Soluzione integrale per il magazzino <i>e-commerce</i> di Global Freaks

Soluzione integrale per il magazzino e-commerce di Global Freaks

Easy WMS di Mecalux è dotato di funzionalità specifiche per risolvere le necessità di un magazzino e-commerce

Soluzione integrale per il magazzino <i>e-commerce</i> di Global Freaks

Global Freaks, e-commerce specializzata in figures da collezione con sede a Igualada (Barcellona), sta affrontando un periodo di crescita con promettenti prospettive per il futuro. Per questo motivo, ha digitalizzato e modernizzato il suo magazzino con l’obiettivo di prestare un servizio migliore. Mecalux ha proposto una soluzione integrale formata da scaffalature per picking e dal sistema di gestione magazzini (WMS) Easy WMS con tre moduli complementari che aggiungono funzionalità specifiche per risolvere le necessità di un magazzino e-commerce, incluso Market & Ecommerce Platforms Integration, lanciato recentemente. Grazie a tutte queste tecnologie e alla crescita stessa dell’azienda, Global Freaks ha triplicato il numero di ordini che è capace di spedire ogni giorno, passando da 90 a 300 nei giorni di maggiore attività.

Ampia selezione di figures da collezione

Global Freaks è nata nel 2017 commercializzando figures di importazione di Dragon Ball. Man mano, è cresciuta ampliando il suo catalogo di prodotti con l’obiettivo di proporre un’offerta sempre più vasta e variegata di figures.

Attualmente, più che un negozio online specializzato in figures per collezionisti, Global Freaks si è convertito in un punto di incontro per amanti dei manga e degli anime (cartoni giapponesi) come One Piece, Naruto, Doraemon, Sailor Moon e Dr. Slump.

Ampliando il numero di referenze, sono risalite anche le vendite e di conseguenza il numero degli ordini. Era di vitale importanza quindi, migliorare la logistica. Global Freak voleva riprogettare interamente il suo magazzino di Igualada (a soli 50 km da Barcellona) dotandolo di nuove tecnologie per sfruttare meglio tutti i cicli operativi.

Dal suo magazzino di 2.000 m2, la società distribuisce le sue figures a centinaia di clienti in qualsiasi paese (per la maggior parte in Spagna). Attualmente, vengono gestite 6.000 referenze (che aumentano con il lancio di nuove figures) e che possono essere acquistate su Ebay, Amazon o direttamente nella pagina web dell’azienda (www.global-freaks.com) attraverso la piattaforma e-commerce PrestaShop.

Daniel Vizcarra, direttore di Global Freaks, spiega che “prima gestivamo tutto manualmente, senza nessun supporto informatico e conoscevamo l’ubicazione delle figures a memoria. Ovviamente, quando il numero di referenze e di ordini sono iniziati a crescere, questa metodologia di lavoro ci è parsa insufficiente. Ci siamo resi conto che dovevamo informatizzare il magazzino, volevamo mapparlo per rappresentare graficamente la sua distribuzione e controllare le ubicazioni e le referenze con facilità e precisione”.

Con queste premesse, la società ha richiesto la collaborazione di Mecalux perché, secondo le parole di Vizcarra, “è stato l’unico produttore di sistemi per la gestione del magazzino che ci ha permesso di integrarci con i marketplaces dove commercializziamo i nostri prodotti (Ebay e Amazon), così come la piattaforma PrestaShop per gestire la nostra pagina web”.

Soluzioni logistiche per ‘e-commerce

Dopo aver analizzato le necessità e i cicli operativi di Global Freaks, Mecalux ha proposto di attrezzare il magazzino con scaffalature per picking alte 4 m. Secondo Daniel Vizcarra, “abbiamo optato per questa soluzione perché ci è parsa una combinazione perfetta tra scaffalature ad uso domestico e industriale. La motivazione è che la loro altezza e profondità ci permettono di stoccare la totalità delle figures. Inoltre, le ubicazioni possono essere adattate alle diverse dimensioni e caratteristiche della merce e l’accesso diretto facilita la movimentazione degli articoli”.

Nonostante questo, però, quello che serviva realmente alla società era un sistema di gestione magazzini (WMS). Global Freaks ha installato Easy WMS, il WMS di Mecalux, perché “è capace di offrire un controllo assoluto e una totale tracciabilità dei prodotti, da quando arrivano al magazzino fino a quando vengono spediti, ciò che prima ci mancava”, sottolinea Daniel Vizcarra.

