Motos Bordoy: una logistica a tutto gas

Passione per le moto dal 1971

Con cinquant'anni di esperienza, Motos Bordoy rappresenta il 7,5% del mercato motociclistico del Paese, il che la rende una delle aziende spagnole più importanti nel settore delle due ruote. Dalla sua nascita nel 1971, è cresciuta costantemente, in parallelo all'espansione dell'industria motociclistica in Spagna. Attualmente, i fratelli Albert e Jordi (figli del fondatore Jaime Bordoy) sono a capo di questa società formata da più di 60 professionisti. 

Motos Bordoy è importatore in Spagna delle marche SYM e NIU e, dal 1999, commercializza la propria marca Macbor. Inoltre, a Barcellona, è rivenditore esclusivo di MV Agusta, Indian Motorcycles e Husqvarna (sia moto che bici elettriche) con due punti vendita nel centro città in cui è presente anche uno showroom di 1.500 m². 

D'altra parte, la sua sede operativa si trova a Rubí (vicino a Barcellona). Più di 9.000 m² dove si trovano il Dipartimento Marketing e Vendite, il Dipartimento Post-Vendita e quello dei Ricambi, oltre a due magazzini: uno dedicato ai ricambi e l'altro alle moto (ognuna di esse viene stoccata, smontata, in scatole di grandi dimensioni). Secondo Jesús García, Responsabile del Dipartimento Ricambi: "Da entrambi i magazzini riforniamo i negozi e i nostri partner. Lavoriamo con più di 200 collaboratori ai quali forniamo moto e pezzi di ricambio, quando necessario. Possiamo consegnare gli ordini ai nostri partner vicino a Barcellona in sole tre ore e mezza, mentre, nel resto della Spagna, ci impegniamo a consegnare entro 24 ore."

Per farlo, l'azienda deve avere una logistica efficiente. All'inizio, Motos Bordoy organizzava manualmente tutta la merce così come i cicli operativi dei suoi due magazzini, inserendo i dati nell'ERP Siniwin. "Tutto ciò non era sufficiente. L'ERP è molto utile per la fatturazione e l'organizzazione del nostro business, ma ciò di cui avevamo veramente bisogno era di velocizzare i percorsi di lavoro nel magazzino, garantire la sicurezza nelle operazioni di picking e assimilare l'aumento del volume degli ordini." 

In precedenza, la società gestiva circa 10.000 referenze. Con le parole di Jesús García: "Ora ce ne sono più di 26.000. Con il solo ERP non saremmo riusciti a organizzarle tutte, perché questo software non è in grado di distribuire i prodotti in modo strategico, tenendo conto dei calcoli ABC. Abbiamo preso in considerazione l'introduzione di nuove funzionalità all'interno dell'ERP, ma non aveva senso. Volevamo fare un salto di qualità attraverso la completa informatizzazione della nostra supply chain." 

Installazione del WMS

La società, determinata a ottimizzare i cicli operativi dei suoi due magazzini per rifornire i suoi clienti in meno tempo, si è resa conto della necessità di un sistema di gestione magazzini.

"Dopo aver confrontato quattro proposte, abbiamo optato per Easy WMS, il sistema di gestione magazzini di Mecalux, perché abbiamo notato una chiara differenza rispetto alle soluzioni di altri fornitori. Abbiamo ritenuto che fosse l'opzione migliore per il nostro business e, inoltre, il team che ci ha presentato l'offerta è stato il più professionale", afferma il Responsabile del Dipartimento Ricambi. 

Come prima cosa, l'azienda ha implementato Easy WMS nel suo magazzino ricambi, poi nel magazzino moto e infine in entrambi i negozi. "Implementare il WMS in tutte le strutture contemporaneamente sarebbe stato caotico e traumatico. Abbiamo voluto farlo passo dopo passo per adattarci con calma alle funzionalità di Easy WMS. Ora siamo molto soddisfatti; senza questo strumento non saremmo mai stati in grado di far fronte al volume di movimenti che abbiamo ora", specifica Jesús García. 

