L'azienda di costruzioni OHL ha inaugurato un nuovo archivio documentale

L’esigenza di un nuovo archivio

Fondata nel 1999 in seguito alla fusione di tre aziende centenarie (Obrascón, Huarte e Lain), OHL è un riferimento internazionale nel settore delle costruzioni e della gestione di infrastrutture (ospedali, dighe, linee ferroviarie, tunnel, aeroporti, strade ecc.). I suoi progetti si concentrano soprattutto in Europa, Stati Uniti e America Latina.

Ogni nuovo progetto che l'azienda realizza si traduce in ulteriore documentazione da stoccare in modo sicuro (progetti, autorizzazioni, salari e così via).

Per riuscire a gestire questo crescente volume di fascicoli e documenti, di recente ha inaugurato un nuovo archivio documentale di 2.000 m² ad Azuqueca de Henares (Guadalajara), in Spagna. In precedenza, aveva un altro archivio, "Ma non c’era più spazio sufficiente," sostiene Felipe Clemente Calvo, responsabile della gestione documentale di OHL. "Il trasferimento, conclusosi prima del previsto, è avvenuto in maniera progressiva, mentre il team tecnico di Mecalux avviava i nuovi impianti," aggiunge..

Due soluzioni di stoccaggio

In questi impianti, OHL gestisce 100.000 documenti. L'organizzazione ottimale dello spazio e dei cicli operativi è indispensabile per evitare ogni possibilità di errore e semplificare la localizzazione dei fascicoli secondo necessità. L'archivio documentale di OHL è stato diviso in due zone e in ognuna di esse Mecalux ha installato una soluzione di stoccaggio diversa:

Scaffalature con passerelle
Le scaffalature per picking misurano 8,3 m di altezza e su di esse appoggiano corsie sopraelevate per un totale di tre livelli. Questa soluzione ottimizza l'intera altezza del magazzino per triplicare la superficie utile di stoccaggio e quindi dare spazio a un maggior numero di documenti. "Ci ha reso più comoda la gestione dei documenti," sottolinea Filippo Clemente Calvo.

Le scaffalature per picking offrono accesso diretto ai fascicoli, favorendo la movimentazione e velocizzando lo svolgimento delle attività di magazzinaggio. Il potenziale del centro è legato a una organizzazione efficiente del lavoro. A tal proposito, a ciascuno dei tre livelli è assegnato un numero specifico di operatori che svolge le attività di stoccaggio e localizza i documenti necessari. Con questo sistema, possono lavorare vari operatori contemporaneamente.

Scaffalature compattabili Movibloc
Si tratta di un sistema a stoccaggio intensivo perfetto per fascicoli e documenti; non richiede infatti molto spazio in quanto permette di ridurre il numero delle corsie e di predisporre solo quelle indispensabili. È formato da armadi montati su basi mobili che si spostano su binari.

Questo sistema fornisce una maggiore capacità, raddoppiando di fatto la superficie utile di stoccaggio. Inoltre, aprendo una corsia di lavoro con l'ausilio di una pratica manovella, si accede direttamente a tutti i documenti.

"Siamo davvero soddisfatti degli armadi Movibloc perché sono molto sicuri,” sottolinea il responsabile della gestione documentale di OHL. Gli armadi dispongono infatti di recinzioni di sicurezza che impediscono alle persone non autorizzate di accedere ai documenti.

Felipe Clemente Calvo - Responsabile della gestione documentale di OHL
"Il team tecnico di Mecalux ha montato le scaffalature con passerelle e gli armadi Movibloc con rapidità e in modo progressivo, terminando l’installazione prima del previsto. Queste due soluzioni ci permettono di stoccare tutti i nostri documenti in totale sicurezza."

Sistema antincendio

La sicurezza degli operatori e del magazzino è sempre una priorità. Nel caso degli archivi documentali, lo è ancora di più, se possibile, perché qui si stocca materiale di grande valore e importanza, che per giunta è infiammabile.

Per questo motivo, e a garanzia dell'integrità dell’impianto, è stato installato un sistema antincendio completo che opera mediante spruzzatori automatici (sprinkler) montati sul soffitto dell'edificio. Questo sistema ha una capacità di erogazione sufficiente a spegnere qualsiasi principio di incendio in tempi minimi. Inoltre, il pavimento dei vari livelli delle passerelle è forato per consentire il passaggio dell'acqua.

Organizzazione e sicurezza

Mecalux ha proposto una soluzione idonea alle esigenze di OHL, che con un'infrastruttura e un investimento minimo ha sfruttato al massimo la superficie di stoccaggio disponibile, ottenendo un magazzino efficiente ed efficace.

Con questi impianti OHL può gestire 100.000 documenti in totale sicurezza ed efficienza.

Vantaggi per OHL

• Massima sicurezza: l'archivio dispone di un avanzato sistema antincendio con erogatori automatici (sprinkler) sul soffitto dell’edificio. Inoltre, la chiusura di sicurezza degli armadi Movibloc impedisce l’accesso ai fascicoli alle persone non autorizzate.
• Capacità di stoccaggio: le due soluzioni di Mecalux sfruttano tutta la superficie disponibile al fine di stoccare un maggior numero di documenti, che raggiunge le 100.000 unità.
• Praticità nella gestione dei documenti: sia le scaffalature sia gli armadi offrono accesso diretto agli archivi, consentendo di localizzare qualsiasi documento e agevolando le attività di stoccaggio e di picking.