Mecalux ha implementato anche tre moduli che ampliano le funzionalità di Easy WMS per far sì che questo e-commerce possa inviare ai clienti tutte le figures che sono state richieste nel minor tempo possibile e senza errori:

  • Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration. Questo modulo, recentemente lanciato sul mercato, è capace di connettere Easy WMS con i principali marketplaces su cui Global Freaks commercializza le sue figures (eBay e Amazon) e con la piattaforma e-commerce PrestaShop. In questo modo, lo stock del magazzino viene sincronizzato in tempo reale in tutte le piattaforme e la preparazione degli ordini si automatizza per garantirne l’invio rapido.
  • WMS per e-commerce. La sua funzione è quella di ridurre i tempi di preparazione e spedizione degli ordini. Per farlo, classifica le figures nel magazzino in maniera logica e ordinata, facilitando il lavoro agli operatori che effettuano picking. Inoltre, si organizza la preparazione degli ordini a seconda che siano single-unit (formati da un solo articolo) o multi-unit (articoli vari).
  • Multi Carrier Shipping Software. Destinato a semplificare e velocizzare i processi di imballaggio ed etichettatura degli ordini rispettando le norme vigenti per le aziende di trasporto con le quali lavora Global Freaks (principalmente Correos Express per le spedizioni in Spagna e Portogallo).

Con tutte queste soluzioni, “ne abbiamo guadagnato in velocità e possiamo processare il triplo degli ordini rispetto a prima. Quest’estate, malgrado le difficoltà dovute alla pandemia, abbiamo battuto i record di vendita, segnale che, in futuro, continueremo ad aumentare il numero di ordini giornalieri. Con Easy WMS di Mecalux, li potremo preparare e spedire nel minor tempo possibile”, commenta Daniel Vizcarra.

Le cifre parlano da sole: adesso vengono spediti fino a 300 ordini (anche di più, quando necessario), mentre prima, in giornate particolari con un maggior volume di lavoro come, per esempio, il Black Friday, si arrivava a un massimo di 90.

Inoltre, si è verificato anche un cambio di tendenza. Prima, il lunedì era il giorno con la quantità maggiore di ordini. Adesso, gli ordini arrivano principalmente a metà settimana. Easy WMS è un sistema che governa tutto il magazzino, poiché è progettato per organizzare e ottimizzare i cicli operativi, adeguandosi con facilità ai cambi della domanda.

Vediamo come i tre moduli di Easy WMS hanno rafforzato la supply-chain di Global Freaks:

Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration: negozi ‘online’ connessi con il magazzino

Gli utenti possono comprare le figures di Global Freaks su Amazon, eBay o direttamente sul sito global-freaks.com con PrestaShop. “Per adeguare la nostra logistica a questa realtà, il modulo Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration di Mecalux centralizza le tre piattaforme in un unico schermo, mostrandoci informazioni dettagliate sullo stock disponibile e sugli ordini che sono stati sollecitati dai clienti”, dice Daniel Vizcarra.

Easy WMS è in costante comunicazione con queste tre piattaforme (potranno diventare di più in futuro) con due obiettivi basici:

  • Coordinazione. Lo stock che appare su Amazon, eBay e nel sito web di Global Freak, si aggiorna automaticamente ogni volta che i clienti richiedono nuovi ordini.
  • Comunicazione. Amazon, eBay e il sito web di Global Freaks possono dare informazioni ai clienti sullo stato del proprio ordine (se è stato spedito e quand’è prevista la consegna).

Easy WMS comunica direttamente con le tre piattaforme e-commerce senza aver bisogno di un ERP. “Il nostro catalogo completo si trova nel sito web di Global Freaks e da lì lo condividiamo con eBay e Amazon attraverso Easy WMS”, afferma il Direttore.

Inoltre, Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration aiuta a rispettare le specifiche esigenze di Amazon, eBay e PrestaShop. Per esempio, nel caso di Amazon, la percentuale di ordini sbagliati deve essere inferiore all’1% e i ritardi alla consegna inferiori al 4%. L’integrazione è il principio fondamentale per la logistica di Global Freaks. Amazon eBay e PrestaShop notificano a Easy WMS gli ordini che hanno richiesto i clienti e, al tempo stesso, il WMS aggiorna lo stock in tempo reale. Per farlo, si basa sulle unità fisiche presenti nel magazzino, tralasciando gli ordini (sia quelli saldati che quelli che si pagano alla consegna). Questo inventario comprende anche gli articoli in prevendita (acquistati da sei mesi a due anni prima dell’uscita sul mercato).

Quando un cliente richiede una figure, Easy WMS ordina la sua preparazione immediata nel magazzino affinché venga spedita nel minor tempo possibile. Contemporaneamente, comunica al marketplace corrispondente che è iniziata la preparazione dell’ordine, così da informare il cliente.

Daniel Vizcarra - Direttore di Global Freaks
“Con l’aiuto del modulo Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, il WMS è connesso con Amazon, eBay e PrestaShop. Da un lato, su queste piattaforme lo stock è regolarmente aggiornato con le scorte disponibili nel magazzino e, dall'altro, Easy WMS conosce gli ordini richiesti per organizzarne la preparazione immediata”.

