Hipanema: il WMS alla moda

Una moda etnica di tendenza

Il nome Hipanema essendo ispirato a Ipanema, uno dei quartieri più lussuosi del Brasile, trasmette una piacevole sensazione di sole, spiaggia e cocktail in riva al mare. 

È un marchio francese di bigiotteria in attività dal 2012 e con una presenza internazionale. Le imprenditrici Jenny Collinet e Delphine Crech'riou hanno creato dei braccialetti colorati che le hanno portate alla fama. Da allora, ne sono stati venduti milioni in tutto il mondo. 

Le fondatrici di Hipanema rinnovano costantemente il loro marchio. Oggi, raggiungono un crescente numero di donne grazie alle loro collezioni estive e invernali, i loro accessori alla moda, i bracciali e le collane, i costumi da bagno e l’abbigliamento prêt-à-porter con ispirazione boho chic. 

Nel 2018, in un momento di forte incremento delle vendite, Hipanema si è rivolta a Mecalux con l'obiettivo di migliorare la sua supply chain. 

Logistica stagionale

Nella regione di Parigi, la società ha un magazzino dove stocca tutti gli articoli della sua collezione (circa 300 a stagione) che vengono poi spediti a più di 300 punti vendita in Francia e all'estero. Due volte all'anno, in occasione del lancio di una nuova collezione, la merce in magazzino viene riorganizzata; viene tolta la collezione vecchia e sostituita con quella nuova. 

Inizialmente, la merce veniva controllata manualmente con una lista cartacea, stoccandola sulle scaffalature in ordine alfabetico. Tuttavia, questi metodi di lavoro sono diventati obsoleti per questo magazzino in crescita. “Quando arrivava una nuova referenza, l'intero stock del magazzino doveva essere spostato per fare spazio a questi nuovi prodotti”, spiega Jenny Collinet, Direttrice associata di Hipanema. 

L'attività quotidiana nel magazzino era sempre più frenetica, raggiungendo 300 ordini al lancio di una nuova collezione. “Lavoriamo con negozi esigenti, quindi dobbiamo evitare gli errori se non vogliamo che rifiutino gli ordini. Ecco perché siamo molto severi sulla qualità del nostro servizio”, afferma la Direttrice associata. 

Di fronte a un business in costante cambiamento, con cicli operativi veloci e una grande varietà di articoli in magazzino, Hipanema ha capito che aveva bisogno di ridurre il rischio di errori e di tenere sotto controllo l’intera supply chain. “Era giunto il momento di digitalizzare la nostra logistica con l'aiuto di un software di gestione magazzini (WMS)”, sottolinea Jenny Collinet. 

Digitalizzazione della supply chain

Dopo aver analizzato diversi software di gestione magazzini (WMS), l'azienda ha optato per Easy WMS, il WMS di Mecalux, per diverse ragioni: “La sua capacità di adattarsi alle specificità del business, il suo uso intuitivo e la sua facile integrazione con il nostro ERP Sage 100c”, sottolinea Jenny Collinet. 

“Il nostro team ha incontrato più volte quello di Mecalux perché volevamo essere sicuri che il loro WMS rispondesse ai nostri criteri e alle nostre aspettative”, spiega Jenny Collinet. 

Easy WMS integrato con Sage 100c

Easy WMS è stato integrato con l'ERP Sage 100c di Hipanema; il che è essenziale affinché entrambi i sistemi possano trasferire dati e informazioni per migliorare la gestione del magazzino. Per ottenere una perfetta connessione tra i due software, i team di Hipanema, Mecalux e Sage hanno lavorato a stretto contatto. 

Anche se il WMS di Mecalux può essere collegato a qualsiasi ERP, è stato necessario definire quali informazioni richiedeva ogni software. Per farlo, durante la fase di progettazione, sono stati eseguiti numerosi test e convalide delle interfacce. Dopo alcune correzioni, i due software funzionavano bene insieme e il software di gestione del magazzino era pienamente operativo. 

“Oggi, grazie a questa comunicazione, gli ordini dei clienti possono essere preparati il più rapidamente possibile. Da parte sua, l’Ufficio Vendite ha accesso allo stato delle scorte in tempo reale, il che dà loro una migliore visibilità dei tempi di consegna”, afferma Jenny Collinet. 

Logistica alla moda

Niente più preparazione degli ordini su carta ed errori di picking. Da quando Easy WMS è entrato in gioco, ha coordinato perfettamente tutto ciò che accade nel magazzino di Hipanema. 

Il WMS di Mecalux dirige e ottimizza i cicli operativi del centro di Hipanema, dal momento in cui i prodotti vengono ricevuti fino alla spedizione degli ordini. Easy WMS comunica con gli operatori in tempo reale e invia loro istruzioni tramite un terminale a radiofrequenza in modo che sappiano dove andare e quali articoli gestire. Tutto questo, minimizzando gli spostamenti degli operatori grazie a un percorso ottimizzato dal sistema stesso. 

