Un software con il quale sincronizzare facilmente il magazzino con le agenzie di trasporto

15/06/2021

La spedizione e la consegna degli ordini sono due cicli operativi fondamentali della logistica e-commerce, in quanto influiscono direttamente sulla soddisfazione dei clienti. Come offrire un servizio più efficiente e privo di errori? La risposta è Multi Carrier Shipping Software di Mecalux, un software che include le funzionalità necessarie per realizzare i processi di imballaggio, etichettatura e spedizione degli ordini. Con questa soluzione, il magazzino comunica direttamente con le principali agenzie di trasporto (tra cui UPS, DHL, TNT o DB Schenker), garantendo alle aziende un controllo completo dell'intero processo di spedizione della merce e una maggiore produttività. 

La spedizione della merce rappresenta una fase critica nella logistica, soprattutto quando si tratta di società di commercio elettronico. L'esito di questo processo incide direttamente sui costi e determina la soddisfazione del cliente, motivo per il quale richiede una pianificazione e un'organizzazione molto minuziose. 

Le e-commerce di solito lavorano con una o più agenzie di trasporto. Per evitare ritardi ed errori che possano provocare lamentele da parte dei clienti e, in ultima analisi, un freno alla crescita dell’attività, queste aziende devono coordinare i processi di confezionamento ed etichettatura della merce con le agenzie di trasporto. 

Programma che sincronizza il magazzino con qualsiasi agenzia di trasporto

Come avvengono le spedizioni da un magazzino?

Prima di immettere gli ordini su un camion per le consegne, si svolgono una serie di processi: dalla preparazione, confezionamento ed etichettatura degli ordini, fino alla creazione della documentazione per il trasportatore. Realizzare tutti questi passaggi con rapidità evita ritardi nelle consegne. 

Una volta terminati gli ordini, vengono imballati ed etichettati e, allo stesso tempo, viene generata la documentazione necessaria per il trasportatore: la fattura commerciale, l'assicurazione di trasporto o le istruzioni su dove consegnare i beni spediti. Vengono inoltre verificati il peso e le dimensioni degli ordini al fine di assicurarsi che corrispondano ai criteri del trasportatore. 

In seguito, gli ordini vengono temporaneamente depositati nelle baie fino a quando il trasportatore in questione non va a prelevarli. Anche in questo settore è possibile personalizzare le spedizioni (ad esempio avvolgendole in carta regalo) o assemblare i kit o i packs (fatto molto comune quando vengono spediti prodotti in promozione). 

La maggior parte delle e-commerce di solito lavorano con una o più agenzie di distribuzione. In generale, queste società dispongono di un proprio software di gestione dei trasporti che progetta i percorsi e monitora lo stato dei prodotti (vale a dire, ne controlla la tracciabilità). Se il magazzino può connettersi con questo software, si velocizza la gestione degli ordini e lo scambio di informazioni. 

Come funziona Multi Carrier Shipping Software di Mecalux

Tutti questi processi manuali richiedono che i lavoratori svolgano ripetutamente lo stesso compito, con risultati inefficienti e un elevato rischio di sbagliare. 

Per questo motivo, Multi Carrier Shipping Software cerca di automatizzare la gestione delle spedizioni e la comunicazione tra il magazzino e-commerce e le varie agenzie di trasporto. Si tratta di un'estensione del software di gestione magazzini (WMS) Easy WMS di Mecalux dedicata specificamente all'organizzazione dei processi di confezionamento, etichettatura e spedizione. 

I cicli operativi che organizza Multi Carrier Shipping Software sono: 

Confezionamento degli articoli che compongono l’ordine

Consiste nell'inserire gli articoli che conformano gli ordini in un pacchetto o involucro. Si tratta di un ciclo operativo essenziale per consentire all'agenzia di trasporto di gestire facilmente gli ordini. 

Gli operatori possono svolgere questa attività in un'area di lavoro appositamente autorizzata. Ad esempio, possono raccogliere gli articoli collocati in un armadio casellario, in un trasportatore o in un sorter, imballarli e poi collocarli nei trasportatori o nelle gabbie delle agenzie di trasporto. 

In ogni caso, Multi Carrier Shipping Software guida gli operatori in qualsiasi momento, indicando quali articoli imballare o se devono essere confezionati in un'unica unità di carico o in diverse. Potrebbe inoltre accadere che il cliente abbia richiesto ulteriori prodotti durante la preparazione del suo ordine. In tal caso, il sistema mostra all'operatore cosa fare. 

Grazie alla costante supervisione di Multi Carrier Shipping Software, gli operatori preparano i pacchetti con maggiore dinamismo e verificano anche che non si sia verificato alcun errore nella preparazione degli ordini. 

Stampa di etichette e bolle di consegna

Tutti i pacchetti devono essere correttamente etichettati, poiché questo è l'unico modo per identificare e monitorare in maniera efficiente gli ordini.

Multi Carrier Shipping Software conosce in anticipo quale agenzia distribuirà ogni ordine, quindi genera e stampa automaticamente un'etichetta per ciascun pacchetto. Quest’ultima include il numero di tracciamento (in inglese tracking number) per far sì che i clienti possano tracciare i loro ordini in tempo reale.

