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RICERCA LOGISTICA
Di Diego Pacheco, Daniel Møller Clausen e Jendrik Bumann
I magazzini costituiscono un pilastro centrale della supply chain e dell’esperienza del cliente finale. Tuttavia, le persone responsabili di queste installazioni affrontano continue difficoltà che devono risolvere giorno dopo giorno. Tra le più critiche ci sono i controlli di qualità insufficienti, i processi ridondanti, i progetti mal realizzati e le informazioni imprecise sull'inventario di cui si dispone. Se non si interviene, ognuno di questi aspetti può comportare costi aggiuntivi, perdita di prestazioni e insoddisfazione da parte degli utenti.
Nei sistemi produttivi di Toyota, le attività che non apportano valore vengono chiamate ‘muta’. I sette tipi di spreco comprendono i tempi di attesa, la sovrapproduzione, l'eccessiva movimentazione delle merci, i trasferimenti non necessari, la lavorazione inadeguata, i difetti e l'overstock.
Essere coscienti dello stato attuale del magazzino è un passo essenziale per identificare gli sprechi che si verificano al suo interno. Ciò si ottiene mediante l’analisi dei dati, l’osservazione dei magazzini, interviste o questionari, l’analisi di Pareto dei prodotti e delle risorse lean come le mappe dei flussi di valore (in inglese Value Streaming Mapping, VMS) o Genba Shikumi, vale a dire, uno strumento quantitativo basato su vettori e matrici di correlazione successiva, tra gli altri metodi. E se si cerca un alto rendimento e competitività nelle operazioni, è necessario attuare i programmi di miglioramento continuo.
Colli di bottiglia in un magazzino di distribuzione
Nello studio esaminiamo il funzionamento di un magazzino di distribuzione danese di una PMI. L’azienda impiega un responsabile di magazzino a tempo pieno e un assistente part-time e vende prodotti in tutta Europa su base B2B e B2C. Prima sono state sviluppate delle strategie per identificare gli sprechi operativi e ridurli e, in seguito, i risultati sono stati applicati a questa azienda.
Durante i primi contatti, il nostro team di ricerca ha riscontrato che il management era consapevole che una serie di problemi operativi incidevano sulle prestazioni aziendali. Non rispondendo proattivamente alla situazione, le difficoltà potevano ostacolare la scalabilità dell’azienda sul mercato.
La raccolta dati per la loro analisi è stata realizzata in varie fasi. Inizialmente, è stata fatta un’intervista al titolare dell’azienda per conoscere l’organizzazione, il personale e le problematiche dell’installazione. In seguito, sono state effettuate tre visite e sono state raccolte ulteriori osservazioni. È stato anche distribuito un questionario per raccogliere informazioni sui fornitori e sulle consegne e sono stati utilizzati report di vendita e inventario per determinare il beneficio che comportava ogni famiglia di prodotti.
Rilevamento dei processi inadeguati
Abbiamo apprezzato il fatto che, in assenza di precipitazioni, le operazioni di scarico e smistamento della merce potessero avvenire all'aperto, con maggiore spazio a disposizione. Per quanto riguarda il processo di packaging e della consegna, il fattore più determinante era la disponibilità di scatole e contenitori adeguati. Quando arrivava un camion, non esisteva un sistema per collocare le referenze e, al momento di preparare gli ordini, alcune volte non si trovava la merce. In questi casi, il picker cercava l’articolo, chiedeva aiuto a un collega o dava per completato l’ordine senza uno dei prodotti. Se non c’era un imballaggio appropriato, l’operatore doveva cercare una scatola nel magazzino.
In media, l’azienda invia 128 prodotti al giorno da un’unica rimessa. Ogni due mesi il suo principale fornitore consegna 367 pacchi con 9.715 articoli e, anche se la comunicazione tra loro avviene solo attraverso email, il flusso di informazioni all’interno della società continua a essere manuale.
Senza un sistema per ubicare le referenze, tutti i dati dello stock rimangono nelle mani del manager, rendendo l'azienda vulnerabile in caso di assenza prolungata
Con solo un lavoratore a tempo pieno, gli impiegati dell’ufficio devono aiutare con lo scarico dei camion. Se ci vuole più di un'ora, l'azienda di consegna deve pagare un extra e, senza l'attrezzatura necessaria, lo sforzo fisico è estenuante. Inoltre, poiché il carico è stato effettuato in modo casuale, i prodotti vengono ordinati per categoria solo quando lasciano il camion, il che richiede molto tempo.
Senza un sistema per ubicare le referenze, tutti i dati in merito alle scorte rimangono nelle mani del manager, rendendo l'azienda vulnerabile in caso di assenza prolungata. La mancanza di informazioni sull’inventario e una formazione limitata comporta molte domande da parte degli operatori, il che rende difficile il lavoro dell’incaricato e del personale dell’ufficio.
