Logistica in espansione per un'azienda leader nel 'retail'

Rivenditore leader di articoli da viaggio

Pacomartinez è un’azienda spagnola distributrice di borse, valigie e accessori moda. L’impegno, la collaborazione, il miglioramento continuo, la creatività, l’innovazione, la trasparenza e la lealtà costituiscono i tratti identitari di questa azienda che possiede oltre cento negozi fisici sparsi per la Spagna e il Portogallo.

Dai suoi inizi nel 1958, la società non ha smesso di crescere fino a convertirsi in una delle principali catene di accessori del mercato spagnolo. Ogni giorno una moltitudine di clienti si reca da Pacomartinez per trovare i prodotti di cui hanno bisogno tra la loro vasta, unica e distintiva offerta.

L’espansione di Pacomartinez è stata possibile grazie all’innovazione e all’impegno per il miglioramento costante che sperimenta l’azienda. A questo proposito, la società ha recentemente intrapreso un processo di trasformazione logistica senza precedenti, con l’obiettivo di offrire un servizio più veloce ed efficiente.

La trasformazione ha coinvolto tutta la logistica, centralizzandola in un unico magazzino di 4.000 m² a Albuixech (Comunità Valenciana, Spagna). David Valero, socio e tecnico di miglioramento continuo di Pacomartinez, ci racconta l’obiettivo di questo progetto: “Prima avevamo quattro magazzini sparsi per il comune valenciano di Pedreguer, due principali e due ausiliari, ma era una soluzione poco efficace per la nostra attività perché ci costringeva a fare numerosi trasferimenti tra i diversi impianti per preparare e spedire gli ordini. Questa modalità richiedeva più personale, occupava un tempo eccessivo e comportava un rischio elevato di errori”.

Il trasferimento in un altro magazzino (nel quale si trovano anche gli uffici centrali della società) ha rappresentato un enorme miglioramento per Pacomartinez. Secondo le parole di David Valero: “Adesso riuniamo tutta la merce in un unico spazio, nel quale abbiamo ottimizzato l’area dedicata allo stoccaggio e al lavoro degli operatori. È da sottolineare inoltre che il magazzino si trova in un importante nodo di comunicazione, che facilita la distribuzione dei nostri prodotti a tutti i nostri negozi”.

Per attrezzare questo magazzino, la società ha contattato nuovamente Mecalux “per la precedente esperienza nei nostri magazzini”, afferma David Valero. Mecalux non solo aveva installato scaffalature negli altri suoi centri, ma anche il sistema di gestione magazzini (WMS) EasyWMS per controllare la merce con maggiore precisione. “Mettendo a confronto diverse proposte, quella di Mecalux era la più solida, offriva più garanzie”, aggiunge.

Il magazzino è composto da scaffalature portapallet e scaffalature ad accumulo con una capacità di stoccaggio per 4.968 pallet. "Abbiamo scelto questi due sistemi di stoccaggio perché li usavamo già negli altri nostri magazzini. Pertanto, gli operatori sapevano già come lavorarci conoscendone le particolarità e i vantaggi", dice David Valero.

Competitività nella supply-chain

Inizialmente, molto prima di trasferirsi nel nuovo magazzino di Albuixech, Pacomartinez aveva un proprio sistema di gestione aziendale, l'ERP di ICG Software e, insieme a Easy WMS, il WMS di Mecalux, organizzava i cicli operativi di tutti i suoi magazzini. Tuttavia, con l'espansione dell'attività e l'aumento del volume degli ordini, l'azienda si è resa conto che era necessario aggiornare la gestione logistica.

Dopo aver analizzato nel dettaglio i diversi sistemi di gestione del magazzino (WMS) sul mercato, ha deciso di installare la nuova versione di Easy WMS nel suo nuovo impianto. Il software è stato in grado di dirigere e ottimizzare tutti i processi, a partire dall'arrivo della merce, passando per la sua ubicazione sulle scaffalature e la preparazione degli ordini, fino al carico del camion di distribuzione. “É stato molto semplice perché EasyWMS è un WMS molto intuitivo e non richiede l’installazione di alcun programma sul computer, bisogna solo aprire la sessione per consultare lo stato del nostro magazzino”, afferma il Socio e Tecnico di miglioramento continuo.

