8D, la metodologia che trasforma la risoluzione dei problemi e la gestione della qualità

L'8D è un metodo di risoluzione dei problemi che consente a manager e responsabili di raggiungere soluzioni attraverso il lavoro di squadra. Dopo aver seguito insieme una serie di passaggi, questa metodologia, fondamentale per migliorare la qualità e l'efficienza operativa, viene solitamente concretizzata in un rapporto. Adottare l'8D è essenziale per qualsiasi organizzazione che aspiri all'eccellenza, poiché non solo elimina la causa principale dei problemi, ma introduce anche meccanismi per prevenirne il ripetersi. Applicando le otto discipline, le aziende possono ottenere progressi significativi nella qualità dei propri prodotti o servizi e ottimizzare la propria efficienza operativa.

In questo articolo approfondiremo in cosa consiste questa metodologia in otto fasi e qual è il suo scopo. Inoltre, illustreremo i vantaggi che la sua implementazione apporta alle organizzazioni, dalla riduzione dei difetti all'aumento della soddisfazione dei clienti. Infine, analizzeremo i passaggi da seguire per svilupparla in modo efficace.

Che cos'è e cosa significa 8D?

8D è l'abbreviazione con cui sono conosciute le otto discipline per la soluzione dei problemi, un metodo utilizzato per identificare, correggere ed eliminare le incidenze in pochi passaggi. È uno strumento di gestione della qualità che facilita il trattamento di situazioni complesse.

Ciascuna delle otto discipline si concentra su una parte specifica dell'analisi che deve essere effettuata per individuare ed eliminare la causa dei problemi. Limitando la probabilità di errori e contribuendo al perfezionamento di prodotti e processi, il metodo 8D è un grande alleato per le aziende impegnate nell'eccellenza operativa e nel miglioramento continuo.

Origini della metodologia 8D

Sebbene possa avere origini anteriori, la Ford è stata la prima azienda a presentare formalmente questa metodologia. Lo ha fatto negli anni '80, in un momento di grandi cambiamenti per il settore, motivati dalla necessità di ottimizzare processi e risultati.

Inizialmente era conosciuta come Team Oriented Problem Solving (TOPS). Grazie a questo processo, basato sul principio dell'analisi dei dati per affrontare e risolvere le sfide, è stato possibile ottenere un maggiore controllo della qualità e una diminuzione degli errori, incrementando così la soddisfazione degli utenti. La TOPS ha rappresentato un'evoluzione nella gestione dei problemi, permettendo ai team di identificare le cause alla radice e mettere in pratica soluzioni precise. La sua implementazione ha segnato un punto di inflessione per il miglioramento continuo e l'efficienza operativa all'interno del settore.

Benefici delle otto discipline per la soluzione dei problemi

Adottare il metodo 8D per individuare e correggere le inefficienze nelle aziende offre molteplici vantaggi:

• Maggiore collaborazione. Coinvolgendo più persone nella ricerca di soluzioni, l'8D migliora le capacità di superamento dei problemi e promuove il lavoro di squadra.
• Comprensione del contesto. Allo stesso modo, con questo sistema si raccolgono maggiori informazioni sui processi interni delle aziende e sulle esigenze dei loro reparti, accrescendo così il livello di conoscenza.
• Uso della statistica. L'8D si basa sull'analisi dei dati per comprendere la portata, la frequenza, l'entità e le tendenze relative a un problema.
• Promozione dell'onestà. Coinvolgere i professionisti e stabilire vie di comunicazione può aiutare a risolvere i problemi.
• Prevenzione. Lavorando nei punti deboli dei processi, le aziende possono evitare conflitti o guasti in futuro.

Report 8D

Per applicare il metodo 8D, si utilizzano report 8D. Questo è uno strumento di comunicazione formale che registra ognuno degli otto passaggi necessari, dall’identificazione del problema fino alla verifica delle azioni preventive e la chiusura dei processi. Inoltre, si è soliti aggiungere una fase precedente di raccolta di tutte le informazioni relazionate al problema da gestire.

Prima di decidere quali persone saranno coinvolte nel processo di risoluzione dei problemi, conviene ricavare alcune informazioni sull’incidenza in questione. Può anche essere utile raccogliere commenti di dipendenti e responsabili. Così sarà possibile determinare cosa sia imprescindibile per eliminare il problema.

D1: Creazione del team

Per iniziare ad attuare la metodologia 8D, bisogna costituire un team specifico composto da professionisti con conoscenze sui prodotti e processi coinvolti. Al fine di ottenere migliori risultati, si consiglia che i membri selezionati desiderino partecipare per volontà propria e non lo facciano per obbligo.