Easy WMS è stato integrato con l'ERP Siniwin di Motos Bordoy con l’obiettivo di avere un controllo più preciso di tutti i processi logistici. In questo modo, l'ERP notifica al WMS gli ordini che i clienti hanno richiesto, in modo che gli operatori del magazzino corrispondente possano prepararli senza ritardi. 

L'integrazione tra l'ERP e il WMS ha fornito a Motos Bordoy una maggiore sicurezza nella gestione della merce. "Prima, tutte le bolle di consegna erano manuali, il che richiedeva molto tempo e c’era una grande possibilità di errore. Con Easy WMS, abbiamo un controllo più rigoroso sia dei prodotti che abbiamo ricevuto che di quelli che abbiamo spedito. Sappiamo dove si trova ogni referenza in ogni momento", afferma Jesús García. 

Un giorno nei magazzini di Motos Bordoy

L'organizzazione del lavoro e la distribuzione delle attività nei due magazzini di Motos Bordoy sono state pensate con il fine di velocizzare la distribuzione degli ordini ed evitare interferenze che potrebbero portare a errori. Jesús García sottolinea: "Siamo molto rigidi nel rispettare la nostra tabella di marcia: gli ordini devono essere spediti entro e non oltre le 13:30. In questo modo, ci assicuriamo che arrivino ai clienti della zona di Barcellona nel pomeriggio e il giorno seguente nel resto della Spagna, dedicando il pomeriggio a fare i rifornimenti della merce." 

Per fare questo, il magazzino dei pezzi di ricambio ha due flussi chiaramente differenziati che lavorano in parallelo: da un lato, l'entrata e, dall'altro, l'uscita. "A seconda del volume di lavoro, assegniamo più o meno personale a un'operazione o all'altra. Così facendo, non riduciamo mai il nostro livello di servizio, anche se abbiamo un gran numero di ordini in arrivo", aggiunge Jesús García. 

Da parte sua, il magazzino di moto ha tre flussi: in entrata, in uscita e concessioni. In pratica, i cicli operativi sono simili a quelli dell'altro magazzino, con la differenza che le concessioni sono moto che la società cede ad altri concessionari in modo che possano esporle per un certo periodo di tempo. Prima di essere spedite, le moto devono passare attraverso un'area di montaggio. 

Easy WMS ha ottimizzato i cicli operativi per rendere più fluide l’entrata e l’uscita dei prodotti: 

Ricezione e stoccaggio

Ogni volta che arriva un pallet, gli operatori leggono l'etichetta con il loro terminale a radiofrequenza affiché Easy WMS controlli se corrisponde al modello, alla quantità e alle caratteristiche che aveva precedentemente notificato l'ERP Siniwin. Successivamente gli assegna una posizione. 

Easy WMS distribuisce le moto e i pezzi di ricambio in entrambi i magazzini secondo il criterio ABC, cioè in funzione alla loro rotazione. Così, per esempio, gli articoli con una maggiore rotazione vengono depositati in aree più accessibili per facilitarne l’entrata e l’uscita. Jesús García spiega: "L'ABC si basa sulle vendite. Abbiamo aree dove stocchiamo i prodotti che vendiamo di più e altre per i prodotti che vendiamo meno.” 

In particolare, il magazzino di moto è composto da una moltitudine di aree che fungono da buffer (aree di stoccaggio temporaneo), dove le moto con la stessa rotazione sono raggruppate, impilate una sull'altra. "Questa organizzazione è estremamente importante per noi; non dobbiamo dimenticare che abbiamo 3.500 motociclette in stock e c'è una distanza di 250 metri tra il magazzino e le baie. Ogni giorno, gli operatori percorrono decine di chilometri (il che comporta molto tempo), ma con l'aiuto di Easy WMS, i movimenti vengono ottimizzati per garantire che percorrano la minor distanza possibile." 

