Il centro d'acquisto IXOS cealco digitalizza la sua logistica per prestare un servizio veloce

In fase di trasformazione

IXOS cealco è una centrale d’acquisto nata nel 1977 grazie all’unione di un gruppo di grossisti del settore idraulico, climatizzazione e riscaldamento. La giornata tipo consiste nell'acquistare, stoccare e spedire le forniture necessarie alle società che compongono il gruppo.

IXOS cealco comprende più partner e fornitori, alcuni dei quali centenari, accumulando così conoscenze preziose grazie alla sua lunga esperienza. Di conseguenza, l'azienda è diventata un attore primario nella distribuzione di prodotti idraulici e di riscaldamento.

Negli ultimi anni, l'azienda ha affrontato numerosi cambiamenti nella sua attività: da un lato, ha lanciato il proprio marchio (cosiddetto concept), con una vasta gamma di più di 1.000 articoli per le installazioni idrauliche e di climatizzazione e ha ampliato la sua presenza internazionale in paesi come Germania, Francia, Belgio e Polonia attraverso il gruppo europeo EDT. Si tratta dell’organizzazione più grande d’Europa che si dedica a rappresentare aziende indipendenti all’ingrosso specializzate in prodotti sanitari e di riscaldamento.

Dall’altro, ha avviato uno dei suoi progetti più ambiziosi dalla sua fondazione: la creazione di una catena di negozi sparsi per tutto il territorio spagnolo che ha chiamato IXOS.

Manuel Hervás, responsabile della logistica di IXOS cealco, spiega in cosa consiste il progetto IXOS, che ha portato tanti sforzi e soddisfazioni: "usiamo tutto il know-how accumulato nella nostra esperienza come centro d’acquisti per aprire alcuni negozi. La nostra idea è di avvicinarci molto di più ai nostri clienti e di aiutarli in modo più rapido ed efficace".

Integrare il WMS con l’ERP

Nella città di Granollers (a soli 26 km da Barcellona), IXOS cealco possiede un magazzino di 5.000 m² nel quale gestisce un totale di 5.000 referenze. Si tratta di un magazzino multicanale, dal quale vengono riforniti i negozi IXOS, così come i 93 punti vendita dei soci che compongono il gruppo. Al momento, ci sono solo sette negozi nel nord della Spagna (nel 2019 è stato inaugurato il primo negozio a Vitoria e nel 2020 sono stati aperti tre punti vendita di IXOS nei Paesi Baschi e tre in Navarra), anche se la società prevede di aprirne altri nei prossimi mesi.

Il magazzino è composto da due impianti: uno di maggiori dimensioni, il principale, dove viene stoccata la maggior parte della merce (principalmente pallet e tubi di lunghezza compresa tra 5 e 6 metri) e uno più piccolo, proprio accanto, in cui vengono preparati gli ordini con articoli di minori dimensioni.

Con l'inaugurazione dei negozi IXOS, è cresciuta la complessità dei cicli operativi del magazzino. Ora non solo vengono gestite numerose referenze molto varie e diverse, ma vengono anche preparati molti ordini, sia per i negozi fisici che per i soci di IXOS cealco. In questo contesto, la società si è proposta di modernizzare e perfezionare tutta la sua logistica.

In precedenza, la società controllava la supply-chain con l'aiuto dell’ERP Sage X3 e Microsoft Dynamics NAV. Questi sistemi sono predisposti per eseguire i cicli operativi più basici della giornata tipo del magazzino (ad esempio, monitorare il ricevimento e le spedizioni) e preparare un numero limitato di ordini. Con l'aumento dei costi, l’azienda è stata costretta a modificare i processi.

La società cercava un sistema più sofisticato e avanzato per la sua logistica, capace di incrementare la produttività dei cicli operativi del magazzino. Secondo Manuel Hervás, "Fu allora che pensammo seriamente di attuare un sistema di gestione magazzini (WMS) con determinate garanzie e prestigio sul mercato".

