Software di approvvigionamento in combinazione con un WMS

La necessità di disporre di un controllo delle scorte più preciso ha portato molte aziende a implementare soluzioni digitali per gestire i processi logistici. Un software di approvvigionamento è un programma di gestione specializzato nell'automazione del ciclo di approvvigionamento dei prodotti, dalla richiesta d'ordine fino al pagamento al fornitore.

Per coordinare l'acquisto di materie prime o prodotti finiti con i flussi di lavoro del magazzino, è comune integrare le funzioni di un programma di approvvigionamento con un software di gestione magazzino (WMS).

Cos’è un software di approvvigionamento?

Un software di approvvigionamento è un programma che pianifica l'acquisto delle scorte così come la selezione e la gestione dei fornitori. Questa applicazione di gestione aziendale ha il compito di coordinare l'intero ciclo di acquisto con un unico strumento, organizzando tutti i processi e facilitando il controllo delle spese in questo ciclo operativo. Il programma, inoltre, automatizza la generazione, l'elaborazione e la stampa della documentazione necessaria, come le bolle di consegna, le fatture e altri documenti. 

L'applicazione offre funzionalità per differenti reparti, poiché integra in un unico luogo gli ordini di acquisto di materiale e i prodotti che vengono realizzati dalle diverse aree dell'azienda. La gestione integrale degli acquisti evita gli errori, consentendo allo stesso tempo il coordinamento dell'organizzazione degli ordini e il monitoraggio delle entrate dello stock.

I software di acquisto più avanzati, inoltre, consentono ai responsabili di reparto (acquisti, logistica o produzione) di monitorare il processo di approvvigionamento della merce controllando e analizzando le spese in tempo reale. Il ciclo operativo che trae maggior profitto dall'implementazione di un software di approvvigionamento è la pianificazione della domanda dei prodotti: il programma può essere sincronizzato con altre applicazioni logistiche per ottenere la pianificazione della domanda di stock.

Tuttavia, un software di approvvigionamento può risultare inefficiente nella gestione dello stock all'interno del magazzino, poiché monitorizza l'acquisto dei prodotti, ma non controlla il processo di ricezione e ubicazione della merce. Per risolvere questo problema, è consigliabile integrare questo tipo di software con un programma di gestione magazzino che controlli i cicli operativi in tempo reale.

Un software di gestione magazzino può migliorare il processo di approvvigionamento?

Un software di gestione magazzino è un programma logistico specializzato nell'organizzazione completa di tutti i processi che avvengono nel magazzino, dal ricevimento della merce fino alla preparazione e spedizione dei prodotti.

Uno strumento di gestione dei cicli logistici come un software per  il magazzino può essere utilizzato per integrare le attività di un software di approvvigionamento e incrementare l'efficienza nel processo di acquisto delle scorte. La digitalizzazione della logistica di un'azienda mediante un software di gestione magazzino garantisce il controllo dell'inventario in tempo reale. Il Responsabile degli Acquisti possiede una visibilità completa sulla quantità e sullo stato dei prodotti stoccati nell’installazione, il che evita che si producano rotture di stock o overstock. Entrambe le situazioni possono compromettere le prestazioni del magazzino, provocando sovraccosti o backorders.

Il programma di gestione magazzino automatizza processi come, ad esempio, la ricezione dello stock e l’ubicazione dell'inventario: sulla base di strategie predeterminate dal Responsabile della Logistica, il software guida gli operatori nelle loro mansioni con l’ausilio di terminali a radiofrequenza, limitando la possibilità di commettere errori in questi cicli logistici.

Software di approvvigionamento: efficienza dell’inventario nel magazzino

L'integrazione di un software di approvvigionamento con un WMS permette al Responsabile della Logistica di disporre sempre di una completa tracciabilità del prodotto. Il software monitora le prestazioni dei processi all'interno del magazzino, abbassando i costi logistici a medio e lungo termine. Una volta che la merce entra nell’installazione, il ruolo del software di gestione magazzino risulta essenziale per automatizzare la ricezione delle scorte, sia nei magazzini manuali (dove gli operatori lavorano con terminali a radiofrequenza collegati al software), sia in quelli automatici, dove il software coordina tutti i mezzi automatizzati.

L'integrazione delle informazioni tra i due software consente al programma di gestione magazzino di ispezionare e validare la merce in entrata. Nelle supply chain integrate, il programma riceve, dopo la conferma d'ordine, un advanced shipping notice (ASN), ovvero un documento elettronico che contiene informazioni rilevanti come la data di spedizione, l’unità di carico o le condizioni di consegna.

Il controllo dell’inventario è fondamentale per il processo di approvvigionamento, perché evita che i prodotti vengano acquistati inutilmente, eliminando i sovraccosti dovuti all’eccesso di stock. In questo ciclo operativo, un software di gestione magazzino gioca un ruolo chiave: assegna ad ogni prodotto un’ubicazione ottimale secondo un insieme di criteri e regole prestabilite dall'azienda. “Il sistema dirige e ottimizza anche l’approvvigionamento delle scorte sulla base di informazioni in tempo reale sullo stato di utilizzo dei contenitori. Un WMS controlla lo stato dei prodotti nel magazzino e l'inventario dell'infrastruttura fisica, i sistemi di monitoraggio e la comunicazione tra le postazioni di lavoro”, sottolinea Bernardo Nicoletti, docente specializzato in approvvigionamento con strumenti ICT, nel suo libro Agile Procurement volume II: designing and implementing a digital transformation.

Software di approvvigionamento e digitalizzazione del magazzino

Un software di approvvigionamento è uno strumento utile per unire tutti gli acquisti dei reparti di un'azienda in un unico programma. Per una gestione efficiente, è comune sincronizzare il software di approvvigionamento con un programma di gestione magazzino che automatizzi la ricezione dei prodotti, organizzi il processo di stoccaggio e mantenga un controllo dell’inventario in tempo reale.

L'implementazione congiunta del software di approvvigionamento e del software di magazzino è sinonimo di un processo di approvvigionamento efficiente e coordinato con le esigenze logistiche dell'azienda, eliminando i sovraccosti derivanti dall’eccesso di scorte e rifornendo il magazzino e i centri di produzione al momento giusto.

Easy WMS di Mecalux è un programma di gestione magazzino avanzato che garantisce la completa tracciabilità del prodotto. Il software si collega con i programmi che operano nella supply chain (come il software di approvvigionamento) per assicurare l’efficienza nelle operazioni di stoccaggio, preparazione e spedizione degli ordini. Se desideri maggiori informazioni su Easy WMS, non esitare a contattarci. Un nostro esperto ti consiglierà la migliore soluzione digitale per la tua logistica.