• Ricezione della merce. Quando gli articoli arrivano in magazzino, gli operatori li identificano utilizzando il loro terminale a radiofrequenza. Leggendo il codice a barre, verificano che l'etichetta corrisponda al prodotto, cioè controllano che la merce ricevuta sia corretta.
• Stoccaggio. Gli operatori spostano i prodotti fino alle ubicazioni assegnate da Easy WMS. Questo WMS organizza i prodotti in base alla referenza (bracciali, vestiti, costumi da bagno...). È anche specificamente programmato per rifornire le postazioni di picking ed evitare che rimangano vuote. “Questo permette agli operatori di concentrarsi esclusivamente sulle istruzioni date loro dal WMS. Il vantaggio è che non abbiamo interruzioni, gli operatori che preparano gli ordini non sono mai fermi per mancanza di stock”, aggiunge Jenny Collinet.
• Preparazione degli ordini. Vengono preparati due tipi di ordini: piccoli (composti da pochi articoli per rifornire i singoli negozi) o grandi (con molte referenze, per lo più per negozi in centri commerciali). Per gli ordini piccoli, gli operatori individuano gli articoli richiesti e li spostano direttamente fino all’area di imballaggio. In questo processo, Easy WMS controlla che l'operatore abbia scelto l'articolo e la quantità corretta. Per gli ordini grandi, invece, gli operatori percorrono il magazzino con un carrello in cui mettono tutti gli articoli indicati da Easy WMS. Successivamente, spostandosi nell’area di consolidamento, controllano di avere la giusta quantità di prodotti. Jenny Collinet ritiene che “Grazie a questo modo di lavorare, abbiamo eliminato gli errori nella preparazione degli ordini e possiamo fornire il servizio che i nostri clienti si aspettano da noi”.
• Consolidamento e spedizione. Attività svolte una volta che gli ordini sono completati e vengono imballati ed etichettati. Per migliorare l'efficienza delle spedizioni, Hipanema ha installato il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-Corriere. Questo modulo si sincronizza automaticamente con Station-chargeur, il software utilizzato dai trasportatori di Hipanema. Così facendo, il WMS invia a DHL tutte le informazioni sugli ordini da distribuire (numero di pallet, dimensioni, peso, destinazione, ecc.), stampa le etichette così come la documentazione necessaria.
• Resi. In precedenza, i prodotti restituiti dai clienti venivano temporaneamente stoccati al suolo e poi gli operatori ne controllavano le condizioni per decidere cosa farne (stoccarli, ripararli, ecc.). Ora, Easy WMS assegna un’ubicazione ai resi sulle scaffalature in attesa di ispezione. “In questo modo, tutto è organizzato al meglio, non abbiamo prodotti in giro sul pavimento e la gestione dei resi è molto più efficiente”, sottolinea Jenny Collinet. 

Un magazzino all’ultima moda

Hipanema è un marchio di moda francese con una logistica altamente stagionale e un magazzino che viene riorganizzato ogni stagione. Per di più, avendo una rete di distribuzione internazionale, deve mantenere un controllo preciso della merce e dell'intera supply chain. 

“Easy WMS è un sistema in grado di ottimizzare tutti i cicli operativi, dal ricevimento alla spedizione”, espiega Jenny Collinet. Con il suo aiuto, i compiti del Responsabile del Magazzino sono stati semplificati, infatti, ora può concentrarsi sulla gestione del suo team, sull'assegnazione delle attività, ecc. Inoltre, ha una visione globale e affidabile delle azioni in tempo reale. 

La perfetta organizzazione dei cicli operativi, come il picking o le spedizioni, ha aumentato la produttività del magazzino e degli operatori. I nuovi lavoratori che arrivano in magazzino imparano a usare Easy WMS in sole due ore. Dopo di che, il sistema li guida in ogni momento. Jenny Collinet sostiene che:“La parte più difficile è stata imparare a fidarsi del software. Ora, ci lasciamo guidare perché Easy WMS funziona davvero bene”. 

Questo software è flessibile e scalabile, in grado di adattarsi ai cambiamenti del business con facilità. Hipanema ha potuto dimostrarlo nel 2020, durante il suo trasferimento in un nuovo magazzino. Il team tecnico di Mecalux ha progettato una simulazione del nuovo magazzino (con le diverse aree e stazioni di lavoro) affinchè all’arrivo della merce, questa abbia già un’ubicazione assegnata in anticipo. “Quando i pallet sono stati spostati nel nuovo magazzino, gli operatori hanno dovuto semplicemente identificare la merce e il WMS gli ha indicato l’ubicazione in cui collocarla. Grazie a Easy WMS, il passaggio da un magazzino all'altro è stato quasi perfetto”, spiega la Direttrice associata.

Hipanema ha ora un magazzino moderno e computerizzato. Easy WMS ha ottimizzato completamente i flussi logistici dell'azienda, aiutandola a raggiungere i suoi obiettivi e sfruttando la sua supply chain per il successo delle collezioni future.

Il software di gestione magazzini Easy WMS ha migliorato la produttività del magazzino e, quindi, del nostro business. Inoltre, è un software capace di ottimizzare tutti i cicli operativi, dal ricevimento alla spedizione.

Vantaggi per Hipanema

• Logistica stagionale: Hipanema riorganizza il suo magazzino due volte all'anno; ogni volta che lancia una nuova collezione. Easy WMS si assicura che questo processo avvenga in modo rapido e rigoroso.
• Maggior controllo: la società ha beneficiato di un'affidabilità totale in tutti i processi, dalla ricezione dai fornitori, alla gestione dei resi, fino alla spedizione dei numerosi ordini preparati quotidianamente.
• Spedizioni sicure: il Software per la Gestione di Spedizioni Multi-Corriere ha incrementato le spedizioni degli ordini generando automaticamente tutta la documentazione necessaria ai vettori.