Digitalizzando tutti gli ingressi, le uscite e i movimenti, il WMS controlla lo stock e conosce l’ubicazione esatta di ogni prodotto in tempo reale. "Per controllare le scorte effettive del magazzino rispetto a quelle registrate in Easy WMS, effettuiamo un inventario ciclico ogni tre o quattro mesi. Il vantaggio è che questo processo non interrompe le altre operazioni di magazzino e possiamo servire partner e clienti 365 giorni all'anno. Ogni tre o quattro mesi, ricategorizziamo anche le referenze in A, B e C in base alle vendite e distribuiamo la merce di conseguenza", commenta Jesús García. 

Preparazione e spedizione degli ordini

La preparazione degli ordini è uno dei principali cicli operativi di Motos Bordoy: ogni giorno vengono spediti circa 1.650 ordini. In soli cinque anni, è stato incrementato il numero di ordini preparati nei suoi due magazzini e inviati a negozi, clienti e partner. Il Responsabile del Dipartimento Ricambi riconosce che: "Logicamente, il volume di lavoro è aumentato grazie alla crescita naturale dell'azienda, anche se Easy WMS ci ha aiutato a farvi fronte. Senza questo WMS, avremmo bisogno di assumere più personale per preparare tutti gli ordini. La nostra produttività è cresciuta del 30% perché, con lo stesso personale, siamo stati in grado di assorbire l'aumento degli ordini.” 

Gli ordini vengono preparati a ondate perché, secondo quanto afferma Jesús García: “Questo è il modo per ottimizzare i tempi di lavoro e preparare più ordini." Ogni operatore ha un'onda assegnata, il che significa che può preparare diversi ordini allo stesso tempo percorrendo un solo tragitto attraverso il magazzino. 

Anche la preparazione degli ordini è molto simile nei due magazzini, con le rispettive particolarità. Nel magazzino dei pezzi di ricambio vengono gestiti gli articoli più facilmente maneggiabili (qualsiasi parte di una moto, da un telaio a una carena a una vite). Per fare questo, gli operatori utilizzano contenitori divisi in ubicazioni (ognuna di esse corrisponde a un ordine) e, mentre localizzano ed estraggono la merce dagli scaffali, la classificano in base agli ordini seguendo le indicazioni di Easy WMS. 

Nel magazzino di motociclette, invece, si usano carrelli elevatori per spostare le moto in quanto vengono stoccate in scatole di maggiori dimensioni. Oltre alla preparazione degli ordini, si svolge un altro processo: l'assemblaggio. "Distribuiamo le moto in due modi diversi: già assemblate, su due ruote, a tutta la rete di Barcellona e in scatole al resto della Spagna", sottolinea Jesús García. 

Grazie alla supervisione di Easy WMS e all'organizzazione del lavoro, gli operatori sono molto più veloci di prima e fanno meno errori. 

Due negozi con Easy WMS

I negozi Motos Bordoy di Barcellona non solo vendono moto e accessori (guanti, caschi, giacche, stivali, ecc.) ma, se necessario, distribuiscono moto e pezzi di ricambio a tutta la rete di concessionari e officine di Barcellona e dintorni. Inoltre, è presente una piccola officina dove si effettuano riparazioni occasionali. 

In entrambi gli stabilimenti, Easy WMS controlla le merci in entrata e in uscita. Per la merce in arrivo, il WMS inserisce i prodotti nel suo database man mano che arrivano nei negozi e, quindi, è a conoscenza della merce disponibile (sia le moto in esposizione che gli accessori e i ricambi in magazzino e in officina). 

