Cos’è un Documento di Trasporto (DDT)?

Il Documento di Trasporto (DDT) è un documento fondamentale per il corretto funzionamento logistico di un'azienda. È rilevante soprattutto nei magazzini con un elevato numero di spedizioni poiché elenca i prodotti che devono essere caricati sui camion e che saranno consegnati al destinatario finale.

L'implementazione di un software di gestione magazzino (WMS) permette, una volta evaso l’ordine, la gestione automatica dei documenti come i DDT. Eliminare i processi manuali di gestione documentale evita il rischio di errori e incrementa il livello del servizio al cliente finale.

Il Documento di Trasporto indica il contenuto di una spedizione: quantità, volume e peso della merce. Descrivendo in dettaglio il prodotto che compone il carico del camion, questo documento semplifica la spedizione degli ordini. Il DDT identifica il trasporto assegnato (tramite targa, autista o agenzia), il tipo di merce e i prodotti esatti, inoltre, viene riportato il numero dei colli con gli articoli in essi contenuti e la sequenza di carico ideale per facilitare la consegna.

Il DDT viene dato al trasportatore, il quale verifica che l'elenco dei prodotti del documento corrisponda alla merce caricata sul camion. L'elenco può anche servire alle amministrazioni doganali come ricevuta per il trasporto transfrontaliero della merce.

Che dati deve includere il Documento di Trasporto?

Il DDT contiene informazioni rilevanti sul carico, sia per l'operatore che carica la merce sul camion che per il vettore, il quale deve verificare il contenuto della spedizione prima di firmare il documento.

Tra i dati più importanti che il Documento di Trasporto deve includere, troviamo:

• Codice assegnato manualmente o per mezzo di un software.
• Magazzino di provenienza del carico.
• Destinatario o destinatari finali della merce.
• Data e ora del carico.
• Descrizione dettagliata della merce (contenuto, numero di colli, peso e dimensioni esatte di ogni collo).
• Peso e dimensioni complete della spedizione.

Queste informazioni possono essere completate con dati aggiuntivi che contribuiscono a controllare l’invio dell'ordine come, ad esempio, la targa del veicolo, l'agenzia di trasporto o il vettore incaricato. Il documento specifica anche il tipo di merce, soprattutto in situazioni in cui il trasporto è fondamentale per la corretta conservazione del prodotto, come nel settore chimico o agroalimentare.

Nel DDT, di solito, viene indicato anche il percorso di distribuzione della merce. Questa informazione è essenziale sia per il trasportatore che distribuisce la merce, sia per l'operatore che carica il camion, in quanto deve disporre i prodotti nell’ordine inverso rispetto alla loro distribuzione.

È possibile digitalizzare un Documento di Trasporto?

Un'applicazione logistica avanzata come un software di gestione magazzino (WMS) imposta la stampa automatica del DDT una volta completato l'ordine di carico del camion. Il processo è semplice: il software deve essere previamente parametrizzato assegnando una stampante alla baia di carico corrispondente e stabilendo il numero di copie necessarie.

Un software di gestione magazzino avanzato consente di configurare in anticipo i parametri del processo di carico per adattarli alle esigenze di ogni magazzino. Ad esempio, il sistema può determinare una regola di assegnazione per cui il Documento di Trasporto viene generato solo dopo che l'operatore ha convalidato la targa del veicolo per mezzo di un terminale a radiofrequenza. Tra le altre funzioni, il programma permette anche di automatizzare la creazione dei DDT secondo il trasportatore, generando un elenco per ciascuno.

Allo stesso modo, il WMS può essere collegato ad altre applicazioni come un Distributed Order Management (DOM). Dal programma DOM è possibile accedere a documenti quali lettere di vettura, DDT e altri dati delle agenzie di trasporto. L'applicazione di distribuzione della merce imposta anche la stampa automatica di questi documenti, se necessario.

Un software logistico per il Documento di Trasporto

Sostituendo la gestione della documentazione cartacea con un sistema di gestione magazzino si eliminano gli errori nell’inserimento dei dati e si automatizza la generazione e la stampa di documenti quali lettere di vettura, DDT o fatture.

Durante il processo di carico, il programma interviene sia nella creazione degli ordini che nella configurazione del ciclo operativo consentendo, tra le altre funzioni, la segmentazione per tipo di sigillo, il raggruppamento per vettore o la verifica del carico.

Un software come Easy WMS di Mecalux è lo strumento ideale per facilitare la preparazione e la spedizione degli ordini: si collega al terminale a radiofrequenza per guidare gli operatori nelle attività di picking, nel riapprovvigionamento e anche nel carico dei camion. Allo stesso modo, può essere collegato ad altri programmi come ERP, DOM o applicazioni di agenzie di trasporto, eliminando così la possibilità di commettere errori nella gestione della merce.

Digitalizzare per eliminare gli errori nella gestione dei documenti

L'implementazione di un WMS favorisce una logistica efficiente e produttiva: oltre ad automatizzare la gestione dei documenti, il software aiuta gli operatori nelle attività di ricezione, picking e spedizione dei prodotti. Coordina tutti i processi, sia nei magazzini manuali sia nelle installazioni che incorporano elementi automatici.

Il software di Mecalux, Easy WMS, è un programma scalabile e accessibile da cloud che gestisce i cicli operativi di oltre 1.000 installazioni in 36 Paesi. Se sei interessato a digitalizzare i tuoi processi ed eliminare gli errori nella gestione dei documenti logistici, non esitare a contattarci. Un nostro esperto in software ti consiglierà la soluzione più idonea alla tua azienda.