Una volta che l'operatore ha incollato l'etichetta sul pacchetto, l'ordine sarà pronto cosicché il trasportatore debba solo scansionare l'etichetta e quindi confermare che è il pacco corretto.

Inoltre, per ogni spedizione, Multi Carrier Shipping Software stampa una bolla dei materiali inviati. Così facendo, il trasportatore è a conoscenza del numero di pacchi raccolti e consegnati. 

Sincronizzazione in tempo reale tra il magazzino e le agenzie di trasporto

Multi Carrier Shipping Software è integrato con le principali agenzie di trasporto internazionali come ad esempio UPS, DHL, TNT o DB Schenker (l'elenco è in costante aumento).

Il software comunica con le diverse agenzie in due modalità differenti: 

  • Offline. La comunicazione tra Easy WMS e l'agenzia di trasporto non è in tempo reale, quindi Multi Carrier Shipping Software genera e invia periodicamente la documentazione opportuna per l'agenzia, secondo i criteri stabiliti.
  • Online. Easy WMS trasmette all'agenzia di trasporto tutte le informazioni necessarie in qualsiasi momento (numero di pacchi, peso, volume, ecc.). L'agenzia, dal canto suo, gli trasmette i dati necessari per generare le etichette e il tracking number.

Il confezionamento ha un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente

Multi Carrier Shipping Software controlla dal confezionamento degli articoli alla creazione del tracking number che permette di rintracciare un ordine

Magazzino e agenzie di trasporto sincronizzate

La priorità di ogni azienda è quella di ridurre a zero la percentuale di errori nelle spedizioni. Come riuscirci? Compiendo i requisiti delle agenzie di trasporto in materia di etichettatura degli ordini e di produzione della documentazione. 

Stampare etichette compatibili con le principali agenzie di trasporto in modo automatico e assegnare un tracking number ad ogni collo, rende le spedizioni più veloci ed efficienti. 

Multi Carrier Shipping Software di Mecalux non solo facilita la comunicazione tra il magazzino e le agenzie di trasporto, ma fornisce anche un controllo completo e automatico dell'intero processo di spedizione. Di conseguenza, tutti i cicli operativi che avvengono prima di inviare un ordine sono molto più efficaci, incrementando la produttività e potendo effettuare più spedizioni con meno sforzo e senza sbagli. 

Vantaggi di Multi Carrier Shipping Software

  • Controllo del processo di imballaggio. Organizza e dirige il processo di confezionamento degli articoli. Gli operatori preparano i pacchi velocemente e senza sbagliare.
  • Comunicazione con le agenzie di trasporto. Al suo interno sono integrate di base le principali agenzie internazionali di trasporto e le agenzie più riconosciute in ogni paese, come ad esempio SEUR in Spagna, Bpost in Belgio o Colissimo in Francia.
  • Controllo integrale delle spedizioni. Classifica e raggruppa gli ordini in base al percorso o all'agenzia di trasporto.
  • Creazione del tracking number. Crea un numero di tracciamento degli ordini che i clienti possono utilizzare per consultare l'esatta localizzazione degli articoli che hanno acquistato.
  • Maggiore produttività. Grazie alla gestione automatica dei processi di confezionamento e spedizione degli ordini, si risparmia tempo, la possibilità di sbagliare è minima e, di conseguenza, la produttività aumenta.

Le spedizioni sono uno dei cicli operativi che richiedono maggiore pianificazione

La Ruche Logistique (Francia)

La Ruche Logistique è un operatore logistico che offre un servizio personalizzato a tutti i tipi di aziende (principalmente del settore e-commerce). La società ha installato Multi Carrier Shipping Software di Mecalux nel suo magazzino di Créancey (Francia) con l'obiettivo di raggiungere una comunicazione fluida e bidirezionale tra l'agenzia di trasporto e il magazzino, evitando errori e ritardi nelle spedizioni e, in definitiva, per aumentare la produttività.

Grazie a Multi Carrier Shipping Software, Easy WMS comunica direttamente con il nostro trasportatore per informarlo sugli ordini da consegnare. Di conseguenza, non sbagliamo più e siamo più produttivi e veloci nella preparazione e distribuzione degli ordini.

Thomas Largeron, Direttore di La Ruche Logistique

 

Motocard (Spagna)

Motocard, una catena di negozi specializzati in equipaggiamenti e accessori per motociclisti leader in Europa, ha trasformato il suo centro di distribuzione di Solsona (Spagna) in un autentico magazzino omnicanale. Il modulo Multi Carrier Shipping organizza l'imballaggio, l'etichettatura e la spedizione degli ordini. Siccome consente la comunicazione con le agenzie di trasporto che lavorano con la Motocard (principalmente SEUR e UPS), i trasportatori conoscono in anticipo gli ordini che devono consegnare per ogni spedizione.

Grazie al modulo Multi Carrier Shipping, Easy WMS conosce in anticipo quale agenzia distribuirà ogni ordine e quindi genera e stampa un'etichetta personalizzata al momento della chiusura della scatola.

Xavier Jounou, Responsabile del magazzino di Motocard