Easy WMS esegue un tracciamento molto rigoroso delle 2.000 referenze di Pacomartinez dal momento in cui entrano nel magazzino fino alla loro spedizione, disponendo di informazioni dettagliate su tutto ciò che accade nel magazzino. Come ci riesce? Innanzitutto, assegnando un'ubicazione a ciascun prodotto in base alle dimensioni e al livello della domanda. A questo scopo, incorpora regole e algoritmi secondo parametri che consentono di prendere quelle decisioni che contribuiscono ad avere prestazioni più elevate. In secondo luogo, guidando gli operatori in qualsiasi momento dicendo loro quali movimenti fare, riducendo al minimo ogni possibilità di errore.

Per sfruttare al massimo il potenziale del magazzino, EasyWMS è integrato con l’ERP ICG di Pacomartinez, fattore indispensabile per avere sempre la merce disponibile ed evitare rotture di stock.

"Nel lanciare questo magazzino, abbiamo introdotto un nuovo requisito: volevamo che Easy WMS si integrasse con le diverse agenzie di consegna con cui lavoriamo per incoraggiare lo scambio di informazioni tra il magazzino e i corrieri", afferma David Valero. Il team tecnico di Mecalux non ha esitato: il modulo Multi Carrier Shipping Software avrebbe fornito loro ciò che stavano cercando.

Si tratta di un'estensione di Easy WMS che informa le agenzie di trasporto sul numero dei pacchi, peso e volume prima che vengano a ritirarli nel magazzino. L'agenzia, da parte sua, inoltra i dati al WMS per generare le etichette e il tracking number.

Organizzazione corretta per un ciclo operativo efficiente

Il magazzino è suddiviso in cinque aree (una per gli ordini online e quattro per i negozi), che facilitano il lavoro degli operatori che svolgono le attività di stoccaggio e preparazione degli ordini con prodotti di diverse categorie: borse e accessori da uomo, pelletteria e accessori, set di valigie e borse da cabina.

In ognuna di queste aree, la merce è organizzata secondo diversi criteri. Secondo David Valero: "Nell'area dei set di valigie e borse da cabina, siccome sono prodotti che vendiamo molto, diamo la priorità alla rotazione, mentre nelle altre zone ordiniamo i prodotti per collezione".

Gli operatori, utilizzando terminali a radiofrequenza, identificano ciascun articolo non appena arriva al magazzino. Tutti sono etichettati con un codice a barre che deve solo essere letto con il terminale in modo tale che il WMS decida in maniera intelligente dove depositarlo. Il WMS prende questa decisione a seconda del tipo di prodotto in questione, della collezione di cui fa parte e della rotazione.

Preparazione degli ordini

Ogni giorno vengono preparati e spediti tra i 100 e i 150 ordini, potendo raggiungere picchi di 200 ordini al giorno, che vengono inviati ai negozi fisici (un centinaio tra Spagna e Portogallo). La previsione è che questa cifra superi i 300 man mano che le prospettive di crescita diventino realtà. Ogni ordine è formato da un numero molto variabile di linee, in quanto variano in funzione del tipo di prodotto (minimo 50 linee, massimo 1.000).

La preparazione degli ordini viene eseguita a seconda delle zone. In questo modo, gli operatori lavorano solo nell'area loro assegnata, preparando fino a quattro ordini alla volta. David Valero descrive il ciclo operativo: "Gli operatori attraversano un'area del magazzino con un transpallet su cui posizionano quattro scatole; ognuna corrisponde a un ordine o a un negozio. Il WMS dice loro l’ubicazione esatta alla quale dirigersi, i prodotti che devono estrarre e la quantità che devono raccogliere”. Grazie a questo controllo, la società ne ha guadagnato in velocità e i possibili errori sono stati ridotti al minimo.

