Rivoluzione logistica per la vendita online

Cambiamento duraturo

Trasformazione ed evoluzione sono i due concetti che descrivono perfettamente NEXECOM. Nel 2006, dopo il successo guadagnato con la vendita di videogiochi e film su eBay, due amici d’infanzia aprirono nouveauxmarchands.com, un e-commerce specializzato in articoli per la casa come caffettiere, frullatori, robot da cucina, bilance, aspirapolveri e apparecchiature portatili di aria condizionata e riscaldamento, tra i tanti.

A partire dalla sua creazione, la società non ha smesso di espandersi e, allo stesso tempo, di rinnovarsi. Il direttore generale di NEXECOM, Laurent Censier, spiega: “Una società di commercio elettronico in rapida crescita deve modernizzare il suo magazzino ogni due o tre anni circa per adattarsi ai cambiamenti del mercato”.

A questo proposito, nel 2019 ha inaugurato un nuovo magazzino di 5.000 m² nel comune di Gémenos (vicino a Marsiglia) dal quale gestisce migliaia di referenze di dimensioni molto diverse. Da questo magazzino e da un altro subappaltato a Montpellier vengono distribuiti tutti gli ordini ai clienti. Questo cambiamento è stato una grande sfida dal punto di vista logistico, in quanto ha costretto l'azienda a lavorare con un maggior numero di referenze con diversi picchi stagionali.

Inizialmente, tutte le attività del magazzino di Gémenos erano gestite attraverso un ERP di sviluppo proprio con una funzione molto basilare di gestione del magazzino. Ciò comportava un enorme rischio di errori, nonché una produttività insufficiente che si è poi trasformata in un problema con l'aumento del numero di referenze e di ordini. Secondo Laurent Brutto, direttore operativo di NEXECOM: "Era sempre più difficile decidere dove stoccare i prodotti, quale strategia di localizzazione seguire e, soprattutto, come trovarli dopo".

Laurent Censier aggiunge: "Se veramente volevamo aspirare all'eccellenza, dovevamo ottimizzare l'organizzazione del nostro magazzino. Per questo motivo abbiamo deciso di dotare i nostri operatori di uno strumento che li aiutasse ad evitare errori, ad essere più efficienti e, al tempo stesso, a ottimizzare la preparazione degli ordini e lo spazio del magazzino".

Per questo motivo, NEXECOM ha deciso di implementare un sistema di gestione magazzini (WMS) e, dopo aver confrontato diverse opzioni, ha optato per Easy WMS di Mecalux. "Abbiamo scelto questa soluzione perché è stata sviluppata da un'azienda riconosciuta nel settore della logistica ed è un passo avanti rispetto a quelle dei suoi concorrenti. Inoltre, il team tecnico di Mecalux ci ha accompagnato durante l'intero progetto, risolvendo i nostri dubbi e aiutandoci a trovare la soluzione adatta alle nostre esigenze", sottolinea Laurent Censier.

NEXECOM ha implementato il software gestione magazzino Easy WMS e tre moduli che ampliano notevolmente le sue funzionalità. Secondo Laurent Censier: "Così il software evolverà con noi e si adatterà alle nostre esigenze". Questi moduli sono WMS per e-commerce, Multi Carrier Shipping Software e Supply Chain Analytics Software.

Migliore organizzazione del magazzino

Laurent Censier sottolinea: "La soddisfazione del cliente è la nostra priorità e, per questo motivo, dobbiamo eliminare ogni possibilità di errore". L'organizzazione del magazzino è il primo passo per fornire un buon servizio. A tal fine, il centro è stato suddiviso in due aree di lavoro dove vengono riuniti prodotti con caratteristiche simili: da un lato, oggetti voluminosi, generalmente di peso superiore a 15 kg (lavastoviglie, frigoriferi, lavatrici o stufe). Dall'altro, prodotti di piccole dimensioni come spazzolini da denti elettrici o strumenti per il fai da te.

Easy WMS è il software che regola tutti i processi di questo magazzino, dall'assegnazione delle ubicazioni alla preparazione degli ordini.

Per assegnare un’ubicazione a ciascun prodotto, Easy WMS incorpora regole e algoritmi che aiutano a fare la scelta giusta. Ad esempio, gli articoli con il più elevato livello di domanda vengono depositati nelle zone più accessibili al fine di facilitarne la localizzazione al momento richiesto. Tutti i prodotti sono adeguatamente identificati e controllati dal momento in cui arrivano al magazzino. Secondo Laurent Brutto: "Ora conosciamo l’ubicazione esatta della merce in tempo reale, fattore che ci ha aiutato ad aumentare la qualità nel controllo dello stock".

