzino

Richiedi una dimostrazione del software in azione: evita le presentazioni semplici (come PowerPoint o video commerciali del prodotto).

Assicurati di provare direttamente il programma per poter fare tutte le domande del caso e fugare ogni dubbio.

In questa dimostrazione potrai osservare il tipo di interfaccia e valutare quanto sia user friendly.

Dimostrazione di un <em>software</em> WMS.
Dimostrazione di un software WMS.

6. Visita i provider selezionati

Una volta provate le demo dei programma di gestione magazzino, scegli i migliori provider e richiedi una riunione presso i loro uffici.

Questo step ti permetterà di accedere a una seconda e più profonda analisi dei programmi e di avere le idee ancora più chiare sui tipi di WMS presenti sul mercato e sulle differenze più sottili che li caratterizzano.

7. Scegli il software

È l'ultimo step che ti separa dall'acquisto del programma per la gestione del magazzino. Si tratta di un passo comunque da non sottovalutare. Ricorda che c'è un contratto da analizzare in cui vengono raccolte le clausole legali.

Assicurati che nel contratto siano presenti tutti i punti negoziati precedentemente e che tutto coincida con le tue aspettative e con le analisi realizzate dal tuo Project Manager.

Una volta verificato il tutto, potrai finalmente implementare il software nel tuo magazzino e avviare l'azienda verso la famosa digitalizzazione 4.0.