WMS per e-commerce: preparazione di ordini ‘online’

Il Direttore di Global Freaks dice: “siamo un negozio online, per questo avevamo bisogno di un modulo WMS per e-commerce così da unificare le vendite e le spedizioni con la gestione del magazzino”.

Questo modulo si occupa della preparazione degli ordini online organizzando con efficienza l’area di ricevimento, nella quale appunto si ricevono tutti i prodotti dei fornitori, per la maggior parte asiatici, così che Global Freaks possa commercializzarli.

Seguendo le indicazioni del WMS per e-commerce, gli operatori estraggono le scatole da ciascun pallet ricevuto e, con l’aiuto del terminale a radiofrequenza, leggono i codici a barre. Il WMS, quindi, segnala automaticamente dove stoccarle.

Easy WMS assegna un’ubicazione in base a distinti criteri come, per esempio, le referenze e il livello di domanda. Daniel Vizcarra spiega che “la strategia di ubicazione dei prodotti è caotica, ovvero, gli articoli non vengono depositati sempre nello stesso posto”.

Nonostante questo nome paradossale, la strategia di ubicazione caotica segue un ordine molto preciso in modo che Easy WMS conosca la posizione esatta di ogni figure in tempo reale.

Questa strategia, inoltre, riduce il rischio di saturazione di alcune aree e sfrutta i vuoti liberi in modo più efficace. "Quando la nostra gestione era manuale, avevamo tutto ordinato in serie (ad esempio, un corridoio per Dragon Ball, un altro per One Piece, ecc.). Ora, è Easy WMS che decide l’ubicazione e, anche se tutto sembra essere disordinato, è ben organizzato e sfruttato meglio", aggiunge il Direttore.

Una volta che tutti i prodotti sono stati identificati e stoccati, inizia la preparazione degli ordini. Secondo il Direttore di Global Freaks, "di solito prepariamo lo stesso numero di ordini single-unit che multi-unit, anche se in periodi concreti come il Natale, solitamente spediamo più single-unit con acquisti provenienti da Amazon".

Per farlo, gli operatori percorrono il magazzino seguendo le indicazioni di Easy WMS. Questo sistema gli dice dove andare, quale articolo estrarre e in quale quantità. "Prima, se gli operatori sbagliavano prodotto durante la preparazione di un ordine, nessuno se ne accorgeva finché non veniva consegnato al cliente. Ora, invece, questo non accade", spiega Daniel Vizcarra.

Gli ordini multi-unit vengono depositati in armadietti casellari, in cui vengono riunite le distinte referenze che formano un ordine. Una volta completato, il WMS indica agli operatori di estrarlo e spostarlo fino all’area di imballaggio e spedizione.

Gli armadietti casellari vengono utilizzati anche come area di stoccaggio temporanea. Alcuni ordini, sia che siano single-unit che multi-unit, vengono collocati negli armadietti in attesa di essere spediti (comunemente in ordini a rate per i quali manca ancora un pagamento).

Quando gli ordini sono single-unit, invece, una volta prelevati dalle scaffalature, si dirigono fino all’area di imballaggio e spedizioni.

Daniel Vizcarra - Direttore di Global Freaks
“Il modulo WMS per e-commerce di Easy WMS è indispensabile per la nostra attività di vendita online. Questo sistema controlla lo stock e organizza la preparazione degli ordini basandosi sui prodotti disponibili e sugli ordini incompleti. Come risultato, adesso siamo molto più veloci e prepariamo gli ordini senza errori".

Multi Carrier Shipping Software: organizzazione delle spedizioni

La spedizione degli ordini è l’ultimo ciclo operativo che ha luogo nel magazzino di Global Freaks e, come tale, deve essere perfettamente organizzato e pianificato. Prima di introdurre gli ordini nel camion delle consegne, gli operatori li imballano, li etichettano e stampano la documentazione necessaria per il trasportatore.

Multi Carrier Shipping Software è un modulo progettato specificatamente per dirigere tutti questi processi in maniera automatica. Per iniziare, invia istruzioni precise agli operatori su come imballare le figures (per esempio, se possono essere collocate in un unico pacchetto o in vari).

Il passo seguente consiste nell’etichettare gli ordini, per i quali Multi Carrier Shipping Software stampa un’etichetta per ciascun pacchetto. Il software conosce con anticipo l’azienda di trasporto che distribuirà ogni ordine, per questo stampa un’etichetta personalizzata per ciascuna di esse. Quest’ultima include, tra i vari parametri, il codice di tracciabilità (più conosciuto come tracking number), specialmente utile per i clienti che vogliono tracciare i propri ordini.