Per le uscite, non appena si concretizza una vendita o la merce viene distribuita ad altri rivenditori e officine, il WMS rimuove quegli articoli dal suo catalogo. "Quando un cliente acquista un articolo in uno dei nostri negozi, l'ERP lo comunica a Easy WMS in modo che possa rimuoverlo dal magazzino. Questo ci ha dato una maggiore sicurezza nel controllo dei prodotti", spiega il Responsabile del Dipartimento Ricambi di Motos Bordoy. 

Trasferimento di moto sotto controllo

Una delle particolarità di Motos Bordoy è che cede temporaneamente alcune delle sue moto ad altri concessionari affinché le espongano nei loro punti vendita. Dopo un po' di tempo, queste moto possono essere vendute o restituite al magazzino dell'azienda. Per questo motivo, l'ubicazione esatta di questi prodotti deve essere strettamente controllata. "La ragione è ovvia: è stock di nostra proprietà. Non stiamo fatturando questi veicoli ai concessionari, glieli stiamo prestando", afferma Jesús García. 

Easy WMS monitora le moto date in prestito ai concessionari in tempo reale. Per farlo, è a conoscenza di quali modelli sono stati inviati a ciascun concessionario e mantiene quegli articoli in stock. "Senza un controllo assoluto come quello che abbiamo ora con Easy WMS, avremmo seri problemi di servizio nei confronti dei nostri clienti", sottolinea Jesús García. 

Presente e futuro in espansione

Motos Bordoy è una società con una chiara vocazione al servizio, che cambia costantemente per adattarsi alle nuove tendenze della mobilità. Il suo spirito di crescita e miglioramento la porta a cercare soluzioni efficaci che soddisfino le esigenze dei suoi partner e clienti. "Tutti loro sanno che saremo sempre al loro fianco, pronti ad aiutarli", sostiene Jesús García. 

"Ammetto che il 2020, nonostante le difficoltà derivate dalla pandemia di coronavirus, non è stato un anno così negativo: siamo riusciti a crescere, in parte, grazie all'aumento della mobilità individuale", spiega il Responsabile del Dipartimento Ricambi di Motos Bordoy. 

Per i prossimi anni, la società vuole espandersi in Spagna e a livello internazionale. Jesús García dichiara: "Siamo molto entusiasti di iniziare il nostro viaggio in Europa. Nei prossimi anni, sono sicuro che vedremo negozi Motos Bordoy a Madrid, Valencia, Oporto e altre città europee." 

Come intende raggiungere questo obiettivo? Con l'aiuto di Easy WMS, un software di gestione magazzini che permette un'organizzazione impeccabile delle sue 26.000 referenze, un controllo assoluto di tutte le moto e dei pezzi di ricambio e un ciclo operativo veloce che assicura la distribuzione rapida della merce. Senza dubbio, la digitalizzazione e Easy WMS daranno gas all'espansione di Motos Bordoy.

Con Easy WMS di Mecalux abbiamo ottenuto una maggiore sicurezza e fluidità nel nostro lavoro, sia nei nostri magazzini che nei negozi. Ora abbiamo un controllo molto più rigoroso dei veicoli e dei pezzi di ricambio che abbiamo in magazzino.

Vantaggi per Motos Bordoy

• Il 160% in più di referenze gestite: Easy WMS conosce l’ubicazione esatta delle 26.000 referenze dello stock di Motos Bordoy, sia nei negozi che nei due magazzini di Motos Bordoy e nei concessionari. Questo significa 160% di referenze in più rispetto alle 10.000 che gestiva in precedenza.
• Sicurezza in tutti i movimenti: il WMS controlla il movimento della merce tra i magazzini e i negozi, così come le moto che sono state trasferite ai concessionari. Sotto la supervisione del software, questi trasferimenti sono molto più veloci e sicuri.
• Ottimizzazione dei cicli operativi: la corretta distribuzione della merce in funzione della rotazione minimizza i movimenti degli operatori nel magazzino. Come risultato, l'azienda ha aumentato del 30% la produttività nella preparazione degli ordini.