D2: Definizione del problema (in sette domande)

Grazie alle informazioni raccolte nella preparazione precedente, i partecipanti potranno contare su dati sufficienti per definire il problema in termini molto chiari. Per questo, bisogna rispondere a domande vincolate ai seguenti sette punti:

• Origini del report. Chi ha avvisato del problema?
• Descrizione del problema. Di cosa si tratta?
• Cronologia e frequenza. Quando è successo per la prima volta e con che frequenza si ripete?
• Ubicazione e contesto. In che settore, fornitore, macchina o linea si verifica?
• Missione. Perché deve essere risolto questo problema?
• Rilevamento inziale. In che modo o con quale metodo è stato rilevato per la prima volta?
• Impatto sull’azienda. Quanti pezzi, unità o clienti in totale sono interessati dalla situazione?

D3: Progettazione di una soluzione provvisoria

Ci sono questioni che non si correggono immediatamente e richiedono tempo e impegno. La fase 3 introduce misure provvisorie di contenimento del problema, finalizzate a uno sviluppo adeguato e tempestivo delle 8D. Questo punto assume particolare rilevanza se l'incidente riguarda i clienti, poiché consente di tenerli informati e di proteggere la reputazione dell'azienda.

D4: Individuazione delle cause alla radice e dei “punti di fuga”

Consiste nel riprendere le risposte del punto 2 per discuterne con il team e poi riflettere su come si è potuto verificare il problema. È necessario collegare gli eventi a tutte le loro possibili cause.

Una volta identificate le cause principali, occorre anche indagare sul perché il problema non sia stato individuato prima. Nel metodo 8D, questa situazione è chiamata “punto di fuga”.

D5: Selezione di misure correttive permanenti

Tenendo conto dei diversi aspetti del problema e della sua origine, è giunto il momento di determinare quale potrebbe essere la soluzione definitiva. Prima di chiudere questo punto, è importante specificare se il team avrà bisogno di aiuto esterno per rimediare la questione, ideare possibili misure correttive e valutare se queste possono comportare dei rischi. Allo stesso modo, si raccomanda di raccogliere prove relative alle misure che saranno applicate per garantirne l'efficacia.

D6: Implementazione delle misure correttive

In questa tappa del metodo 8D, è già possibile rimuovere le misure provvisorie implementate al punto 3. Successivamente, converrà stabilire meccanismi di controllo per verificare se la soluzione definitiva sta funzionando o se bisogna cercare un altro focus più effettivo.

D7: Prevenzione

Oltre a porre rimedio ai problemi attuali, il metodo 8D cerca il modo di evitare che questi si ripetano in situazioni simili. Un esempio di questi compiti di prevenzione può essere cominciare a offrire una formazione su un tema concreto ai dipendenti.

D8: Riconoscimento del team

Un atteggiamento positivo e l’impegno sono fondamentali per il buon funzionamento del 8D. È per questo che vale la pena dedicare del tempo a riconoscere il lavoro di ognuno dei collaboratori e il suo contributo durante il processo.

Esempio del metodo 8D: come applicarlo.

Sapendo come si utilizza il metodo 8D, è possibile metterlo in pratica per la risoluzione dei problemi in diversi settori e aziende. Vediamo l’esempio di un’azienda manifatturiera che sta ricevendo lamentele da parte dei clienti dato che una delle piastre base che fabbrica sta avendo problemi di alimentazione.

1. Si costituisce il team con membri come il responsabile della qualità, ingegneri e tecnici di servizio al cliente.
2. Se descrive il problema, si definisce l’entità e si studia quando si verifica. Inoltre conviene determinare l’entità dell’incidenza e la portata totale. Si verifica solo con un modello o influenza altri prodotti?
3. Mentre si risolve l’incidenza, si contiene bloccando tutte le placche di questo modello in magazzino e offrendo sostituzioni ai clienti.
4. Con l’obiettivo di identificare la causa, si replicano le condizioni in cui si produce il guasto, si analizzano le unità difettose e vengono controllati i componenti e il processo di alimentazione.
5. Si decide di attuare soluzioni definitive come il cambiamento di fornitore di qualche pezzo o un cambiamento di progettazione per quella piastra base.
6. Si adottano misure affinché questi cambiamenti abbiano effetto. Ad esempio, vengono emessi nuovi ordini di acquisto o vengono apportate modifiche al progetto.
7. Il caso viene documentato per integrare le lezioni apprese nella progettazione di nuovi prodotti.
8. Il lavoro del team è molto apprezzato e i risultati positivi vengono condivisi con la direzione e le parti coinvolte.

Il potere del metodo 8D

In sintesi, la metodologia 8D si è affermata come uno strumento indispensabile per trovare delle soluzioni efficaci e sistematiche ai problemi in qualsiasi organizzazione. La sua adozione non si limita alla correzione degli errori esistenti, ma favorisce anche una cultura del miglioramento continuo e dell'apprendimento organizzativo. Implementando il metodo 8D con coerenza, le aziende possono ottimizzare i loro processi, migliorare la qualità dei prodotti o servizi, e fortificare la soddisfazione del cliente. In ultima istanza, la metodologia 8D è più di un semplice insieme di passaggi; è una mentalità proattiva che potenzia i team per affrontare e superare ostacoli.