Inoltre, il WMS organizza il lavoro in modo logico, sfruttando appieno le potenzialità degli operatori e ottimizzando il tempo dedicato alla preparazione degli ordini. Easy WMS distribuisce i compiti agli operatori e li guida in ogni momento attraverso il magazzino, indicando loro quali articoli localizzare, dove trovarli, che quantità prelevare, ecc. Non solo gli fornisce ordini precisi per evitare di sbagliare, ma progetta anche i loro percorsi all’interno del magazzino per garantire che si spostino il più possibile.

Gli operatori utilizzano terminali a radiofrequenza per comunicare con il sistema WMS in tempo reale (per ricevere e confermare gli ordini). "L'interfaccia del sistema è molto intuitiva e facile da usare. Quando arriva un nuovo operatore, quest’ultimo riceve un terminale a radiofrequenza, una piccola formazione con il Direttore del magazzino e, in soli 15 minuti, ha già imparato a preparare un ordine. Senza dubbio, con l'implementazione di Easy WMS abbiamo professionalizzato i compiti degli operatori e ottenuto una distribuzione più corretta dei compiti. Una volta visti i benefici che abbiamo ottenuto con questo sistema di lavoro, non torneremo mai al sistema precedente", sottolinea Laurent Brutto.

Vediamo come i tre moduli di Easy WMS intervengono e supervisionano i compiti nel magazzino di NEXECOM:

WMS per e-commerce
È specificamente progettato per facilitare la preparazione degli ordini provenienti dal sito web di NEXECOM. Il software tiene conto di due particolarità di questo magazzino che hanno un impatto diretto sul ciclo operativo: da un lato, il fatto che vengono gestite migliaia di referenze di diverse dimensioni e caratteristiche e, dall'altro, che si preparino una moltitudine di ordini giornalieri composti da poche linee ciascuno.

WMS per e-commerce ha garantito maggiore rapidità ed efficienza nella preparazione degli ordini. Prima, NEXECOM spostava 100 linee all'ora. Ora, questa cifra è triplicata, salendo a 300 linee/ora. A tal fine, WMS per e-commerce ha semplificato tutte le attività del magazzino, in particolare i ricevimenti e la preparazione degli ordini, "con l'obiettivo di emettere un maggior numero di ordini in tempi più brevi", afferma il Direttore Generale.

Per cominciare, nei ricevimenti, tutti i prodotti vengono identificati man mano che vengono ricevuti e classificati a seconda che siano articoli che possono essere stoccati o che fanno parte di un ordine incompleto. "Anche se questo processo richiede tempo, ne abbiamo guadagnato in precisione", celebra Laurent Brutto.

Per quanto riguarda la preparazione degli ordini, WMS per e-commerce classifica gli ordini a seconda che siano single-unit (costituiti da un unico articolo) o multi-unit (costituiti da vari articoli).

Questa classificazione contribuisce ad accelerare la distribuzione degli ordini ed elimina la possibilità di errori. Secondo Laurent Censier: "Il tasso di errore ora è quasi nullo". I single-unit, ad esempio, possono essere spediti più rapidamente perché, una volta che gli operatori li prelevano dalle scaffalature, li mandano direttamente all'area di imballaggio per etichettarli e spedirli.

Per quanto riguarda gli ordini multi-unit, la loro preparazione avviene per zona. Gli operatori, a cui è assegnato un tipo di prodotto e una zona del magazzino, percorrono i corridoi corrispondenti raccogliendo le referenze che conformano ogni ordine direttamente dalle scaffalature. Seguono il metodo di raggruppamento degli ordini, che consiste nel raccogliere i prodotti che formano più ordini in uno stesso percorso. Tali articoli devono poi essere classificati e raggruppati per ordine.

Multi Carrier Shipping Software
L'ultimo passo prima di introdurre gli ordini sul camion di consegna consiste nel confezionarli, etichettarli e stampare la documentazione necessaria per il trasportatore.

Per iniziare, Multi Carrier Shipping Software organizza il processo di confezionamento della merce, inviando precise indicazioni agli operatori su come farlo (ad esempio, dice loro se un ordine può essere costituito in un unico pacchetto o da vari).