Ogni area di lavoro ha le sue peculiarità durante la preparazione degli ordini. Nell'area degli accessori, per esempio, vengono utilizzate scatole più piccole perché, ovviamente, gli elementi hanno dimensioni minori. "Inoltre, non superano i 12 kg per facilitare il lavoro del personale dei negozi che deve poi maneggiare quelle scatole", aggiunge Valero.

Multi Carrier Shipping Software: spedizioni sotto controllo

Una volta completati gli ordini, gli operatori li trasferiscono direttamente nell'area delle spedizioni. Successivamente, entra in gioco Multi Carrier Shipping Software, il modulo di Easy WMS progettato specificamente per controllare le spedizioni.

Questa estensione del WMS conosce in anticipo l’agenzia di trasporto che distribuirà ciascun ordine e stampa un’etichetta personalizzata per ognuno di essi. Questa etichetta include la destinazione e il codice di tracciamento (meglio conosciuto come tracking number) che utilizzano i clienti o i negozi per localizzare i propri ordini.

Allo stesso modo, Multi Carrier Shipping Software genera tutta la documentazione per i trasportatori (fattura commerciale, assicurazione di trasporto, numero di scatole da ritirare, destinazione, ecc.). “Garantire un flusso di informazioni automatico tra il magazzino e le agenzie di trasporto è un grande vantaggio per noi. Con Multi Carrier Shipping Software possiamo specificare le ore in cui le agenzie verranno a ritirare gli ordini e, prima che arrivino, i trasportatori possiedono già tutte le informazioni necessarie nel loro sistema per completare con successo la consegna", spiega David Valero.

Gli ordini vengono preparati con un giorno di anticipo. La sera, vengono raggruppati nell’area delle spedizioni per fare in modo che gli operatori verifichino che non c’è stato alcun errore. Successivamente, Multi Carrier Shipping Software crea una lista degli ordini e li notifica all’agenzia di trasporto. Il giorno seguente, il trasportatore deve solo raccogliere gli articoli e proseguire con il percorso di consegna.

Incorporando un unico modulo, il magazzino di Pacomartinez si è integrato con le cinque agenzie di trasporto che si suddividono gli ordini: SEUR, DHL, DB Schenker e un proprio camion per le consegne.

Logistica in valigia

Pacomartinez ha centralizzato tutta la sua logistica in un nuovo magazzino di 4.000 m² a Albuixech (Valencia) dal quale rifornisce i negozi che possiede sparsi per la Spagna e il Portogallo.

Pacomartinez ha implementato il sistema di gestione magazzini Easy WMS di Mecalux, incaricato di fornire un controllo preciso di tutti i processi che hanno luogo nel magazzino, dai ricevimenti fino alle spedizioni.

Con l’aiuto del modulo Multi Carrier Shipping Software in particolare, la società ha incrementato le sue spedizioni al pari di una riduzione dei costi e di un controllo assoluto dello stock e sulle spedizioni.

Siamo molto soddisfatti di Easy WMS di Mecalux perché si tratta di un sistema per la gestione del magazzino molto intuitivo. Grazie al modulo Multi Carrier Shipping Software, inoltre, comunichiamo direttamente con le diverse agenzie di trasporto che distribuiscono i nostri ordini. Possiamo verificare l’ora esatta nella quale verranno a ritirare gli ordini e, prima che arrivino, i trasportatori già possiedono nel proprio sistema tutte le informazioni necessarie per effettuare la consegna correttamente. Come risultato, ne abbiamo guadagnato in termini di velocità, sicurezza e precisione nelle spedizioni.

Vantaggi per Pacomartinez

• Gestione in un unico magazzino: Pacomartinez ha centralizzato tutta la sua logistica in un magazzino dal quale rifornisce i negozi e i franchising che l’azienda possiede in Spagna e Portogallo.
• Preparazione degli ordini organizzata ed efficace: Easy WMS invia istruzioni chiare e dettagliate agli operatori per far sì che preparino tra i 100 e i 150 ordini al giorno con maggiore velocità.
• Comunicazione automatica con le agenzie di trasporto: Multi Carrier Shipping Software dirige le spedizioni e comunica con le agenzie di trasporto automaticamente.