Tuttavia, il responsabile della logistica di IXOS cealco aggiunge che "La nostra priorità era che il sistema WMS fosse integrato agevolmente con il sistema ERP e che potesse essere adattato ai cambiamenti aziendali. Questo magazzino è il primo che è stato destinato al progetto IXOS, ma speriamo di aprire più negozi e magazzini in futuro e vogliamo che tutti possano essere connessi con la stessa facilità".

Dopo aver confrontato diverse opzioni, la società ha optato per Easy WMS, il sistema di gestione magazzini di Mecalux. "Ce l'hanno consigliato perché le sue capacità e funzionalità potrebbero soddisfare le nostre esigenze. Lo abbiamo capito appena abbiamo verificato che si poteva integrare con il nostro ERP Sage X3 senza problemi", afferma Manuel Hervás.

L'obiettivo di tale integrazione è che sia il sistema WMS che l'ERP di IXOS cealco comunichino in modo permanente e bidirezionale. In tal modo, a entrambi i sistemi vengono trasferiti dati e informazioni per ottenere una maggiore produttività dei cicli operativi.

Come ottimizzare i cicli operativi

Nel magazzino si svolgono principalmente due operazioni: la ricezione della merce e la preparazione e spedizione degli ordini.

Easy WMS può ottimizzarle in due maniere distinte. Da un lato, controllando l’inventario per evitare rotture di stock che provocherebbero interruzioni nel servizio. Dall’altro, indicando agli otto operatori del magazzino come svolgere il proprio lavoro e stabilendo percorsi all’interno del magazzino che minimizzino la distanza da percorrere.

Gli operatori utilizzano terminali a radiofrequenza per comunicare con il WMS in tempo reale. “Sono anni che il nostro team lavora con questo sistema. Quando abbiamo deciso di implementare Easy WMS, abbiamo sottolineato che era intuitivo e facile da usare”, aggiunge il responsabile della logistica.

Un grande miglioramento nel ricevimento merci
Manuel Hervás afferma che “Easy WMS ci ha aiutato specialmente a migliorare il ricevimento. Adesso siamo più efficienti e rapidi di prima, impiegando lo stesso numero di operatori”. Ogni giorno si ricevono tra i 50 e i 60 pallet, provenienti dalla Spagna, ma anche da altri paesi come Italia, Germania e Bulgaria.

L’ERP notifica a Easy WMS gli articoli che arrivano per primi così che, in seguito, gli operatori possano verificare e comprovare che non ne manchi nessuno. Lavorare mediante notifiche o ASN (Advanced Shipping Notice) garantisce molta sicurezza alla merce e minimizza la possibilità di errori.

Il 25% dei pallet sono monoreferenziali, contengono cioè articoli della stessa referenza. Questi pallet dispongono di un’etichetta che gli operatori devono solamente leggere con l’aiuto dei terminali a radiofrequenza, così che il WMS riconosca di che articolo si tratta.

Vengono inoltre ricevuti prodotti individuali e di diverse referenze che, man mano che vengono identificati, devono essere raggruppati in pallet seguendo le indicazioni di Easy WMS.

Una volta identificati tutti gli articoli, il WMS gli assegna un’ubicazione tenendo conto delle loro caratteristiche e livello di domanda. Manuel Hervás spiega che "Il criterio seguito per lo stoccaggio della merce è il FIFO (first in, first out). Anche se i nostri prodotti hanno a malapena una data di scadenza, ci assicuriamo comunque che vengano spediti tenendo conto dell'ordine in cui sono arrivati in magazzino".

Alcuni dei prodotti ricevuti vengono spediti direttamente senza essere stoccati. Questo metodo di lavoro, conosciuto come cross-docking, fornisce velocità alle spedizioni e libera spazio di stoccaggio. Si effettua quando un prodotto ricevuto fa parte di un ordine in sospeso.