Poi genera e stampa l'etichetta per ciascun ordine. Il WMS conosce l'agenzia che li distribuirà e pertanto crea un'etichetta personalizzata per ciascuna di esse. Questa etichetta comprende, tra l'altro, il codice di localizzazione utilizzato dai clienti per rintracciare i propri ordini.

Infine, uno dei vantaggi del modulo Multi Carrier Shipping Software è che permette al magazzino di comunicare in modo automatico ed efficace con le agenzie di trasporto che distribuiscono gli ordini di NEXECOM: Mondial Relay, GLS, DB Schenker e UPS. Di conseguenza, i trasportatori dispongono in anticipo di tutte le informazioni necessarie per effettuare la consegna, come ad esempio gli ordini da raccogliere, il numero di colli o la destinazione.

Supply Chain Analytics Software
La priorità di NEXECOM è di avere una logistica veloce, moderna e intelligente per affrontare i cambiamenti che si propone. Laurent Censier ne spiega alcuni: "Dal 2019 abbiamo avviato una strategia di sviluppo del nostro business molto aggressiva con cui intendiamo raddoppiare il nostro fatturato in cinque anni. Per farlo, abbiamo deciso di ampliare la nostra gamma di prodotti e di espanderci a livello internazionale. Tutti questi cambiamenti influenzeranno la nostra logistica, anche se avranno un impatto minimo sul nostro magazzino perché saremo pronti grazie a Easy WMS".

Come è possibile? La risposta sta nell'analisi dei dati. Affinché la supply chain sia flessibile e si adatti rapidamente ai cambiamenti del mercato, la prima cosa da fare è capire a fondo il suo funzionamento e capire come sono i cicli operativi che rendono possibile la movimentazione della merce.

Il modulo Supply Chain Analytics Software è destinato ad aiutare la società a raggiungere questi obiettivi, sfruttando meglio il magazzino. Si tratta di un software che fornisce dati utili sulle principali attività del magazzino al fine di introdurre miglioramenti strategici che aumentino la produttività.

Questo software dispone di indicatori che controllano a colpo d'occhio lo stato del magazzino (ingressi, uscite, preparazione degli ordini, capacità di stoccaggio, ecc.). Grazie a loro, il Responsabile del magazzino classifica le informazioni su ciò che accade nell'impianto potendo così prendere le migliori decisioni logistiche.

Crescita e nuovi progetti

"Per continuare a crescere, dobbiamo intraprendere altri progetti". Questa affermazione del Direttore Generale di NEXECOM riassume molto bene la filosofia aziendale di questo e-commerce, una società senza paura di innovarsi e che ha lo scopo di espandersi.

Sia il software di gestione di Mecalux che i moduli aggiuntivi hanno apportato una grande efficienza a tutte le attività del magazzino di NEXECOM e un controllo più preciso delle sue migliaia di referenze. Laurent Censier spiega il cambiamento che ha comportato per la sua logistica: "La pandemia di COVID-19 ha rappresentato un test di stress per il nostro magazzino. Durante il confinamento, abbiamo battuto record di vendita, vedendoci costretti a preparare un maggior numero di ordini, anche se, in quella situazione, abbiamo potuto verificare le prestazioni di Easy WMS".

Il lato migliore è che Easy WMS accompagnerà NEXECOM nel suo sviluppo. "Sappiamo che ci aiuterà a raggiungere il nostro obiettivo di crescita per i prossimi cinque anni", aggiunge Censier. NEXECOM ha una visione molto chiara del futuro: servire un numero crescente di clienti grazie ad un magazzino ordinato, efficiente e produttivo. Easy WMS li aiuterà a raggiungere questo obiettivo.

Siamo molto soddisfatti del software di Mecalux e, in particolare, del team tecnico dell'azienda, che ha risolto i nostri dubbi e ci ha aiutato a trovare la soluzione giusta per le nostre esigenze. Easy WMS ha ridotto tempi ed errori nella preparazione degli ordini; siamo quindi convinti che ci aiuterà a raggiungere i nostri obiettivi di crescita.

Vantaggi per NEXECOM

• Triplicare il numero di ordini: NEXECOM è passato da gestire 100 linee/ora per preparare ordini a gestirne 300 ogni ora.
• Riduzione degli errori: Easy WMS ha un controllo molto rigoroso di tutta la merce e guida in ogni momento gli operatori che preparano gli ordini, il che ha contribuito a ridurre praticamente a zero il tasso di errore.
• Crescita ed espansione: il sistema di gestione si adatta facilmente ai cambiamenti di NEXECOM, come ad esempio l'aumento della domanda.