Global Freaks lavora con l’azienda di trasporti urgenti Correos Express per spedire gli ordini ai clienti in Spagna (eccetto le isole Canarie, Ceuta e Melilla) e Portogallo. Quando si devono inviare ordini ad altre destinazioni, la società appalta i servizi di altre agenzie di trasporto.

“Con questo modulo, tutte le spedizioni sono informatizzate e le etichette si generano automaticamente, risparmiandoci molto lavoro. Ora, due operatori svolgono lo stesso lavoro che prima facevano in tre”, sottolinea il Direttore di Global Freaks. Il WMS ha integrate di base le principali aziende di trasporto più riconosciute in ogni paese come UPS, DHL, TNT o Correos Express in Spagna.

Il modulo crea la documentazione necessaria per il trasportatore in maniera automatica (tra cui, fattura commerciale, assicurazione di trasporto o informazioni su dove consegnare gli ordini). Poi, i pacchi vengono organizzati nell’area spedizioni così che, quando il trasportatore arriva al magazzino, deve solo raccoglierli e introdurli nel camion con velocità. Il trasportatore, allo stesso modo, ha già tutte le informazioni di cui ha bisogno come, per esempio, gli ordini che deve ritirare, il numero di pacchi o la destinazione.

Daniel Vizcarra - Direttore di Global Freaks
“Con Multi Carrier Shipping Software abbiamo automatizzato le spedizioni ed eliminato i possibili errori derivati dalla gestione manuale. Questo software si integra con le aziende di trasporto con le quali lavoriamo, velocizzando la movimentazione e la distribuzione degli ordini”.

Lavoro e passione

Il magazzino di Global Freaks è il paradiso per gli amanti dei film e delle serie d’animazione. Ogni giorno, gli operatori si sforzano per spedire il maggior numero di ordini per soddisfare i clienti che stanno desiderando di ricevere le figures dei loro personaggi preferiti.

Centinaia di clienti in Spagna e a livello internazionale si connettono ogni giorno ad Amazon, eBay o alla pagina web di Global Freaks cercando le figures da collezionista che più desiderano. “La nostra situazione attuale è molto positiva. Il confinamento e la pandemia hanno potenziato il commercio elettronico e noi abbiamo beneficiato di questa espansione: sia il nostro fatturato che il numero di ordini sono cresciuti”, sottolinea Daniel Vizcarra.

Il software di gestione di Mecalux ha contribuito ad aumentare la produttività del magazzino di questo e-commerce. Con Easy WMS e i moduli Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, WMS per e-commerce e Multi Carrier Shipping Software, è possibile monitorare in tempo reale le 6.000 referenze disponibili e gli ordini, indipendentemente dalla loro provenienza.

L'organizzazione del magazzino è curata al dettaglio. Easy WMS gestisce e ottimizza tutte le movimentazioni della merce, mentre si occupa di eliminare ogni possibilità di errore.
 

Dati tecnici

2018

2020

Previsione 2022

Nº di referenze

1.500

6.000

12.000

Nº di ordini/giorno

30

150

300

Nº max. di ordini nel Black Friday

90

300

2.000

 

Daniel Vizcarra - Direttore di Global Freaks
“Easy WMS è un sistema di gestione magazzini ideale per il nostro e-commerce. Abbiamo ridotto gli errori, eliminato le rotture di stock, abbiamo una tracciabilità totale da quando gli articoli arrivano al magazzino fino a quando vengono spediti e possiamo gestire più ordini ogni giorno. È da sottolineare che si tratta di un software molto intuitivo e che la sua implementazione è stata impeccabile, nonostante le difficoltà aggiunte dalla pandemia, grazie all'impegno dimostrato dal team di operatori di Mecalux. Ora abbiamo un magazzino moderno e una logistica avanzata per soddisfare le nostre esigenze attuali e future".

 

Vantaggi per Global Freaks

  • Digitalizzazione e tracciabilità: Global Freaks è passata da una gestione manuale della merce e dei suoi ordini a una gestione completamente digitale. Questo non solo ha eliminato gli errori, ma ha anche velocizzato la preparazione degli ordini.
  • Integrazione con marketplaces: Easy WMS si connette automaticamente con i marketplaces su cui Global Freaks commercializza i suoi prodotti (eBay e Amazon) e con la piattaforma e-commerce PrestaShop.
  • Aumento degli ordini: i moduli WMS per e-commerce e Multi Carrier Shipping Software hanno triplicato il numero degli ordini che possono essere preparati in magazzino.
  • Controllo delle spedizioni: i processi di imballaggio, etichettatura e spedizione della merce sono sotto controllo grazie al sostegno di Multi Carrier Shipping Software, il quale comunica con Correos Express –la principale azienda di trasporto di Global Freaks-.

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