Operatori specializzati in ordini e articoli
L'ERP avvisa anche Easy WMS degli ordini che devono essere preparati e spediti. Ogni giorno si inviano 35-40 ordini composti da 30-35 linee ciascuno. In totale, si formano fino a 60 pallet, ovvero più di due camion pieni di merce.

Gli operatori sono specializzati per tipo di articoli, zone e attrezzature da lavoro. Così, ad esempio, l'operatore che prepara ordini composti da condutture, si limita a raccogliere e manipolare tubature. Easy WMS invia ordini personalizzati ad ogni operatore tenendo conto della sua posizione nel magazzino e, quindi, degli articoli che si trovano intorno a lui.

Si segue il metodo di raggruppamento degli ordini, che consiste nel confezionare vari ordini lungo un percorso attraverso il magazzino. La maggior parte degli ordini sono costituiti da stock provenienti da più di una zona del magazzino, per i quali diversi operatori preparano una parte di ogni ordine e lasciano lo stock che hanno raccolto nella zona di consolidamento.

Lì, gli articoli che formano un unico ordine vengono raggruppati in pallet. Poi si imballano, etichettano e si dirigono verso la baia di spedizione, dove restano in attesa fino al loro ingresso nel camion di carico.

Per caricare un camion, gli operatori seguono le istruzioni del WMS. Questo indica loro quale merce depositare al suo interno e in quale ordine. Per esempio, gli articoli consegnati per primi saranno gli ultimi a salire sul camion.

Salto di qualità nella gestione del magazzino

Il centro d’acquisti IXOS Cealco ha deciso di rendere la sua supply-chain più flessibile grazie all'installazione del sistema di gestione magazzini Easy WMS di Mecalux. Con questo software, l'azienda non solo può dare continuità alla propria attività e soddisfare le necessità delle aziende che compongono questo gruppo, ma anche adattarsi alle nuove esigenze del mercato.

L'azienda è passata dal controllo del proprio magazzino con l'ERP a farlo con il sistema WMS, ottenendo in tal modo un rendimento maggiore in tutti i processi. "Il WMS si è adattato al nostro modo di lavorare e alle peculiarità del nostro magazzino", spiega il responsabile logistico di IXOS cealco.

Dopo aver perfezionato la gestione del magazzino, uno dei possibili miglioramenti che la società prospetta per il futuro sarebbe quello di effettuare un controllo più preciso dello stock disponibile nei suoi negozi. A tal fine, potrebbe implementare il modulo Store Fulfillment, un sistema predisposto per coordinare le operazioni dei negozi e del magazzino e fare trasferimenti di articoli senza possibilità di errore.

La realtà è che Easy WMS è progettato specificamente per soddisfare le esigenze di ogni azienda. Di conseguenza, IXOS cealco dispone di una logistica fluida e pronta a fornire un servizio efficiente.

Manuel Hervás - Responsabile della logistica di IXOS cealco
“Una delle particolarità più notevoli di Easy WMS è la sua facilità di integrazione con il nostro ERP Sage X3. Easy WMS, inoltre, si è adattata e ha potenziato i cicli operativi del nostro magazzino. Ora saremo in grado di affrontare con sicurezza qualsiasi cambiamento, come l'apertura di più negozi e di nuovi magazzini in futuro".

Vantaggi per IXOS cealco

• Sistema adattabile: Easy WMS può adattarsi alle tendenze del mercato e ai cambiamenti che IXOS cealco potrà sperimentare in futuro, come l'apertura di più negozi IXOS.
• Integrazione con l’ERP: Easy WMS è stato integrato con l’ERP Sage X3 di IXOS cealco. I due sistemi si scambiano dati e informazioni al fine di ottimizzare le operazioni del magazzino.
• Multitudine di referenze: il WMS controlla tutto lo stock, formato da 5.000 referenze di diverse dimensioni e caratteristiche.
• Varietà di peso: il sistema organizza e monitora anche la preparazione degli ordini. Questi possono essere inviati ai punti vendita dei soci che formano IXOS cealco, così come ai negozi IXOS.