Per quanto riguarda la selezione degli articoli, il processo di picking inizia quando un dipendente del magazzino prende un modulo d'ordine. Dopo, lo utilizza come una picking list e lo deposita in un vassoio. Abbiamo scoperto che, quando un ordine appena arrivato veniva collocato nella parte superiore del vassoio invece di quella inferiore, si producevano ritardi negli ordini precedenti. Le etichette dei contenitori sono piccole o poco chiare, il che rende difficile la loro lettura. I contenitori si impilano uno sopra all’altro ostacolando la loro movimentazione. Senza un software di gestione magazzino, i lavoratori dipendono dalla loro memoria per trovare i percorsi più rapidi, questo suppone una difficoltà ulteriore per i dipendenti temporanei.
Risultati e mappa dei flussi di valore
I risultati hanno mostrato che la maggior parte dei processi di un magazzino potevano essere migliorati. Anche se l’azienda è cresciuta non ha modificato il suo modo di lavorare, il che ha generato molti problemi come la doppia movimentazione della merce o double handling. Allo stesso tempo, gli operatori non ricevono i feedback dai clienti sul loro lavoro, né possono vedere gli errori commessi.
Lo studio ha rilevato che i tre sprechi principali di questa azienda danese erano i tempi di attesa, la movimentazione eccessiva della merce e gli spostamenti non necessari. Insieme ai cicli operativi globali, lo scarico e la classificazione degli articoli sono le aree che richiedono un’attenzione urgente. Sono stati quindi proposti una serie di cambiamenti per il miglior funzionamento del magazzino, che sono stati inclusi nella futura mappa del flusso di valore (schema).
Il cambiamento più significativo proposto nella nuova mappa del flusso di valore è stata l’implementazione di un software di gestione magazzino (WMS). Questo sistema migliora tutto il flusso di valore ed è dotato di tutti i dati di ogni referenza. Fornisce informazioni sulle consegne dei fornitori in anticipo, il che permette ai lavoratori di essere preparati prima delle ricezioni. Assicura che ci sia spazio sufficiente nel magazzino assegnando una ubicazione a ogni prodotto prima del suo arrivo e, inoltre, in tal caso, sarebbe connesso a programmi di voice picking. Essendo in grado di leggere gli advanced shipping notices (ASN), emette anche avvisi relativi ai processi di scarico e classificazione.
Un’altra conclusione era la necessità di stabilire procedure operative standard (SOP) per il fornitore, il processo di scarico, la classificazione e l’imballaggio. Queste procedure includono requisiti relazionati con le dimensioni e la visibilità delle etichette e su come strutturare le referenze prima di una spedizione.
Utilizzare un software di gestione magazzino
Un WMS avrebbe un impatto positivo su tutte le operazioni del magazzino, sia che si utilizzi da solo sia che venga integrato a un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Utilizzare un WMS può diminuire i tempi di attesa, la movimentazione eccessiva della merce e gli spostamenti non necessari. Inoltre, applicare e sviluppare pronostici di vendite contribuisce a ottenere livelli di inventario più precisi e a evitare spazi vuoti.
Uno di questi programmi può risolvere problemi di slotting e prevedere l’ubicazione di nuove referenze seguendo il metodo ABC. Si assicura che i prodotti più pesanti vengano stoccati vicino alle stazioni di picking e i prodotti che di solito vengono venduti nello stesso momento sono vicini. Inoltre, può anche fungere da strumento di pianificazione grazie alla sua capacità di determinare se ci sono scatole sufficienti di diverse dimensioni per il confezionamento della merce.
Il rendimento del magazzino influisce su molteplici aree e migliorare i suoi processi fornisce vantaggi all’intero business
Studiare e comprendere la fonte degli sprechi operativi fa capire ai dipendenti l'importanza del loro lavoro, aumentando la soddisfazione professionale. I risultati dimostrano che affrontare queste situazioni porta a una migliore allocazione delle risorse, che favorisce la crescita aziendale e nuove opportunità di business.
Le prestazioni del magazzino influiscono su più aree e il migliorare i suoi processi porta benefici all'azienda nel suo complesso. Così, la mappa del flusso del valore del rivenditore danese rivela un tempo di produzione totale di 1.721,29 ore che, dopo aver iniziato a utilizzare un sistema di gestione ambientale e aver implementato miglioramenti in tutte le operazioni, si ridurrebbe del 41,4%..
AUTORI DELLA RICERCA:
Diego Pacheco, Daniel Møller Clausen e Jendrik Bumann. Dipartimento di Tecnologia e Sviluppo aziendale della Facoltà di Scienze economiche e sociali dell’Università di Aarhus (Danimarca).
Pubblicazione originale:
Di Jesus Pacheco, Diego Augusto, Møller Clausen, Daniel, Bumann, Jendrik. 2023. “A multi-method approach for reducing operational wastes in distribution warehouses”, in International Journal of Production Economics 256 (Elsevier).
© The Authors. Licensed under CC BY 4.0